Jak provádět efektivní schůzky

Bavíte se při týdenní schůzi zaměstnanců? Zjistili jste někdy, že jste seděli tam, otočili jste pero a vzdorovali pokušení podívat se na svůj Smartphone a přemýšleli jste, proč jste tam na zemi, když máte spoustu dalších věcí? Nebo ještě horší, jste v čele tabulky, která vedla schůzku, když pozorujete jiný nezájem? Nejsi sám. Špatně řízené schůzky jsou produktivním vrahem a rozhodně nepomáhají morálce zaměstnanců.

Rozloučte se s těmito nudnými setkáními a naučte se, jak provádět efektivní schůzky, které zaměstnanci odmítají a motivují.

7 tipů pro efektivní schůzky

Stanovte cíl schůzky

Před zasláním výstrahy o schůzce a vložením do kalendáře si zeptejte se sami sebe, proč chcete uspořádat schůzku a určit cíl. Jedná se o schůzku, která přináší zaměstnancům rychlou změnu v řízení? Rozhodujete se o projektu? Je to brainstorming pro novou obchodní strategii? Ujistěte se, že shromažďování zaměstnanců v místnosti pro osobní diskusi a interakci je nezbytné pro dosažení vašeho cíle; pokud je účelem schůzky aktualizace stavu, možná posláním skupinového e-mailu je lepší využití času každého.

Komunikujte účel schůzky

Když pozvete ostatní na schůzku, ujistěte se o účelu schůzky. To nejenže vás bude zaměřovat, ale umožní zaměstnancům účast na schůzce připravené buď s dokumenty nebo s myšlenkami na tuto záležitost.

Komunikace je nezbytná pro efektivní setkání.

Buďte selektivní ohledně účastníků

Nikdo nehodlá navštěvovat setkání, které nemá žádnou souvislost s nimi nebo jejich prací. Určete, kdo skutečně potřebuje být a proč. Který vstup potřebujete? Které kolegové se musí účastnit a pravděpodobně budou o tom mít nějaké otázky?

Pokud je někdo na vašem seznamu, který prostě potřebuje být informován o tom, co bylo projednáno, udělejte jim laskavost a odvezte je ze seznamu. Mohou být snadno aktualizovány následným e-mailem. Čas je cenný a žádný zaměstnavatel nechce mít negativní dopad na produktivitu tím, že zaměstnanci budou sedět na setkáních, které jsou zbytečné.

Musíte vytvořit schůzku schůzky

Pořádat schůzku bez setkání schůzky je podobná tomu, jak se létáte do plachetnice a doufáte, že vás vítr vezme na místo, kam chcete jet. Budete - zcela doslova - ztraceni na moři. Agenda schůzky vás provede k cíli. Zahrnout témata, která budou projednána a která se bude zabývat každou položkou, pokud se účastní další. Pošlete e-mail s účastníky předem, aby každý věděl, co očekávat a přijde připraven.

Dodržujte svůj plán

Dokonce i nejlépe naplánované schůzka bude zbytečné, pokud bude diskuse vykolejena a bude spuštěna na tangenciálních tématech. Proto většina zasedání nedosahuje svého cíle - nezůstanou na správné cestě. Na začátku schůzky zřizujte základní pravidla a zadané časové přidělení pro každou položku ve své agendě, stejně jako celkové schůzky. Například: "Děkujeme, že jste přišli dnes. Každý člověk má čas být cenný a mým cílem je udržet toto setkání na méně než hodinu.

Pojďme se držet předmětů, které máme k dispozici, a rezervujeme diskusi o dalších tématech později. "Rein v každém, kdo monopolizuje diskusi nebo zavádí témata, ne na pořadu jednání.

Udržujte je spuštěné

Vizuální pomůcky procházejí dlouhou cestou, aby se všichni zaměřili na schůzku, a nikoliv na jejich telefony nebo hodiny. Postujte agendu na inteligentní desku v přední části místnosti. Projekt vizualizuje na velké obrazovce pomocí počítače; cokoli, aby si před očima udrželi oči.

Shrnutí schůzky

Necháte někdy schůzku a máte úplně jiný přístup než váš kolega? Ujistěte se, že k tomu nedojde při schůzce zasláním e-mailu do 24 hodin. Zahrnout shrnutí, zvýraznit klíčová témata, která jsou řešena, přiřazeny úkoly a uvedeny termíny. Zaslání této zprávy včas zajistí, aby účastníci nechodili špatným směrem.