6 Způsobů, jak spravovat vaše e-mailové zprávy ještě lépe

Mnoho majitelů malých firem se spoléhá na e-mail jako na primární způsob podnikové komunikace. To není překvapující. e-mail je rychlý, snadný a poskytuje papírovou stopu. Ale to neznamená, že vaše e-mailové zprávy, zejména pokud jde o obchodní komunikaci, by měly být uvolněné. Ve skutečnosti může špatná e-mailová komunikace stát vaši zákazníci a zároveň poškozovat vaši značku a vaši pověst.

Odesílání profesionálních firemních e-mailů vede ke vzniku návyků, které se zaměřují na jasnou, stručnou a vhodnou komunikaci.

1. Použití obchodní e-mailové adresy

Pokud jste vlastníkem firmy, který podnikáte jménem vaší společnosti, ujistěte se, že používáte obchodní e-mailovou adresu. V ideálním případě to znamená, že máte obchodní adresu (tj., Yourname @ yourbusiness.com), kterou používáte pro veškerou obchodní komunikaci.

Pokud to není možné, můžete vytvořit bezplatnou e-mailovou adresu, která obsahuje název vaší firmy (např. Název vašeho podniku @ gmail.com). Používání osobní e-mailové adresy, která zjevně nesouvisí s vaší firmou, může v nejhorším případě ublížit vaší profesionalitě a v mnoha případech vás nemusí brát vážně.

2. Udržujte zprávy krátké a sladké

Není nic špatného vysvětlovat věci ve velkém detailu; může poskytnout jasnost a snížit nedorozumění. Když však e-mailová zpráva začíná vypadat jako román, můžete rychle ztratit pozornost příjemce a zmást problém s nerelevantními informacemi. Chcete-li tomu zabránit, držte se jednoho předmětu na e-mail a když potřebujete zahrnout další informace, použijte tučné podtitulky, takže jsou nejdůležitější detaily jasné.

3. Použijte popisné předmětové linky

Už jste někdy otevřeli e-mailovou zprávu založenou na tématu a skončili jste úplně zmatení a trochu naštvaně, když se jednalo o něco úplně jiného? Vzhledem k tomu, že již držíte každý e-mail, který píšete pouze na jeden předmět na výše uvedený tip, měli byste se ujistit, že předmětová čára odráží toto téma a nic jiného.

To nejen pomůže příjemci, ale také vám pomůže usnadnit správu vaší e-mailové schránky.

4. Tone It Down

Je snadné nechat věci letět, když posíláte e-mail, protože se můžete cítit jako byste byli chráněni obrazovkou počítače, ale některé konverzace mohou být snadno špatně pochopeny v e-mailu. Ve skutečnosti, aniž byste měli slovní komunikační pokyny ke zmírnění zprávy, kterou posíláte, může být každý e-mail přijat špatným způsobem. Pokud posíláte zprávu, která může být zpochybnitelná, zopakujte ji před odesláním a pokud si nejste jisti, pravděpodobně budete lépe vyzvednout telefon.

5. Udělat svůj e-mailový podpis Užitečné

Registrace v e-mailovém podpisu, propagačních a informačních bulletinách může být v některých situacích účinná, ale tyto položky by nikdy neměly využívat podpis vašeho e-mailu pro to, proč se má používat - poskytnutí vašich kontaktních informací.Váš počáteční e-mail nebo odpověď by měla obsahovat minimální podpis s e-mailem s celým jménem, ​​společností a adresou URL. Telefonní číslo, nadpis a znovuzískání vaší e-mailové adresy také neublíží.

6. Kontrola pravopisu a korektury

Kontrola pravopisu je snadná. Nastavte výchozí nastavení v e-mailovém klientovi, chcete-li zkontrolovat všechny zprávy před odesláním.

E-mail je neformálnější a existuje spíše shovívavost s pravopisnými a gramatickými chybami, ale vypadá strašně, když posílám zprávu plnou chyb. Poslední věc, kterou chcete, je udělat špatný dojem, protože jste se ponáhľali poslat e-mail a přeskočili kontrolu pravopisu a gramatiky.

E-mail je důležitá metoda komunikace v podnikání, i když to není vaše první přednost. Po těchto doporučených obchodních e-mailových zprávách vám pomůže udržet e-mailovou komunikaci profesionální a produktivní a můžete si být jisti, že dojem, který děláte, je dobrý.