Snadné správy e-mailů pro rušné vlastníky firem

E-mail nabízí skvělý a cenově dostupný způsob, jak prodávat váš domácí obchod, zůstat v kontaktu s klienty a poskytuje zákaznický servis; nicméně to může být také zdlouhavé a ztráty času. Pokud nenajdete virtuálního asistenta, musíte najít způsob, jak spravovat e-maily, které vám umožňují reagovat včas a přesto ne celý den strávit odpověď. Zde jsou tipy pro správu e-mailu.

1) Zmenšete množství e-mailů, které obdržíte.

Existuje několik způsobů, jak omezit množství e-mailů, které se zobrazují ve vaší schránce.

První je odpovědět na nejčastější dotazy, které obdržíte na vašem webu, na stránce s častými dotazy. Na této stránce napíšete otázku a pak ji odpovězte. Sdělte lidem, že se na stránce vašeho kontaktu uvedou, že zde nejprve zkontrolují, zda je jejich otázka zodpovězena. Poskytnutím co možná nejvíce informací na svých webových stránkách mohou návštěvníci dostat své odpovědi bez zaslání e-mailu.

Druhým způsobem, jak snížit e-mail, který obdržíte, je odhlásit se od seznamů, které nečíst. Pokud zjistíte, že odstraňujete nebo třídíte zpravodaje a další podnikové aktualizace, ale nečtete je, je čas odhlásit se. Chcete-li zůstat v aktuálním stavu s blogem, je lepší použít čtečku zdrojů, která zajistí a zobrazí seznam všech nových příspěvků bez vyplnění doručené pošty.

Třetí způsob je "vypláchnout" svůj e-mail, aby zablokoval spam a zastavil nežádoucí e-maily. Služba MailWasher nabízí bezplatné a profesionální verze, které mohou pomoci blokovat spam, nevyžádanou poštu a phishingové podvody.

2) Omezit počet e-mailových účtů, které máte.

Někteří majitelé domácích firem vytvářejí více účtů, např. Jeden pro zákaznický servis a jeden pro technickou pomoc, protože si myslí, že jim pomůže seřadit a spravovat e-maily. Ale vícenásobné účty vytvářejí víc práce, pokud nemáte virtuálního asistenta, jehož úkolem je spravovat jeden nebo více e-mailových účtů.

Nakonec potřebujete pouze dva účty; jeden pro osobní a jeden pro podnikání.

3) Omezit počet opakování e-mailů každý den.

Kontrola e-mailu vypadá jako neškodná aktivita, a přesto je to jedna z největších časových odpadů, hned za sociálními médii. Protože e-mail je rychlý a okamžitý, je tu myšlenka, že musíte být stále na něm, ale to není pravda. Nechcete-li nechat své klienty nebo zákazníky viset příliš dlouho, nemusíte odpovídat na e-maily v okamžiku, kdy dorazí. Místo toho zkontrolujte e-mail dvakrát nebo třikrát denně. Když to zkontrolujete, zavážete se, že budete v té době pracovat na všechno ve vaší doručené poště.

4) Vytvořte systém pro práci s e-maily a jejich řazení.

Většina e-mailových programů umožňuje vytvářet složky, do kterých můžete třídit e-maily. Můžete například vytvářet složky pro "úkoly", "příjmy", "ke čtení" atd.Každý e-mail, který přichází, je řádně zodpovězen a / nebo seřazen. Pokud jste vizuální osoba jako já, můžete pomocí programu Gmail společnosti Google vytvořit více doručených. Když se do hlavní složky doručené pošty dostane e-mail, zadejte ji do doručené pošty "úkol, odpověď, čtení" a "klientské informace". Všechny tyto specializované schránky se zobrazují v různých sekcích na stránce služby Gmail. Další výhodou pro službu Gmail je možnost používat štítky, například příjmy, k označení e-mailu.

5) Smazat, odstranit, smazat.

Pokud máte spoustu zbytečných e-mailů, smažte to nejdříve. Před stažením do e-mailového programu zvažte, zda chcete pomocí e-mailu na webu odstranit nechtěnou poštu. Používáte-li e-maily na internetu, skenujte je nejdříve a nejprve je zkontrolujte a odstraňte. Tím ponecháte pouze položky, které potřebujete k odpovědi. Informace o snížení e-mailu, který obdržíte, naleznete v # 1, pokud zjistíte, že odstraníte typy e-mailů nebo mnoho e-mailů od jednoho odesílatele.

6) Vyprázdněte doručenou poštu.

Je to mnohem těžší, než si myslíte. A jakmile je prázdná, zůstává prázdné stejně jako náročné. Zpočátku bude tento úkol obtížný, protože máte šanci mít mnoho e-mailů a je časově náročné projít každý kus, který chcete třídit nebo odstranit. Jednou z možností je použít vyhledávací funkci, abyste našli e-maily z míst, která vás hodně kontaktují. Pokud máte například odběratel zpravodaj, vyhledávejte newsletter podle jména nebo e-mailové adresy.

Jakmile budete mít seznam e-mailů se zpravodajem, můžete se s nimi hromadně vypořádat tím, že vyberáte vše a odešlete je do složky "číst" nebo "zpravodaje". Nebo můžete podvádět výběrem všech položek v doručené poště a uvedením do složky s názvem "bude podána". Toto vyprázdní doručenou poštu, aniž byste museli podat každý e-mail a přesto jste neztratili e-mail. Jakmile je doručená pošta prázdná, zařaďte se ke správě každého e-mailu, který dorazí v určený čas, který máte naplánovat.