8 Tipy pro úsporu peněz pro firemní plánovače událostí

Firemní události jsou zábavné a nápady a místa brainstormingu přinášejí úroveň tvořivosti, kterou mnoho firemních událostí plánuje. Bohužel, tyto nápady mohou přestat mrtvé ve svých stopách, jakmile se čísla rozpočtu vrátí a realizace se nastaví v tom, že váš rozpočet na události nesplňuje vizi události.

Tvořivost však nezastaví proces plánování událostí. Je také zapotřebí naplánovat úspěšnou událost s omezeným rozpočtem.

Zde jsou některé tipy na úsporu peněz pro firemní plánovače událostí:

1. Znát váš rozpočet

Než začnete plánovat firemní akci, určit svůj rozpočet. Není smysl trávit svůj čas sestavováním nápadů a potenciálních míst, které si nemůžete dovolit. Počet přidělených nákladů na položky:

-

• Stravování
• Zábava
• Místo konání
• Hostující mluvčí
• Dekorace
• Další náhodné

2. Nezapomeňte na tyto rozpočtové položky

Při plánování podnikové události nezapomeňte uvést náklady na následující položky:

• Tisk výtisků, prezentace
• Náklady na značení a bannery
• Marketingové a propagační náklady < Registrační služby na místě

3. Přijměte svůj rozpočet

Chuť šampaňského na rozpočet piva? Nezoufejte. Ušetřete si frustraci, že se pokoušíte naplánovat velký rozpočet s malým rozpočtem na události. Přijměte rozpočet, který máte. Místo toho, abyste dostali frustraci z nedostatku zdrojů, buďte kreativní.

Existuje mnoho způsobů, jak mohou firemní plánovači událostí naplánovat úspěšné, nezapomenutelné akce s omezeným finančním využitím.

4. Buďte flexibilní, když vyjednáváte o svém místě

Pokud je to možné, buďte flexibilní při jednáních s místem konání. Zvažte několik potenciálních termínů pro vaše firemní akce a zeptejte se, zda hotel má během tohoto časového úseku nějaké otvory.

Hotely často nabízejí zlevněné ceny, které vyplní otevření kolem vašeho cílového data, a můžete vyjednat lepší sazby, pokud budete moci obejít své špičkové časy poptávky.

Kromě toho, pokud existuje několik míst v oblasti, které vyhovují vašim požadavkům, použijte to ve svůj prospěch. Když soutěžíte o podnikání vaší společnosti, mohou se sdružení zabývat cenami a podbudit další zařízení v oblasti, abyste získali vaši firmu.

5. Vyhněte se posezení

Pokud podáváte jídlo na vaší firemní akci, je mnohem efektivnější sloužit ve stylu bufetu versus posezení. Bufet nejen eliminuje náklady na číšníky a stolní služby, ale můžete také snížit peníze vynaložené na samotné jídlo.

Chcete-li, aby se hosté vzájemně mísili a setkávali se, pak zvážíte, jak se podávají jídla prstů a sníží se prostor pro posezení a jídlo.Když hosté stojí a mají malé talíře, jedí méně a tráví více času zabývající se konverzací.

Úplné otevřené pruhy vám mohou vyrazit z vašeho rozpočtu na události, takže zvažte omezení baru na pivo, víno, sódu a džus.

6. Book Guest speakers Early

Stejně jako letecké letenky a hotelové pokoje, poplatky mluvčích mají tendenci vylézt blíž k zákazníkovi. Zarezervujte si časně, abyste získali nejlepší sazbu.

Udělejte trochu průzkumu a ujistěte se, že existuje vhodný hostující řečník, který bude v té době již ve vaší oblasti. Mohou nabízet sníženou sazbu a ušetřit na dopravních a ubytovacích nákladech.

7. Zvažte používání sponzorů

V dnešním světě existují všichni sponzoři, od arény a koncertní síně po samotné sportovní akce. Zvažte použití sponzorů, které pomohou vyrovnat náklady vaší události. Společnosti, které jsou úzce propojeny s vaší firmou nebo průmyslem, mohou vítat příležitost propagovat své jméno svým divákům. Ujistěte se, že je vhodná pro vaši společnost a klientelu na vaší firemní akci a prozkoumejte, co budou nabízet výměnou za expozici.

8. Buďte opatrní při sledování výdajů

Při plánování firemní akce budete mít pravděpodobně tým několika lidí, kteří odpovídají za jednotlivé úkoly.

Dávejte pozor na všechny tyto osoby, pokud jde o jejich výdaje. Jasně sdělte své rozpočtové pokyny a pečlivě sledujte výdaje. Požádejte o pravidelné oznamování všech uskutečněných nákupů a nastavte pokyny, pro které musí být výdaje schváleny před provedením. Jedná se o jednu oblast plánování firemní události, kdy kontrola je rozhodující pro udržení výdajů v rámci vašeho rozpočtu.