Projekty Pět etap projektu

Zatímco některá projektová metodologie, jako jsou agilní přístupy, komprimují nebo opakují následující etapy v rychlejších iteračních cyklech, práce každé fáze jsou viditelné a odlišné v každém projektu.

Formální projekty postupujte podle pětistupňového postupu podle následujících kroků:

1. Zahájení: vytvoření projektového týmu, pronájem projektů a zahájení projektu.
2. Plánování: Dokončení rozsahu projektu, definování podrobného členění práce, posouzení rizika, identifikace požadavků na zdroje, dokončení harmonogramu a příprava na vlastní práci.

1. Provedení: provedení skutečné práce požadované definicí a rozsahem projektu.
2. Monitorování a kontrola: skutečné řízení, vykazování a kontrola zdrojů a rozpočtů během fáze provádění.
3. Uzavření projektu: doručení projektu, hodnocení získaných zkušeností, odložení projektového týmu.

Tradiční tok projektů

Bez ohledu na velikost projektu je pohyb v jednotlivých fázích stejný. Projekt je spuštěn nebo zahájen chartem, který identifikuje správce projektu a popisuje význam projektu.

Jakmile byl projekt zahájen, přesune se do fáze plánování. Zde hlavní a pracovní týmy identifikují nezbytnou práci, která má být dokončena, aby se dosáhlo rozsahu projektu a vypracovaly se odhady a hodnocení času, nákladů, zdrojů a rizik.

Po fázi plánování začíná práce a probíhá v definovaném pořadí nutném pro přechod od předchůdce nebo předcházejících činností k následným činnostem.

Závislosti projektů hrají v této fázi důležitou roli.

Zatímco provádění probíhá, projektový manažer a členové týmu monitorují, podávají zprávu a kontrolují celý projekt, s důrazem na aktivity kritické cesty. Tato práce pokračuje až do dokončení fáze provedení a projekt je doručen zákazníkovi.

Závěrečná fáze, blízká projektu, zahrnuje dokončení dodávky, zhodnocení získaných zkušeností a přerušení projektového týmu tak, aby členové mohli přejít na další iniciativu.

U agilních nebo iterativních developerských projektů se plánování a realizace uskutečňují v krátkých spurtech nebo šprintech, přičemž etapy se opakují až do dokončení projektu podle spokojenosti zákazníka.

Podrobné vysvětlení pro každou fázi

Zahájení: Iniciativa solidního projektu nejenže nastaví váš projekt na úspěch, ale také položí základ pro všechny budoucí etapy. Během zahájení projektu získáte členy projektového týmu, seznámíte je s celkovými cíli projektu a zeptáte se klienta nebo vlastníka projektu co nejvíce otázek, abyste mohli projekt naplánovat efektivně.Je také skvělý čas na vybudování nadšení týmu o projektu a shromažďování všech detailů, které by mohly ovlivnit plánování projektu. Další kroky zahrnují:

• Analýza zúčastněných stran
• Přiřazení výkonného sponzora
• Vývoj a komunikace charty
• Formální schůzka

Plánování všechny důležité informace, pak začnete plánovat svůj projekt. Fáze plánování závisí na velikosti vašeho projektu, kolik informací musíte organizovat a jak velký je váš tým.

Konečným výsledkem plánování by měl být jednoznačný plán projektu nebo harmonogram, od něhož každý bude sledovat přidělené úkoly. Použití programu plánování projektů, jako je Microsoft Project nebo Basecamp, je mimořádně užitečné při plánování projektu. Pokud nemáte přístup k některému z těchto programů, proveďte obecné vyhledávání online pro bezplatný software pro plánování projektů. Přestože použití programu plánování projektů je užitečné, není to vždy nutné. Použití programu Excel a Word k vytvoření plánu a jeho sdělování týmu je stejně efektivní. Mezi specifické úkoly ve fázi plánování patří:

• Vytvoření komunikačního plánu pro různé zúčastněné strany
• Vypracování struktury podrobného členění práce.
• Identifikace kritické cesty.
• Vytváření zdrojů v plánu projektu a vylepšení sekvence práce na základě závislostí projektu a omezení zdrojů.
• Vypracování podrobného rozvrhu.
• Posouzení rizik a vypracování plánu pro stanovení priorit a rizika.

Provedení: Nyní, když máte pevný projektový plán, tým může začít realizovat projekt proti přiřazeným úkolům. Je to fáze, kdy všichni skutečně začínají pracovat. Budete chtít oficiálně spustit fázi provádění s osobními schůzky, abyste zajistili, že každý má to, co potřebují, aby začal provádět svou část projektu. Získání týmu na správné cestě je nedílnou součástí úspěchu projektu, takže jasně vyplňte harmonogram a komunikační plán.

Sledování a ovládání: Zatímco projekt je ve fázi provádění, začnete s jeho sledováním a kontrolou, abyste zajistili, že se bude pohybovat podle plánu. Existuje mnoho způsobů, jak můžete sledovat a řídit projekt. Neformální vstupy s vedoucími týmů, pořádané denní "stand-up" nebo více formálních týdenních setkání jsou efektivní. Informace, které vycházejí z těchto schůzek nebo komunikačních kanálů, budou informovat zpětnou vazbu a nakonec jakékoliv nové plánování a úpravy potřebné pro projekt. Další důležité aktivity v této fázi zahrnují:

• Dodržování vašeho předem stanoveného komunikačního plánu, který zajistí informovanost zúčastněných stran o stavu projektu.

• Monitorování pracovních týmů a pracovních činností na kritické cestě.

• Identifikace příležitostí ke zlepšení výkonu plánu rychlým sledováním nebo dokončením činností paralelně nebo tam, kde je to nutné, zhroucením rozvrhu přidáním zdrojů.

• Sledování skutečných versus plánovaných nákladů.

• V některých případech monitorování, výpočet a vykazování získané hodnoty pro plán projektu.

• Monitorujte a snižujte rizika a podle potřeby upravte plán rizika.

Uzavření projektu: Jakmile jsou všechny podrobnosti a úkoly vašeho projektu dokončeny a schváleny klientem nebo vlastníkem projektu; můžete konečně svůj projekt ukončit. Uzavření projektu je stejně důležité jako jeho zahájení, plánování a provádění. Budete chtít dokumentovat všechny informace z projektu a organizovat je úhledně, abyste se k němu mohli vrátit v případě potřeby. Také je vhodný čas, aby se projekt uskutečnil post mortem, takže všichni členové týmu mohou uvažovat o tom, co se v průběhu projektu stalo správným nebo špatným. Mělo by být také zdokumentováno, aby výsledek mohl být sdílen s ostatními členy projektu a vložen do složky historie projektu. Konečně je důležité formálně odložit projektový tým a poskytnout zpětnou vazbu a hodnocení výkonu, jak je uvedeno v zásadách vaší firmy.

-

Aktualizováno Art Petty