5 Plánovacích dovedností, které potřebujete

Pokud uvažujete o kariéře jako plánovače událostí, ať už se jedná o společnost pro plánování událostí, plánovací události v rámci organizace nebo o zahájení vlastního plánování událostí, je to chytrý aby se ujistil, že úloha plánovače událostí je vhodná. Kromě toho, že se dozvíte, co se děje při plánování událostí a co to práce vyžaduje, je stejně důležité, abyste měli jistotu, že máte dovednosti pro plánování událostí, které potřebujete k úspěchu.

Nejúspěšnější plánovači událostí mají nástrojovou sadu s působivou dovedností. Z nich se jedná o top 5 dovedností v oblasti plánování událostí, kterých se budete pravidelně věnovat, a těch, které mohou způsobit úspěch.

5 Schopnosti plánování událostí, které potřebujete

1. Vysoce organizované

Při plánování událostí je úspěch v detailech. A je mnoho z nich! Sledování četných úkolů, více dodavatelů a neustále se měnící seznamy úkolů najednou - při zachování spokojenosti klienta - může být pro některé náročné a pro ostatní je náročné. Být vysoce organizovaný je nutností pro úspěšné plánování událostí. Pro ty, kteří vytvářejí a řídí seznamy, aby udržovali svůj osobní život bezproblémově, může být organizování přirozené. Pro ostatní, kteří se snaží zapamatovat si termíny nebo vyzvednout chemické čištění, může být potřeba více úsilí.

Plánovač událostí může spravovat jednu událost najednou nebo být ve fázi plánování více událostí současně.

Některé akce, jako například každoroční konference, vyžadují více než rok plánování, takže plánovače událostí musí zůstat organizováni po dlouhou trať.

Organizační nástroje pro plánovače událostí oplývají ze softwaru, který sleduje registraci do šablon pro formuláře a tabulky. Kontrolní seznam plánování událostí, který je přizpůsoben pro každou událost, je jedním z nejcennějších nástrojů plánování událostí bez ohledu na vaše přirozené organizační schopnosti.

Tak zjistěte organizační systém, který pro vás pracuje, protože je to jedna z nejdůležitějších schopností plánování událostí, které můžete mít.

2. Osobní

Co mají společné všechny události? Lidé! S kým spolupracujete a pracujete v procesu plánování událostí? Lidé! Úspěšní plánovači událostí jsou spokojeni, zapojení, dobří konverzační a vynikající posluchači. Plánování událostí je velmi společenskou profesí v tom, že konečný výsledek - samotná událost - je nebo skupina lidí, velkých či malých. Pochopení lidí a spokojenost s nimi je součástí práce. To neznamená, že jako plánovač akcí budete trávit většinu svého dne na obědě klientů a koktejly na společenských akcích. Vůbec ne. Plánování akcí je těžké práce a hodně z nich se strávil u stolu s telefonem nebo počítačem.Je však třeba, když se setkáte s jedním z těchto úkolů:

• Vyjednávání s hotely
• Diskuse o menu s manažery stravování
• Setkání s prodejci
• Umístění nápadů na potenciální zákazníky
• Síťování kdykoli a kdekoliv
• Dohled nad personálem akce
• Práce s vaší událostí a interakce s hosty a pracovníky

Koneckonců v každodenním životě si většina z nás pamatuje příjemné, užitečné lidi, s nimiž spolupracujeme interakce může udělat zážitek mnohem příjemnější pro obě strany.

Vědět, jak se vztahovat k různým osobnostem, jak se spojit s někým, s kým chcete podnikat a být někým, kdo dělá pozitivní dojem, jsou klíče k úspěchu, takže se domníváte, že se jedná o tyto základní dovednosti plánování událostí. Nikdo nechce pracovat nebo pomáhat někomu, s nímž je těžké mluvit, těžko pochopitelné nebo hrubé a neprofesionální jakýmkoli způsobem.

3. Vynikající komunikátor (který zahrnuje poslech!)

Vynikající komunikační schopnosti jsou nezbytné v mnoha profesích. Při plánování událostí může špatná komunikace vést k mnoha problémům jak pro plánovač událostí, tak pro klienta, a jednoduché nedorozumění může mít katastrofické výsledky. Schopnost efektivně komunikovat myšlenky a myšlenky je velmi praktická dovednost, kterou každodenně využívají projektanti událostí všech úrovní zkušeností.

Zde je několik příkladů, jak se při plánování událostí používají tyto schopnosti při plánování událostí:

Písemná komunikace:

• psaní návrhů událostí pro budoucího klienta
• vytváření materiálů pro prodej Vaší firmy
• schopnost vysvětlit rozsah a účel události

efektivní komunikaci vašich nápadů s nadřízeným, klientem nebo prodejcem

• porozumění a zpracování informací, které jsou poskytovány, jako jsou obavy klienta nebo otázky od dodavatele kuchaře
• , které dovedně vyjednávají o cenách hotelu, podrobnostech o smlouvě nebo o doplňcích od prodejce
• 4. Creative
• Úspěšní plánovači událostí mají nápady. Hodně z nich. A s touto kreativitou schopnost přeměnit myšlenku na něco hmatatelného. Mohou vzít vizi a přivést ji k životu. Od rozvíjení jedinečného tématu pro párty až po přijatelné řešení zdobení, které splňuje malý rozpočet, je tvořivost nezbytná při plánování události.

Kreativita také přichází do hry, když čelí nevyhnutelným problémům, které vznikají i při nejnáročnějším, profesionálně plánovaném závodě. V tomto scénáři se kreativita projevuje ve formě řešení problémů. Být schopen přemýšlet kreativně a vyvíjet řešení problémů může pozitivně ovlivnit úspěch vaší události.

5. Multitasker

V různých fázích procesu plánování událostí se řídí řada úkolů. Možná vyjednáváte o hotelové smlouvě, setkáte se s klientem, abyste mohli diskutovat s potenciálními hostujícími řečníky, rezervovat kuchaře, rozhovor s prodejci a vyhledávat zábavní možnosti.A to je jen pro jednu událost. Přidejte více událostí do plánovacích fází najednou a výsledek je žonglování. Úspěšní plánovači událostí potřebují vědět, jak efektivně provádět více úloh a udržovat mnoho aspektů události v pohybu současně, aniž by tyto úkoly spadají pod hranici cesty.

Úspěch spočívá ve schopnosti upřednostnit a zaměřit se na každou úlohu v tomto prioritním pořadí, aniž byste se museli rozptýlit jinými věcmi, které potřebují nebo se potýkají s mnoha věcmi, které potřebují vaši pozornost. Zůstat klidní, zaměřeni a flexibilní jsou atributy úspěšného multitasku.