Jak napsat doprovodný dopis k Vašemu grantovému návrhu

Přestože váš návrh grantu zabere většinu vašeho času a energie, neměňte krátkou motivaci. Pozornost na jemnější body předložení balíčku návrhů může způsobit nebo přerušit žádost o financování. Nevypínejte svého dárce žádným nedbalým průvodním dopisem.

Mim Carlson a Tori O'Neal-McElrath, autoři Winning Grants, Krok za krokem poukazují na to, že průvodní dopis by měl:

• představte svou organizaci správné osobě;
• ujistěte si, že tento projekt má podporu vašeho představenstva;
• a uveďte, o co se ptáte … kolik a za co.

Kdy obsahujete doprovodný dopis?

Použijte průvodní dopis pro návrhy firem a nadací, ale ne pro federální nebo státní žádosti o grant. Ti, kdo financují, chtějí pouze to, co požadují. Zřídka žádají o průvodní dopis.

- <->

Atributy dobrého krycího dopisu

Váš motivační dopis by měl být:

• krátký
• dostat se rychle
• by měl nejen opakovat informace, které jsou v návrhu
• by měl čtenáři informovat, jak dobře rozumíte fundrovi a jak vaše grant splňuje požadavky správce

Beverly A. Browningová, autor knihy

Grant Writing for Dummies , navrhuje, abyste napsali průvodní dopis po dokončení celého návrhu a když jste v reflexní nálada. Browning říká:

"Vzhledem k tomu, že považujete váš velký úspěch (hotový požadavek na financování), nechte kreativu, pravou stranu svého mozku, nakopat a spojte své pocity úspěchu s osobou, která vám pomůže vaše plány true ".

Formátování krycího dopisu

Postupujte podle těchto základních pokynů a nemůžete se pokazit:

Používejte hlavičkový papír vaší organizace. Dejte stejný datum na průvodní dopis, který je na dokončenou žádost o grant. To je datum, kdy odešlete grantový návrh zadavateli. S použitím stejného data jsou všechny dokumenty v balíku návrhů konzistentní.

1. Pro vnitřní adresu (jde v horní části písmena) použijte jméno a název nadace nebo korporátní kontaktní osoby, za kterým následuje jméno, adresa, město, stát a PSČ. Ověřte tyto údaje dvakrát telefonním hovorem nebo e-mailem. Takové informace se často mění, takže se ujistěte, že máte aktuální jméno a adresu. Také, když odešlete elektronickou žádost o grant, pravděpodobně neznáte konkrétní název.
2. Ve svém pozdravu použijte "Drahý" plus osobní název (pan, paní, paní, doktori, paní apod.), Za kterým následuje příjmení. Je důležité, abyste adresát adresovali konkrétní osobě. Zavolejte nadaci nebo firemní kancelář, abyste se ujistili, že máte správnou osobu a správný osobní název.Tyto podrobnosti se mohou zdát nevýznamné, ale záleží na tom.
3. Váš první odstavec by měl být krátký a zaměřený. Představte svou organizaci (její zákonné jméno) a řekněte uživateli, kolik peněz požadujete a proč. Zahrnout větu nebo dvě o tom, co vaše organizace dělá, a pak zahrnout jeden výzkumný bod, který ukazuje, že je potřeba, co vaše organizace dělá.
4. Napište jeden nebo dva krátké odstavce. Uveďte účel projektu a způsob, jakým splňuje úkoly nebo priority financování. Zahrnujte skutečnost, že vaše představenstvo plně podporuje projekt.

Ukončete svůj dopis se souhrnným odstavcem. Přidejte, co toto partnerství pro financování může znamenat pro cílové publikum vašeho projektu. Možná budete chtít zahrnout také pozvánku na návštěvu na webu.

1. Použijte uzávěr jako "upřímně."
2. Dopis by měl být podepsán výkonným ředitelem nebo předsedou představenstva nebo obojí. Pod podpisem zadejte jméno, podřízené jméno, příjmení a název úlohy. Ačkoli předseda správní rady nebo předseda představenstva by měl podepsat dopis, uveďte kontaktní informace pro nejlepšího, kdo odpoví na otázky na konci posledního odstavce.
3. V dolní části dopisu vložte slovo "ENCLOSURE" (ve všech čárkách).
4. Jak dlouho má být Cover Cover Letter?

Většina odborníků naznačuje, že omezujete svůj počáteční dopis na jednu stránku se třemi nebo čtyřmi odstavci. Vzhledem k tomu, že čtenář má úplný návrh, aby se proplul, nechcete, aby ho nebo ona netrpělivě četla dlouhý průvodní dopis.

Tón a specifika vašeho průvodního dopisu se mohou lišit v závislosti na tom, zda jste byli pozváni k předložení úplného návrhu po odeslání dotazovacího dopisu (LOI), nebo pokud tento návrh je prvním přístupem vaší organizace k této konkrétní nadaci.

Vzorová průvodní dopis

Mary Smith, PhD

Programový důstojník
Komunitní nadace
4321 Common Lane
Některé město, YZ 55555
City Senior Center s úctou žádá grant ve výši 50 000 dolarů pro náš pilotní projekt Senior Latino Community Outreach Pilot.

Jako největší středisko seniorů v každém kraji, které denně slouží více než 450 seniorům, jsme si vědomi demografických změn v naší oblasti služeb. A my jsme odhodláni rozšiřovat a přizpůsobovat naše centrum potřebám. Senior Latino Community Outreach Pilot Project nám umožní pilotovat jednoroční úsilí, abychom zjistili, zda naše centrum může účinně:

poskytovat komplexní přístup ke zdravotním a sociálním službám seniorům v latinských komunitách obsluhovaných našim centrem a > Zvyšovat a plně integrovat kulturní kompetence představenstva, pracovníků a dobrovolníků střediska seniorů některých měst.

Naše správní rada je nad tímto programem nadšená a touží spustit ji, abychom se mohli stát nejinteligentnějším a kulturně kompetentním centrem pro seniory ve všech našich komunitách, které tyto služby potřebují. Pokud bychom na konci pilotního roku zjistili, že tento program je vskutku úspěšný, naše rada se zavázala zahrnout část ročních výdajů projektu do našeho ročního provozního rozpočtu tak, aby se program stal nedílnou součástí našich základních služeb .

• Prostřednictvím tohoto projektu se Centrum stane primárním postoupením, které poskytují Health Access Latinos, Families of Any County a tři komunitní kliniky v okruhu 15 mil od našeho centra. Budeme také přijímat doporučení španělsky mluvících senioři z jakékoli jiné agentury komunity v naší bezprostřední oblasti služeb.
• Děkujeme, že jste si uvědomili naši žádost. V příštím týdnu vás s vámi povíme, abyste odpověděli na všechny vaše dotazy a zjistili, zda se s vámi můžeme setkat, abychom diskutovali o výhodách našeho návrhu. Pokud byste měli nějaké dotazy, neváhejte a kontaktujte našeho ředitele pro rozvoj Connie Jonese na adrese (555) 555-5555, x555 nebo cjones @ scsc. org.

Upřímně,

Jane Lovely

Výkonný ředitel

ENCLOSURE

* Dopis zopakován (s úpravami) s povolením

"Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.

3 způsoby, jak zmáčknout váš Cover Letter

Píše příliš. Průvodní dopis není dizertací ani není úplným návrhem. Udržujte je krátký a do bodu Tip: Mít někdo jiný přečíst. Rozumí tomu? Použití velkých slov

. Pokud jste absolvovali školu, učil jste se psát komplikovaným způsobem. Nedělej to tady. Nesnažíte se někoho zapůsobit svou erudicí. Stačí pouze uvést svůj případ co nejjednodušší. Pokud nevíte, kdy je vaše psaní příliš komplikované, použijte aplikaci, jako je například Hemingway. Řekne vám, kdy jsou vaše věty těžko čitelné a když jste příliš svůdní.

1. Vytváření gramatických chyb . Pokud si nejste jisti svou gramatikou, nemusíte mít šanci. Použijte kontrolu gramatiky ve slově WORD a také spusťte svůj návrh pomocí aplikace, například gramaticky. K dispozici je bezplatná verze, ale placená verze přesahuje typickou základní gramatickou kontrolu.
2. Zdroje: Vydávání příběhů pro Grantseekers
3. , druhé vydání, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Koupit od společnosti Amazon. Vítězné granty krok za krokem: Kompletní sešit pro plánování, vypracování a psaní úspěšných návrhů, 4. vydání, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Buy from Amazon

, 5. vydání, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Koupit od Amazon

Zpět na Jak napsat návrh grantu.