Jak číst a schválit pořádání banketů (BEO)

Místa se chtějí ujistit, že velké události jsou bez problémů, nebo pokud se objeví zácpa, chtějí si být jisti, že to není jejich chyba. S ohledem na to vytvářejí pečlivě zpracované objednávky banketů (BEOC), které musí koordinátoři akce podepsat. I když by mohlo být obtížné soudit, pokud se k dopisu nedodržuje BEO, je to ze všech důvodů a účel právní smlouva; rozhodně je třeba ji pečlivě přečíst před jeho podpisem.

Co je objednávka banketních událostí (BEO)?

Téměř každá velká událost plánovaná v hotelu nebo ve speciálním závodě vyžaduje pořádání banketů nebo BEO, což je smlouva, která načrtává každý detail události. Pokud jste plánovač událostí, budete se chtít seznámit s BEO, abyste se ujistili, že všechny podrobnosti jsou správně pokryty.

Dohoda je často uvedena na formuláři, který obsahuje podrobnosti o výběru jídla a nápojů, zvuku / vizuálu, nastavení místnosti, včetně středových stolů, požadavků na personál a všech ostatních položek týkajících se vaší události. Zahrnuto do BEO je rozdělený seznam nákladů, které budete muset zaplatit.

Dohoda s největší pravděpodobností zahrnuje "bloky" informací v podkapitolách, jako jsou kontaktní informace, plán, stravování a nápoje, uspořádání místnosti, audiovizuální podmínky a podpisové bloky.

Čtení objednávky banketní události

I když je zřejmé, že potřebujete přečíst BEO a souhlasit s podmínkami uvedenými v dohodě, ujistěte se také, že jste si přečetli jemný tisk.

Ujistěte se, že jste plně informováni o tom, s čím souhlasíte, včetně všech nákladů.

Zkontrolujte, zda je v obecné části BEO uvedeno následující:

• Informace o kontaktech na pracovišti, včetně čísla mobilního telefonu
• Použití místa pro den události (zkontrolujte, jsou uvedeny místa, která jste právě navštívili)
• Počáteční a konečné časy pro událost
• Celkový počet očekávaných hostů

Potravinové a nápojové úpravy

Část BEO bude věnována do potravin a nápojů. Chcete se ujistit, že v této části jsou uvedeny podrobnosti:

• Celá nabídka, včetně všech kurzů
• Každá položka v bufetu a jak bude každá stanice nastavena a umístěna v místnosti
• (např. bezlepková nebo vegetariánská strava)
• Doba služby
• Speciální položky týkající se služeb, jako je víno a šumivá voda na stolech
• Rozpis všechny ceny potravin
• Podrobný seznam alkoholu, značek alkoholu a piva k dispozici v baru

Nastavení pokoje

BEO by měl speciálně vymezit celou místnost. To zahrnuje:

• Umístění tabulek
• Počet míst na stole
• Umístění potravinářských stanic
• Umístění zábavy (a případně podrobnosti o ubytování umělců, včetně skladování vybavení, pití, měnící se prostor atd.)
• Umístění bar / s

Některé BEO mohou dokonce obsahovat schéma nastavení místnosti.

Audiovizuální a externí prodejci

Audiovizuální uspořádání se někdy objeví v BEO, ale vzhledem k tomu, že mnoho provozoven smluvně uzavírá a / v služby s třetí stranou, může existovat i samostatná smlouva.

Je-li součástí BEO, ujistěte se, že před uzavřením smlouvy jsou všechny údaje dokončeny.

Smluvní podmínky

Všechny smlouvy včetně BEO mají smluvní podmínky, které musíte dodržovat. Ujistěte se, že jste si byli vědomi všech podmínek před podpisem dokumentu. Jaké jsou například podmínky smlouvy v případě zrušení? Jak budou spory řešeny, pokud například host udeří a padne?

Je důležité, abyste se před podpisem zeptali na otázky manažera zařízení a potvrdili podrobnosti s klientem. Jakmile podepsáte BEO, je to závazná smlouva.