Jak vypořádat své zůstatky v QuickBooks

QuickBooks je výkonný účetní software, který poskytuje robustní přehled a nahlédnutí do finančního zdraví knih vaší společnosti. To samozřejmě spočívá na zcela důležitém předpokladu, že údaje musí být zadávány s úplnou přesností, aby se zajistilo správné přidání účtů. Vstupní chyby, chyby zaokrouhlení a neúplné knihy mohou způsobit nesprávné přidání účtů a tím snížit přesnost vašich výpisů QuickBooks.

Pokud se vaše knihy neshodují, měli byste si uvědomit, že Intuit obsahuje sadu nástrojů, které majitelům firem pomohou najít zdroj chyby v účetnictví a účinně je řešit. Okamžitá oprava těchto problémů vám pomůže zajistit, že vaše knihy budou přesné a aktuální a vaše přehledy budou důvěryhodné.

1. Proveďte zkušební zůstatek

Aby vaše rozvahy byly přesné, celková částka vykázaných aktiv se musí rovnat hrubým závazkům plus celkovému vlastnímu kapitálu. Pokud tyto účty nepřidávají přesně stejnou hodnotu, považují se za účetní nevyrovnané. Služba QuickBooks vám může nabídnout okamžitou zpětnou vazbu o tom, zda jsou vaše účty vyváženy spuštěním zkušební bilance, která poskytuje rychlý přehled o čisté hodnotě všech účtů, které mají buď pozitivní nebo záporný zůstatek. Pro účely zůstatku ve zkušební době je každý účet, který má zůstatek nulový, ignorován. Výstup ze zkušební bilance QuickBooks může zjednodušit identifikaci účtů, které mohou mít chyby.

Po přezkoumání těchto informací zapište každý účet, o kterém se domníváte, že by mohl mít problém, a částku, o kterou se tento účet jeví jako nepřesný.

2. Exportní data

Pomocí informací z vyúčtování můžete zjistit seznam účtů, které podle vás mohou být vyčištěny. V horní části okna QuickBooks klikněte na Soubor -> Nástroje -> Export -> Seznamy souborů IIF.

Toto by mělo vyvolat okno s názvem "Exportovat" a seznam zaškrtávacích políček. Zaškrtněte políčko "Účtová osnova" v horní části seznamu. Jakmile tuto položku vyberete, klikněte na "OK" na pravé straně okna. Aplikace QuickBooks pak musí vytvořit a exportovat soubor IIF, který lze otevřít v aplikaci Microsoft Excel. Často je vhodné tento soubor zálohovat znovu uložením jako XLS. Převedení IIF na soubor XLS také zabrání možným problémům s formátováním nebo chráněným režimem.

3. Identifikujte problémový účet

Soubor vytvořený v předchozím kroku lze použít ke kontrole účetní knihy každého účtu, který jste identifikovali v prvním kroku. Začněte odstraněním prvních dvou řádků v datové sadě, abyste usnadnili správu a třídění informací. Podívejte se na sloupce B a F, které obsahují název a částku pro každou transakci ve vašich knihách.Chcete-li, aby byly tyto údaje užitečnější, zoradit položky ve sloupci F od nejnižšího na vyšší. Při procházení tříděným seznamem transakcí nebo jednoduše pomocí vyhledávací funkce aplikace Excel zkuste najít v prvním kroku hodnoty, které jste označili jako nepřesné. Pokud zjistíte některou z hodnot, ujistěte se, že jste svou práci zkontrolovali vrácením do QuickBooks a spuštěním QuickReportu v účtovém plánu.

4. Použijte nástroj pro obnovu dat

S identifikovanými problematickými transakcemi můžete nyní přejít na opravu poškozené rozvahy, abyste zajistili větší přesnost budoucích přehledů. Nejjednodušší způsob, jak opravit rozvahu, je v mnoha případech použít nástroj pro obnovu dat, který je dodáván s nástroji QuickBooks. Tato funkce je určena k automatickému nalezení a opravě chybných transakcí v účtu porovnáním s daty z celkové rozvahy. Nástroj pro obnovu dat můžete spustit klepnutím na příkaz Soubor -> Nástroje -> Obnovit data. Pokud jste zjistili konkrétní problém, můžete také ručně opravit vadnou transakci tím, že půjdete do knihy QuickBooks. Ujistěte se však, že jste zkontrolovali svou práci, abyste zabránili zavádění nové chyby, která by mohla vyvrátit aktuální problém.

5. Zabránit budoucím problémům

Zatímco nástroj pro obnovu dat a ruční přezkoumání obvykle odhalí zdroj nevyvážených knih, nalezení samotného problému může být ve vzácných případech dlouhým a frustrujícím procesem.

Majitelé firem s rozsáhlými knihami pravděpodobně potřebují prohledat tisíce transakcí, aby našli jeden nebo více položek, které by mohly být chybné. Je proto důležité, aby byly v budoucnu vytvořeny strategie, které zabrání tomu, aby se knihy v budoucnu opět nevyrovnaly. Měli byste začít tím, že zkontrolujete proces zápisu do knihy, abyste zajistili, že vy a vaši společníci přidáte transakce do hlavní knihy správným způsobem. Například mnoho lidí, kteří nejsou účetními, často zaměňuje inkaso a kredity. Zvažte investování do výcviku nebo práce s profesionálním účetním, pokud zjistíte, že ztrácíte cenné hodiny sladěním účtů na rutinním základě.