Vědět, jak, proč a kdy dokumentovat výkon zaměstnance

Ve světě lidských zdrojů a zaměstnanosti může dokumentace o výkonu zaměstnance způsobit nebo přerušit schopnost disciplíny, ukončit nebo spravedlivě podporovat, odměňovat a uznávat zaměstnance.

Dokumentace je nezbytná pro manažery a zaměstnance personálního oddělení, protože je potřeba vynaložit vážné úsilí na zaznamenání všech událostí v zaměstnání vašich zaměstnanců - a to jak pozitivních, tak negativních výkonů.

Zde je důvod, proč manažeři a zaměstnanci HR budou pečlivě dokumentovat všechny dění.

Proč dokument?

• Dokumentace poskytuje důkaz, že problémy s výkonem byly včas a stručným způsobem projednány se zaměstnanci.
• Dokumentace nabízí historii zlepšení nebo neúspěchu zaměstnance v průběhu času. Je to chronologický a přesný popis akcí zaměstnanců, činností správce a událostí, které se vyskytují.
• Dokumentace poskytuje důkaz, který podporuje rozhodnutí vedení, aby se zaměstnancem přijali nepříznivá opatření, jako je disciplína nebo ukončení.
• Dokumentace nabízí důkaz, že zaměstnanec si zaslouží dostupnou propagaci nebo příležitost před ostatními zaměstnanci, kteří jsou také způsobilí.
• Dokumentace poskytuje důkaz o zdůvodnění zvýšení platů, snížení nebo proč zaměstnanec nedostal žádné zvýšení.
• V případě soudního sporu chrání kompletní a důkladná dokumentace zájmy zaměstnavatele. Dokumentace může podporovat kroky vedení při ukončení neúspěšného zaměstnance. Může také dokázat, že zaměstnanec byl ukončen z důvodů, které jsou legální, na rozdíl od jiných, jako je nezákonná diskriminace.

- <->

Dokumenty

Manažeři potřebují dokumentovat výkonnost zaměstnanců, pozitivní příspěvky i selhání výkonu. Musí dokumentovat přesně to, co zaměstnanec dělal a řekl a co manažer dělal a řekl v reakci během schůzky nebo rozhovoru.

Musíte zdokumentovat veškeré dohody uzavřené během konverzace, stanovení cílů, požadované a očekávané zlepšení a časový plán zlepšení.

Dokumentace by měla obsahovat také závazky, které má manažer pomáhat zaměstnanci.

Jak dokumentovat

Dokumentace by měla být napsána během nebo bezprostředně po schůzce nebo rozhovoru se zaměstnancem. V žádném případě byste neměli zapisovat konverzace v den, kdy k němu skutečně došlo. Čekání na později ovlivňuje kvalitu dokumentace, protože je založena na paměti.

Jeden z nejhorších manažerů chyb je věřit, že mohou rekonstruovat historii zaměstnaneckého poradenství podle potřeby. Žádná HR osoba, která nemá zkušenosti s důstojnou a včasnou dokumentací, se někdy oklamá zrekonstruovaným záznamem.Manažeři, kteří z paměti rekonstruují, přinášejí zbytečné a nepřijatelné nebezpečí pro jejich společnost, protože dělaná historie nebude v potenciálním soudním řízení vydržet.

Potřebujete dokumentaci, aby se zobrazila jako profesionální, elegantní a organizovaná. Napište dokumentaci, jako kdybyste mluvili o historii třetí straně. Nikdy nevíte, kdo si jednou může přečíst dokumentaci, takže se ujistěte, že to odráží vaši profesionalitu. (Zadní část koktejlové ubrousky, obálky nebo lepicí poznámky se nepovažuje za odbornou dokumentaci.)

Vaše dokumentace by měla jít do nového manažera zaměstnance, pokud zaměstnanec získá novou práci - nebo to máte - ve vaší organizaci.

Pro vaši paměť a pro informování nového manažera zaměstnance musíte zadat jméno a titul zaměstnance, vaše jméno a titul a úplný údaj na každém dokumentu.

Napište dokumentaci, která je věcná, spravedlivá, legální, objektivní, kompletní a konzistentní. Vyhýbejte se názoru (Mike je neplodná, Alice je líná, Tom mi lhal), jmenování, editorializaci (John je trhák, Mark má postojový problém) a označování (Mary je nezodpovědná. hráč.).

Vyvarujte se také interpretace chování zaměstnance. (Zdá se, že Paula je nad její hlavou.) Minimalizujte své použití popisných slov, jako jsou přídavná jména a příslovce (pomalu, nářečně, nešťastně, náladově, hrubě). Uveďte specifické chování a činy zaměstnance, ne svůj názor či výklad.

V dokumentaci potřebuje přesný záznam konverzace. Držte se s fakty a zapište si, co jste řekli a co zaměstnanec řekl. Ujistěte se, že vaše dokumentace je jednoznačná a že dostane fakta rovnou. (Ve všech možných právních situacích způsobí chyby v jakémkoli zaznamenaném případě podezření z dokumentace.)

Nakonec dokumentujte všechny dohody, závazky, časové lhůty, potřebné zlepšení, body při check-inu a další podrobnosti, Paměť. Ujistěte se, že nastavíte datum a čas pro termíny a termíny, aby nedošlo k nedorozumění.

Zjistěte si dokumentaci oddělení oddělení lidských zdrojů, která vám řekne, jaká dokumentace potřebuje umístění v personálním souboru zaměstnance. Každá dokumentace disciplinárních opatření by samozřejmě měla být zahrnuta.

Kde uchovávat dokumentaci zaměstnanců

Vzhledem k tomu, že dokumentace o zaměstnancích je pro zaměstnance důvěrná a soukromá, musíte se postarat o to, aby veškerá dokumentace zůstala důvěrná správci, HR a případně dalšímu manažerovi zaměstnance. Uvedení dokumentace do sdílené jednotky počítače se proto nedoporučuje. Ručně psaná dokumentace a vytištěná dokumentace manažera se nejlépe uchovávají v uzamčeném úložišti.

Pokud budete postupovat podle těchto pokynů, při návratu k personálu, který požádá o pomoc při disciplinování, ukončení nebo převedení zaměstnance na zaměstnání s lepším možným nasazením, vám HR pomůže vyřešit tento problém nebo zlepšit situaci. Když HR vám řekne dokumentovat, dokumentovat, dokumentovat nebo vám nemohou pomoci, budete mít všechny své základny pokryty.

Upozornění: Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaše místo. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.