Tipy na přípravu místa události před zvláštními událostmi

Blahopřejeme! Naplánovali jste a provedli jste svůj předvolební plán pro vaši speciální akci a nyní přišel den samotné události.

Jedná se o kritickou fázi procesu, kterou musí každý plánovač událostí věnovat zvláštní pozornost - dostat místo události připraveno, aby se ujistil, že celá věc zmizí bez zásahu.

Parkování

Musíte se ujistit, že vaše webové stránky jasně označují parkovací místo pro vaše speciální akce a že účastníkům byla zaslána emailem jasná mapa dostupných parkovacích míst, včetně preferovaných vchodů a oblastí, které jsou nejblíže vaší události registrační stůl.

Nezapomeňte uvést podrobnosti o dostupných parkovacích místech.

Tip: Pokud není parkoviště speciálně vymezené pro přístupné parkoviště, je dobré vytvořit si vlastní oblast co nejblíže k vchodu. Můžete to provést pomocí dopravních kuželů a nebezpečné pásky, je-li to nutné.

Je-li parkování obtížné, uveďte podrobné pokyny pro vaše delegáty a ujistěte se, že máte parkoviště nebo jasné signage na místě.

Zabezpečení

Pokud máte v plánu mít bezpečnostní tým na místě, je důležité, že přesně vědí, jaké jsou jeho povinnosti a co od nich očekáváte.

Ujistěte se, že jim poskytnete písemnou sadu pokynů, které podrobně popisují situace, v nichž se očekává, že zasáhnou nebo budou spravovat. Viditelná bezpečnost může být významným "komfortním faktorem" například pro účastníky akce, ale špatně běží bezpečnost může vážně ohrozit. Nebezpečí vytváření negativního dojmu - zabývejte se pouze renomovanými bezpečnostními společnostmi a nezapomeňte důkladně zkontrolovat odkazy.

Registrace

Počet prvních zobrazení. Účinnost (nebo jinak) vašeho procesu registrace událostí nastaví tón pro zbytek zkušeností účastníků.

Mějte na paměti, že pokud váš registrační proces je naštvaný a vaše delegáti stojí s časem v ruce a mobilním telefonem k dispozici, existuje skutečné nebezpečí, že se o tuto zkušenost podělí s kolegy nebo sociálními médii.

Zde jsou některé tipy, které mohou plánovači událostí využít k tomu, aby vám pomohli zmírnit jakoukoli negativní reakci v této rozhodující fázi řízení:

• Nabídka předběžné registrace v dny před vaší událostí. Tento jednoduchý nápad může trvat velkou část tlaku v den samotné události.
• Zaměstnanci vaší registrace by měli svou událost znát dovnitř a být schopni odpovědět na jakoukoli možnou otázku, která vznikne rychle a efektivně.
• Nabídněte občerstvení a lehké občerstvení v oblasti registrace a ujistěte se, že máte dostatek místa k sezení a stolům, aby lidé mohli prozkoumat tote tašky a dokonce čekat, až přijdou kolegové nebo přátelé.
• Zobrazte pokyny pro stažení aplikace pro mobilní události, abyste zajistili, že delegáti mohou začít plánovat své události.

Audio / vizuální

Promluvte s vaším hlavním mluvčím, přednášejícími a sponzory, abyste si byli naprosto jisti, že jejich potřeby pro prezentační zařízení jsou plně pokryty.

Pokud mají v úmyslu prezentovat snímky z vlastních přenosných počítačů, ujistěte se, že jsou k dispozici všechny potřebné konektory. Měli jste tyto prezentace zkontrolovat pár dní předem samozřejmě!

Tvůj tým

Projděte důkladně své týmy, abyste se ujistili, že všichni jsou zrychleni, a neexistují žádné poslední pochybnosti nebo mezery v tom, co se od nich očekává.

Tip: Je vhodné spustit pre-con (předkonferenci) pro speciální akci v této fázi, včetně re-capu všeho, co je k úspěchu akce nutné.

Přemýšlejte o účastníkovi

Nakonec se ujistěte, že se dostanete do obuvi svých účastníků a zvážíte celou událost z jejich perspektivy.

Pokryli jste vše, abyste svou zkušenost dokázali hladce a bez problémů? Je něco, co by mohlo být matoucí nebo špatně vysvětleno? Existují nejdůležitější mezery v plánování (připravte se na to)?

Bez ohledu na to, jakou velikost jsou vaše speciální události, tyto 6 tipů pro přípravu vašeho webu pro události před zvláštními událostmi vám pomohou s angažmáním, marketingem a vytvářením sítí. Provedení vaší akce začíná správným plánem.