Jak se co nejlépe zorganizovat schůzky "Jeden na jednom"

Jste-li manažerem, pravděpodobně už víte, že byste měli jednat s každým z vašich zaměstnanců. To je zřejmé. Ale co na zemi máte dělat na těchto setkáních? Jak se ujistěte, že jsou produktivní a užitečné, spíše než počítat jen s dalšími zaškrtnutí na vašem seznamu?

Zde je sedm způsobů, jak co nejlépe využít individuální setkání se zaměstnanci.

1. Cílový pokrok

Kromě pravidelných schůzek typu one-on-one byste měli mít k dispozici roční výkonnostní cíle. Plánování vývoje výkonnosti nespočívá jen v překonání loňských úspěchů a neúspěchů. je to stanovení cílů a cílů pro tento rok. Tyto cíle budete chtít v průběhu celého roku.

Pokaždé, když se se svými zaměstnanci setkáte, prohlédnete si tyto cíle a uvidíte, jak postupují k dosažení těchto cílů. Vaši zaměstnanci budou vždy vědět, co se od nich očekává, a budete vždy vědět, kde stojí, vzhledem k potřebnému pokroku.

2. Změnit cíle

To se může zdát opakem výše uvedeného bodu, ale cíle, které byly stanoveny v prosinci, nemají v červenci vždy smysl. Společnosti reorganizují, klienti opouštějí vaši organizaci a připojují se k nim noví klienti. Zaměstnanci opouštějí zaměstnání a vyměňují se. Projekty jsou zabity a přidány nové projekty. Jinými slovy neváhejte provést změny původních plánů.

Když sedíte se zaměstnanci a díváte se na cíle a jeden cíl nemá smysl, vyhoďte ho. Žádná vina. Zbavte se a přidejte novou, pokud je to vhodné. Nyní, pokud cíl již nemá smysl, protože váš zaměstnanec dosáhl cíle, pak ho gratulujeme a odvezme ze seznamu.

3. Zeptejte se na potřebnou podporu

Jeden na jednom setkání je ideální čas, kdy můžete požádat zaměstnance, kde potřebuje pomoc.

Složitý projekt může vyžadovat více pracovních sil. Možná pracuje s nějakým spolupracovníkem, který je tlustý a blbec. Právě zjistila, že je těhotná a bude potřebovat volno pro lékařské schůzky. Ale pečlivě jeďte - neptejte se o potřebách, pokud je budete ignorovat, jakmile budou identifikováni.

Nepokládejte žádost o pomoc jako znamení, že váš zaměstnanec není schopen vykonávat svou práci. Všichni potřebují pomoc a je lepší, abyste vytvořili otevřené a podporující prostředí, než počkat, dokud nenastane katastrofa, kterou budete muset utratit.

4. Plánování kariéry

Zatímco se soustředíte na to, abyste dnes udělali práci, jsou Vaši zaměstnanci obeznámeni s jejich budoucností. Zatímco to není jedno z jednoho setkání, plánování kariéry je cennou součástí pravidelných setkání. To je pro vaši výhodu i pro zaměstnance.

Chcete vědět, kam chce jít, a budete jí chtít pomáhat touto cestou. Proč? Protože nejlepší věc, kterou můžete pro svou firmu udělat, je udržet nejlepší zaměstnance. To zahrnuje kariérní růst - velmi málo lidí chce zůstat navždy ve stejné práci.

Takže mluvte o tom, co potřebuje váš zaměstnanec, a naučí se získat podporu nebo se připravit na převod na jiný typ práce.

5. Chválající

Každý chce slyšet, až budou úspěšní. Zatímco nejlepší čas chválit zaměstnance je v tomto okamžiku ("Hej, skvělá prezentace!" Nebo "Právě jsem viděl, že se s touto nepříjemnou klientem dokonale vyrovnáváte. Úžasná práce!") Manažeři nejsou všude najednou najednou.

Ujistěte se, že chválíte své zaměstnance za jejich úspěchy. Udržujte oči a uši otevřené pro zprávy o dobré práci. Pokud jiná osoba říká: "Hej, Jane udělala včera skvělou práci," zapište ji a přineste ji s sebou. (To je také skvělá dokumentace, kterou máte k úpravám platů založených na výkonu.)

6. Oprava

Spolu s chválou je třeba provést opravy. Podobně jako chvála je většina této zpětné vazby účinnější, když je daná v okamžiku - pokud je to vhodné. Pokud není situace naléhavá a nebezpečná, je potřeba provést soukromé opravy.

(Je to v pořádku křičet na zaměstnance, aby dostal hasicí přístroj, aby vypálil pokladnu, ale není v pořádku křičet u zaměstnance před zákazníky a dalšími zaměstnanci, protože její zásuvka byla krátká.) > Jednotlivé schůzky jsou časem k posezení a nabídce oprav a rad.

Opravy, které nabízíte, se mohou pohybovat v rozmezí od vybíravých požadavků ("máme standard společnosti Times New Roman pro reporty, změňte své přehledy"), osobnostní znaky, které způsobují problémy ("Všiml jsem si, že kritizujete Pokud máte nějaké obavy ohledně spolupracovníka, přineste mi je a já se s nimi zaobírám. Vaše práce je udělat X, Y a Z. Nezajímá se o práci s Jane.)

Kritika by měla být vždy pomoci spíše než poskytnout trest - alespoň na začátku. Žádný manažer by neměl očekávat dokonalost. Existují však některé kroky, které mohou vyžadovat "trest. "Pokud je zaměstnanec chronicky pozdě, možná budete muset vytvořit plán zlepšení výkonu. Pokud je zaměstnanec šikanován jinými zaměstnanci, možná budete muset zapsat do svého osobního spisu a doprovodit toto disciplinární opatření intenzivním poradenstvím.

Pravidelné "one-on-ones" vám umožňují udržet krok s těmito situacemi, aby se nic nestalo. Například nikdy nebudete mít převleknutí na pracovišti, protože jste opravili problémy při prvním znamení a pokud opravy nefungují, dokumentujete silný případ pro ukončení zaměstnání.

7. Nové přiřazení

Zatímco nemáte čekat na individuální schůzku, abyste přiřadili zaměstnance novému úkolu nebo cíli, je často nejlepší místo pro diskusi o novém projektu. Poskytuje vám čas na prezentaci celého projektu a na to, aby váš zaměstnanec položil otázky, takže když opouští vaši kancelář, je připravena jít.

Může také vyvolat obavy a nápady, které by mohly učinit projekt hladceji. Rovněž potřebuje pochopit, jakou autoritu a autonomii může vykonávat při svém rozhodování. Konečně, zaměstnanec potřebuje vytvořit s sebou kritickou cestu, která specifikuje časy, kdy budete potřebovat zpětnou vazbu ohledně jejího pokroku během vašeho jednorázového setkání.

Jak často byste měli pořádat individuální schůzku?

Žádná odpověď nepokrývá všechny nepředvídané události. Záleží na tom, kolik zaměstnanců máte, na jakou práci pracujete, na tom, jakou podporu potřebují vaši zaměstnanci a na vašem plánu. Někdy je 15 minut jednoho na jednoho, jednou za měsíc, postačující na to, aby se drželo na vrcholu všeho.

Někdy může potřebovat hodinu týdně k dosažení sedmi cílů uvedených výše. Pokud jste na schůzkách "one-on-one" noví, začněte každou další týden po dobu půl hodiny a podle potřeby upravte nahoru nebo dolů. Nemusíte naplánovat stejný čas pro každého zaměstnance, i když se budete chtít ujistit, že nejste upřednostňovaní jednoho zaměstnance před druhým.

Když se zvyknete na pravidelné schůzky s přímými zprávami, zjistíte, že vaše oddělení běží hladce. Vaši zaměstnanci budou vědět, co potřebují, a budete vědět, co musíte udělat, abyste jim pomohli.

A pokud je ještě neudržujete, naplánujte pravidelně schůzku se svými šéfy. Budete mít s tímto šéfem užitek z tohoto časového úseku, stejně jako vaši zaměstnanci těží z doby, kterou s vámi tráví jeden na jednoho.