Správa záznamů o podnikových výdajích

Pokud jste udělali čas, abyste sestavili seznam všech úkolů, které musíte udělat, abyste spravovali svou firmu a pak jste je objednali, pokud jde o to, jak jste se jim líbili, v? Dva sta sedmdesát? Nebo ještě nižší?

Zatímco většina z nás rozhodně považuje řízení obchodních záznamů za špičkovou práci a má tendenci dát nízkou prioritu, dobré vedení záznamů nejen usnadňuje pracovní život, ale může nám poskytnout skutečné snížení stresu v daňové době.

Zde můžete provést snadnou správu záznamů:

1. Udržujte své obchodní a osobní výdaje oddělené.

Zní to snadné, že? Ale to je ta část správy záznamů, která vypíná většinu lidí. Máte-li potenciálního klienta vyrazit na kolo golfu, například je to osobní výdaje nebo obchodní výdaje? (Odpověď je osobní, protože zelené poplatky nejsou odečitatelné obchodní náklady.) Vozidla, která používáte jak z osobních, tak z obchodních důvodů, jsou dalším trvalým problémem. Potřebujete vědět, co se kvalifikuje jako oprávněné podnikové výdaje a co ne, a ujistěte se, že vaše obchodní záznamy to odrážejí přesně (viz Jaké obchodní výdaje mohu uplatnit).

2. Získejte dostatečnou dokumentaci pro všechny obchodní výdaje.

Mnoho podnikatelů dělá chybu, když myslí, že "seznamy" jsou dost dobré pro účely správy záznamů. Například mají na výpisu z kreditní karty seznam nákupů a domnívají se, že je to dost dobré, pokud jde o nárok na tyto nákupy jako obchodní výdaje.

Bohužel agentura CRA (Canadian Revenue Agency) je náročnější. Nepřijímá výpisy z kreditní karty nebo zrušené šeky jako dostatečnou dokumentaci výdajů, pokud by byla obvykle vystavena faktura nebo doklad. Viz Mohu nárokovat výdaje na podnikání bez příjmů. IRS je více odpouštějící a při nepřítomnosti potvrzení přijme obecně prohlášení o kreditní kartě a zrušené šeky jako důkaz o nárocích na výdaje.

Pokud jde o vedení záznamů, je třeba mít na paměti dva body:

a) Vždy obdržíte potvrzení . Vezměte si zvyk požadovat doklad, kdykoli uskutečníte nákup - bez ohledu na to, jak je malý. Snižují se také malé náklady a potřebujete dokumentaci pro vaše obchodní záznamy.

b) Označte vaše potvrzení, pokud je to nutné . Stále existují obchody kolem této ruky, které nemají na nich nic, s výjimkou data, kdy byla položka zakoupena a kolik to stojí - což není příliš užitečné, když se díváte na potvrzení, které se snaží zjistit, co daná položka byla a na kterou kategorii podnikových výdajů zapadá.

Když obdržíte doklad, podívejte se na něj a napište na něj chybějící / relevantní informace, jako například to, na čem je potvrzení a kategorie výdajů.Podívejte se na 4 tipy pro zacházení s příjmy, kde naleznete další informace o tom, jak spravovat příjmy jednodušeji.

3. Získejte pro svůj podnik samostatný bankovní účet - a použijte ho.

Zatímco poplatky za účty obchodních bank jsou ve srovnání s osobními účty notoricky vysoké, účet obchodních bank je nezbytně nutný pro správné vedení obchodních záznamů. Obchodní bankovní účet vám pomáhá udržet vaše podnikání a osobní výdaje oddělené. Vložíte všechny výnosy z vašeho podnikání na podnikový účet a stáhnete veškeré výdaje spojené s obchodem nebo platby pouze z podnikatelského účtu.

Jaký druh obchodního bankovního účtu byste měli dostat? Přihlašovací účet - nejlépe ten, který poskytuje měsíční výpisy a vrátí vám zrušené šeky.

Kontrola služeb pomáhá usnadnit správu záznamů, protože můžete použít poznámku na přední straně každé šeky, abyste dokumentovali obchodní účel výdajů.

4. Používejte a použijte samostatnou kreditní kartu na provozní výdaje.

Použití osobních kreditních karet pro obchodní účely vás okamžitě propustí do blázince pro správu záznamů. Obchodní kreditní karta značně zjednodušuje správu vašich obchodních záznamů tím, že pomáhá udržovat osobní a obchodní výdaje oddělené. (To také pomáhá vaší firmě vypadat profesionálněji.)

5. Uchovávejte záznam o kilometrech vašich služebních cest.

Používáte-li některý z vašich vozidel pro obchodní účely, protokol o kilometrech bude velkou pomocí v oblasti správy záznamů.

Poznamenejte si počitadlo kilometrů na počítadle kilometrů na začátku roku a poté zadejte počet kilometrů za den při každém použití vozidla pro obchodní účely. Uchovávání záznamů o počtu kilometrů v odkládací schránce vašeho vozidla vám usnadní. Máte-li více než jedno vozidlo, které používáte pro obchodní účely, uchovávejte v každém kilometrovním protokolu. Viz také: Náklady na motorová vozidla (daň z příjmu v Kanadě).

6. Uchovávejte všechny své obchodní záznamy za určitý daňový rok společně a na jednom místě.

S tím, že vaše obchodní záznamy jsou rozptýleny všude, je to skutečné časové ztráty, pokud jde o účetnictví nebo příprava daní, a organizování systému řízení firemních záznamů do fiskálního roku vám usnadní hledání obchodních záznamů, které potřebujete když je budete potřebovat.

Potřebujete pomoc při nastavení archivačního systému? Podrobné informace naleznete v části Osvojení systému podávání.

7. Udržujte své obchodní záznamy po správnou dobu.

Z nějakého důvodu se zdá, že existuje spousta zmatků o tom, jak dlouho musíte mít obchodní záznamy. Pro daňové účely "pokud podáte přihlášku včas, uchovejte si záznamy nejméně šest let po skončení zdaňovacího období, ke kterému se vztahují" (CRA). Tato šestiletá doba začíná od posledního použití obchodních záznamů, nikoliv od okamžiku, kdy došlo k transakci. Další informace o vedení obchodních záznamů o ratingové agentuře naleznete v tématu Jak dlouho mám uchovávat své obchodní záznamy.

Pro daňové přiznání v USA "uchovávejte záznamy za 3 roky od data, kdy jste podali původní vrácení nebo 2 roky od data placení daně, podle toho, po podání přihlášky podáte nárok na úhradu nebo vrácení peněz.Uchovávejte záznamy za 7 let , pokud podáváte nárok na ztrátu z bezcenných cenných papírů nebo odečtení špatného dluhu.

8. Účetní software usnadňuje

dostupnost z mobilních zařízení a nízkonákladové dnešní cloudové softwarové balíky pro malé firmy mohou značně zjednodušit správu záznamů (viz 6 Výhody používání softwaru pro malé podniky). Pro dodavatele softwaru, jako jsou FreshBooks a Zoho, nabízíme základní spouštěč balíčky vhodné pro volné pracovníky a jednotlivce, včetně fakturace, sledování výdajů a jednoduché podávání zpráv.Pomocí výhod, že můžete např. poslat fakturu přímo z vašeho smartphonu, pořídit snímek o obědě s klientem a záznamem je to jako výdaje, nebo sledovat fakturovatelný čas s vestavěným časovačem.

Tyto osmi věcí, které můžete udělat, aby vaše vedení záznamu snadné nejsou obtížné. Jako mnoho administrativní činnosti spojené s provozem podnikání, stačí si zakládat dobré návyky a vytrvalost. Pokud však nyní použijete tato pravidla a budete následovat, uvidíte obrovský rozdíl v příštím daňovém období a vaše účtování bude po celý rok snadnější.

Podívejte se také na:

7 způsobů, jak ovládat chaos v malé firmě

Nepoužívejte jen sledovat svůj čas; Spravujte to!