Tipy pro správu událostí plánování událostí

Vedení více skupin na stejné stránce je jedním z největších problémů, které plánovači událostí čelí každý den. Zatímco každý, kdo se účastní události, chce, aby byl úspěch bez definované cesty komunikace, bude vždy možnost, aby se podrobnosti dostaly do trhlin. Předcházení přehlédnutí lze zabránit vytvořením informačního diagramu od samého začátku. Postupujte podle následujících pokynů, abyste udrželi všechny strany ve stejném směru.

Buďte hlavou

Většina akcí je společným úsilím několika různých oddělení, ale na konci dne musí být jeden vůdce, který bude dohlížet na celou produkci. Každá osoba v týmu by se měla soustředit na svou specializaci a pochopit důležitost svých hranic. Identifikujte se jako vedoucího plánovače od samého počátku projektu. Vysvětlete svým spolupracovníkům důležitost toku informací a ilustrujte, co se stane, když jsou protokoly ignorovány. Vzhledem k tomu, že nikdo nechce být zodpovědný za vytvoření problému, vysvětlí pravidla pro vnitřní dialog v první den.

Uspořádejte výbory

Cílem je spárovat pracovníky, jejichž povinnosti se nějakým způsobem protínají. Například marketingové oddělení by mělo být ve stejném výboru jako audiozraktický tým, aby bylo zajištěno správné zobrazení všech grafických prvků a log. Vytvoření týmů, které přirozeně potřebují spolupracovat, eliminuje spoustu nadbytečných e-mailů, které se při shufflu ztrácejí.

Zvolte jeden kontakt z každého výboru, který vám sdělí poslední vývoj.

Uzávěrky

Lhůty pro zveřejnění daleko předem sníží úroveň stresu pro všechny zúčastněné strany. Význam vašich lhůt můžete posílit vytvořením vývojového diagramu, který ilustruje, jak bude práce každého výboru sloužit k tomu, aby vše bylo spojeno.

Zaměstnanci obecně lépe reagují, když vědí, že další oddělení čeká na jejich odpověď. Sdílení těchto informací udržuje proces transparentní a zdůrazňuje odpovědnost bez použití negativních opatření.

Informování vedoucích pracovníků

Jednou z největších chyb, které můžete udělat, je pracovat v zákulisí, dokud nebudete připraveni prezentovat návrhy vašim výkonným vůdcům. Zřídka, kdybyste někdy chodili do své kanceláře a odešli, aniž byste museli změnit některé aspekty vaší události. Uložte si tuto frustraci proaktivně s nimi v pravidelných intervalech během plánovacího procesu. Je mnohem snazší provést změny ve středu vašeho projektu na rozdíl od kroužení zpět na konci.

Kontaktujte dodavatele

Další zdánlivě nevinná chyba, která může nastat, je sekundární komunikace s dodavateli.Stává se to, když spolupracovník převezme iniciativu, aby kontaktoval prodejce přímo a sdílel detaily o plánování, o kterých si nevíte. Výsledek těchto stranových rozhovorů může mít velký vliv na to, jak se událost spojuje. Jediným způsobem, jak tomu zabránit, je omezit dodavatele od přijímání objednávek od ostatních zaměstnanců. Možná si myslíte, že to nejdřív zní jako drsné, ale budete spát mnohem jednodušší, kdybyste věděli, že všechny toky informací protékají.

Proaktivní aktualizace

Plánovač hlavních událostí vyžaduje, abyste sdíleli tolik informací, kolik jste obdrželi. Uložte hlavní plánovací dokument, který načrtne podrobnosti události a pošlete týdenní aktualizace všem členům vašeho výboru. Udržujte své komunikace krátké a na okamžik. Chcete, aby všichni četli poznámky v týdenních e-mailových aktualizacích, ale pokud neustále stoupáte, rychle ztratíte pozornost.

Správa toku informací o vašich událostech vyžaduje stejné postupy jako mezirezortní komunikace. Uvědomte si všechny své povinnosti a sdílejte důležité informace se všemi zainteresovanými stranami. Kritickým rozdílem je, že jste generálním ředitelem projektu. Vaším úkolem je spravovat všechny detaily, které přicházejí, a překládat je do společné vize, která splňuje potřeby každého oddělení.

Základem úspěchu je zajištění toho, aby všechny informace proudily stejným směrem.