Tipy pro zapůjčení nejlepšího plánovače událostí nebo producenta

Pronájem externího plánovače nebo producentů událostí nemusí být náročnou úlohou, ale měli byste se ujistit, že trávíte čas získáním těch nejlepších plánovačů událostí a jejich podrobným prohlídkou předtím, událost.

Existuje celá řada proměnných, které je třeba vzít v úvahu při výběru, včetně cíle vaší události, rozpočtu, s nímž pracujete, vašeho důvodu externího pronájmu a dostupných kandidátů na tuto práci, a naštěstí existují počet skvělých zdrojů, které mohou společnosti využít při výběru nejlepšího plánovače událostí nebo producenta, aby pomohly při vytváření své firemní akce.

Následující příručka vám pomůže zjistit, zda potřebujete plánovač událostí pro další firemní událost, a pokud ano, jak vybrat nejlepšího kandidáta pro danou úlohu.

Určete cíl vaší události a potřebu plánování událostí

Většina lidí si myslí, že pronájem externího plánovače událostí nebo kuchař začíná určením rozpočtu události, ale pravdou je, že je důležitější začít nejprve definováním toho, proč chcete držet událost na prvním místě. Než se dostanete k externímu nebo internímu zdroji, který vám pomůže naplánovat tuto událost, chcete být schopni sdílet důležité cíle události. Odpovězte na své důležité dotazy o tom, kdo, co, kdy, kdy, proč a jak - bude mít spousta času později.

Jakmile definujete své cíle, začne se objevovat několik jasných nápadů o tom, jakou téma a zprávu chcete předložit na vaší akci, ale co je nejdůležitější, budete chtít určit, jaké aktivity a služby, které potřebujete k externímu zdroji, který chcete spravovat ve vašem zájmu.

Budete chtít určit, jaký rozpočet máte pro plánovače a zda vám pomohou vybrat místo konání, sestavit nabídky a vydat doporučení ohledně možností jídla a nápojů, zdrojových reproduktorů a zábavy, být na místě pro denní výrobní potřeby a / nebo pomáhají vytvářet důležité komunikační dokumenty, jako jsou pozvánky a seznam hostů.

Pokud plánujete svou událost sama a stále máte některé z těchto potřeb nesplněných, je pravděpodobné, že budete chtít najmout plánovač událostí pro správu těchto úkolů a odpovědností.

Použijte místní zdroje pro vyhledání kvalifikovaného plánovače událostí

Často si lidé myslí, že slovo z úst je nejlepší způsob, jak si pronajmout plánovač událostí pro výroční večírek, snídani obchodní schůzku, víkendový ústup nebo jiný typ akce, a to určitě pomáhá, nejspíš to není nejúčinnější přístup.

Pokud se pokoušíte najít nejlepší plánovač událostí pro vaši záležitost, je nejlepší vyhledat něco, kdo má zkušenosti a má silnou pověst v rámci komunity plánovačů událostí.Word of mouth poskytuje příležitost pro snadný prodej pro plánovače, kteří chtějí najít nové klienty, ale vzájemná pověst je velmi efektivní.

Bez ohledu na to, zda se jedná o společenskou událost nebo firemní schůzku, obecně platí, že pravidla pronájmu plánovače událostí nebo kuchařky zůstávají stejná: chcete najmout někoho, kdo má zkušenosti s vytvářením vašeho typu události.

Zamyslete se nad kapitoly odborných skupin členů nebo se podívejte na národní nebo místní kapitolu Mezinárodní setkání odborníků, Mezinárodní společnost zvláštních událostí, Národní asociace manažerů ve stravování nebo Asociace svatebních profesionálů. je také důležité zjistit, kdo publikuje články ve svém oboru.

Chcete-li vědět, kdo má pověst pro poskytování služeb nebo odborných znalostí na konkrétním trhu, zeptejte se na místních úmluvách a návštěvníci úřadu, jelikož mnoho aktivistů je aktivními členy a také udržují vztahy s místními obchodními komorami. jiným způsobem, jak získat odborníky z praxe, je oslovit obchodní oddělení konvence hotelu - s vámi budou sdílet, komu věří.

Rozhovory a diskuse o potřebách událostí se žadateli

Většina plánovačů událostí bude dychtivě slyšet o vaší konkrétní události, ale nejprve jim poskytne stručné informace a více se zaměří na své odborné znalosti v počátečním kole rozhovorů, během kterých byste měli snížit počet kandidátů až na tři nejsilnější žadatele.

Měli byste pak požádat každého plánovače událostí nebo jejich firmy o sdílení informací o jejich podnikání, zkušenostech s minulými událostmi a o tom, jak plánují nepředvídatelné události, a věnovat velkou pozornost způsobu odpovědi žadatele a následným otázkám, může mít pro vaši společnost, událost nebo její cíle.

Dobří plánovači vás projdou diskusí, aby se dozvěděli o vašich celkových cílech, časové ose, rozpočtu, počtu hostů a osobních preferencích. Dobří plánovatelé se vás zeptáte na otázky o vaší organizaci a dozvíte se o vašich cílech a konkrétních událostech. Podívejte se na tyto příznaky při rozhovorech s cílem nalézt kandidáty, kteří stojí nad ostatními.

Ačkoli není vždy možné se setkat s někým osobně během prvního kola rozhovorů, zvláště pokud je váš program mimo město, může to být rozhodující krok při výběru správného plánovače nebo producenta pro vaši akci a společnost.

Schůzky typu "face-to-face" poskytují přehled o zkušenostech nebo zkušenostech plánovače v jeho vztahu s týmem ve vaší společnosti, který vám pomůže vytvořit tuto událost - budete chtít vybrat kandidáta, který má nejen skvělý ale i toho, kdo se se svým týmem setká.

Možnosti zúžení a výběru

Není to dost dobré, aby jste se vyhnuli vašemu instinktu, rady vašich přátel nebo dokonce kolegů a spolupracovníků, nebo osobní jednání samotné - toto je vaše událost a < vaše jméno a bude s vámi spojena vaše reputace - budete muset také zkontrolovat reference svých kandidátů.Ujistěte se, že jste se zeptali na jména klientů, s nimiž kandidáti již dříve pracovali, ale také do historie každého z plánovačů, abyste mohli najít události, které si možná nemusela zmínit - možná byste zjistili, že udělal několik událostí s konkrétním klientem, Neudělá jeho životopis. Poté, co ověříte, že kandidát dobře spolupracuje s vaší společností, prokazuje odborné znalosti v oboru a má docela dobře pochopení události, kterou chcete s sebou vyvíjet, je na čase zkrátit výběr na jednu a poslouchat jeho představy o události. Na základě vašich cílů a nápadů vám plánovač dobrých událostí představí plán, který vám pomůže dosáhnout vašeho tématu - pokud je to soukromý večer a večeře pro intimní skupinu lidí, plánovač by měl přijít k vám s nápady, které zahrnují mnoho z podrobnosti o vašem programu.

Plánovač událostí by měl v tomto okamžiku představovat nápady, které vám pomohou mít pocit, že jste vzali rozpočet a zdvojnásobili jeho hodnotu. To by mělo být zřejmé v tom, jak si představují svou představu o vaší akci.

Porovnání vašeho rozpočtu s plánem událostí

Na základě vašich cílů události je možné vytvořit obecný pocit, kolik to bude stát za různé prvky vašeho programu, které se budou lišit podle typu události, kterou jste hosting a co to zahrnuje. Mnozí lidé, kteří poprvé organizují akci, často spadají do pasti, že chtějí naplánovat akci na šampaňské v rozpočtu na pivo, a proto se mnoho lidí obráti na svého plánovače událostí o pomoc.

Ideální kandidát si vezme, jaký rozpočet jej předložíte, a změní jej na něco kouzelného, ​​ale tyto myšlenky přijde za cenu a je důležité, abyste požádal plánovače, aby zveřejnili všechny své náklady a potenciální zdroje jak tyto poplatky budou pokryty a zahrnuty do celkového rozpočtu - události plánovače se budou lišit od plánovače k ​​plánovateli nebo akciové společnosti na akciovou společnost.

V závislosti na povaze vaší události budete požádáni o poskytnutí vkladů, papírování a smluv na plánovač akcí a na místech a službách, které nabízejí. Jedná se o dokonale přijatelný způsob, jak se vypořádat s podnikáním, ale nejlepší poradenství v tomto okamžiku je vyhledat odbornou radu a nikdy nepodepsat smlouvu, která nebyla posouzena vaším vlastním právním poradcem - zvláště pokud jednáte s jednotlivci, kteří nemusí mít stejné zdroje velké firmy.

Zůstaňte s plánovačem a buďte připraveni na oheň a rehire

Nejvíce špatných příběhů, které se dějí v souvislosti s plánováním událostí, jsou obvykle výsledkem nedostatku následného postupu. Plánování událostí vyžaduje účinnou koordinaci logistiky a odkládání těchto informací třetí osobě, může se obrátit na sebe, pokud plánovač událostí, který jste najali, není plně odpovědný cílům a cílům vaší společnosti.

Z tohoto důvodu byste jako manažer pronájmu měl úzce spolupracovat s plánovačem nebo výrobcem, abyste zajistili, že každý prvek produkce zhasne bez zásahu, aby se zajistilo, že místa a dodavatelé jsou připraveni na událost, aby zajistily platby před každým dodavatelem a po něm.To neznamená, že většina plánovačů událostí neplní své slíbené služby, ale jednoduše znamená, že byste se měli ujistit, že logistika byla potvrzena.

Pokud vše proběhne podle plánu, budete mít pro budoucnost úspěšnou událost a vynikající zdroj plánovačů událostí, ale pokud plánovací proces neprobíhá hladce pro písemně dohodnuté služby, je důležité zkontrolovat, zda projekt je v dobrém souladu s plánovačem.

I když je rozumné být trpělivé a pracovat prostřednictvím logistiky a případných nedorozumění na cestě, pokud nedostáváte služby, které chcete, pak byste měli být připraveni na nějaké vážné diskuse. Pokud je to nutné, buďte připraveni spálit špatného plánovače a mít možnost zálohování po celou dobu.