Tipy pro vedoucí oddělení plánování událostí

Na vrcholu plánování firemních událostí je pozice ředitele. Tato osoba obvykle dohlíží na práci více koordinátorů při stanovování standardů praxe pro celé oddělení. Není to snadná práce, ale může být odměna jak z hlediska kariéry, tak i finančně. Klíčem k tomu, abyste se ujistili jako účinný ředitel, je vést příkladem.

Zde jsou některé oblasti, kde budete potřebovat ukázat zkušenosti a odborné znalosti …

Rozhodování

Zdá se, že každý aspekt plánování událostí zahrnuje volbu. Z místa konání a pohoštění dodavatelů a výběru dekorace se plánovači musí včas rozhodnout o skupině. Tyto možnosti jsou zesíleny ve vedení, protože celé oddělení se na vás dívá na konečné schválení. I když je důležité informovaně volit, musíte rychle zvolit směr, aby se věci udržely v pohybu.

Řízení procesů

Oddělení s více koordinátory mají obrovské množství informací, které procházejí každým dnem. Patří sem důležité dokumenty, jako jsou smlouvy, objednávky banketních událostí, faktury a smlouvy o prodeji. Jediným způsobem, jak efektivně spravovat všechny tyto informace, je mít pro členy týmu definovaný proces, který je bude sledovat. Bez strukturovaného režimu pro předkládání dokumentů a sledování požadavků po lhůtě, vaše oddělení nakonec uvidí den, kdy něco důležitého projde skrz trhliny.

Být přesný s tím, jak očekáváte, že informace protékají vaším týmem, a pokuste se o začlenění kontrolních bodů do sledování pokroku.

Ředitel personálu

Je téměř nemožné vést tým bez pochopení toho, jak každá osoba přispívá k misi. Při plánování událostí se tým rozšiřuje na každého účastníka výstavby akce.

Když se na to podíváte, seznam může být dost dlouhý. Na vrcholu jsou koordinátoři událostí a odtamtud se hierarchie rozděluje na servery, ucely a bezpečnostní pracovníky. Dobrý režisér chápe, jak má každá z těchto pozic vykonávat. Pokud dojde k problémům, mohou se problém přímo zabývat a řídit lidem správným směrem.

Minimalizovat neúčinnosti

Čas je kritickým zdrojem při plánování událostí a cílem každého ředitele by mělo být minimalizovat čas, který se ztrácí na nerozhodnosti a čekání. To může být stejně snadné jako identifikace lepšího způsobu uspořádání místnosti nebo složité jako reorganizace struktury oddělení. Cílem reorganizace úkolu nebo struktury by mělo být přesné určení, kdy dochází ke ztrátě času, a zároveň poskytnout řešení, které by bylo efektivnější.Každá minuta, která se odkloní, nemůže být obnovena, takže je nezbytné neustále analyzovat procesy, aby se odhalily oblasti, které je třeba zlepšit.

Podporujte týmovou práci

Trvá tým kvalifikovaných jednotlivců, aby provedli plán akcí, a na konci dne se všichni spoléháme na to, abychom tuto práci udělali. Dobré týmy obvykle nespojují sami sebe - jsou vedeny zkušeností a směrem jejich trenéra.

Při plánování událostí je trenér ředitelem a předchůdce sdílení odpovědnosti začíná s nimi. Je to ředitel, který se musí ujistit, že potřeby klienta jsou řádně sděleny jiným oddělením, aby se vše na podlaze akce stalo. Nikdo není zodpovědný za úspěch nebo neúspěch události a dobrý režisér bude podporovat atmosféru, kdy každá osoba bude chápat jejich vztah k většímu obrazu.

Vedoucí oddělení plánování událostí vyžaduje značné množství zkušeností, ale veškeré zkušenosti ve světě nenahrazují skutečné vůdčí schopnosti. Musíte být schopni nasměrovat zaměstnance a analyzovat procesy, abyste získali z vašeho týmu co nejvíce. Pokud se chcete stát ředitelem, pak jsou to rysy, které budete chtít rozvinout, abyste se mohli uvažovat o další příležitosti ve vaší kariéře.