Strategie optimalizace účtů

V mnoha podnicích se oddělení, které platí splátky, nedostává hodně pozornosti, pokud se něco nestane. Existuje však mnoho, co se dá získat z oddělení, které je dobře spuštěno. Naopak, je zde spousta problémů, které mohou pocházet z toho, který je jen nakloněn. Toto oddělení má často obrovský dopad na peněžní tok podniku a existují příležitosti, které lze získat nebo ztráty z využívání platebních dohod s dodavateli.

Oddělení správně vedených účtů by mělo být schopno využít objemových slev a slev na předčasné splacení, stejně jako určení nejlepšího způsobu, jak udržet co nejvíce hotovosti pro podnikání za další výdaje a investice. Toto oddělení by mělo být také schopno zajistit, aby dodavatelé plnili své povinnosti na základě smluv a smluv, takže pokud nebudou splněny standardy týkající se objemu nebo kvality, budou vyřešeny problémy a budou přijata vhodná nápravná opatření.

Problémy se splatnými běžnými účty

Přestože existují četné příležitosti ke snížení nákladů a uvolnění hotovosti, existuje i řada překážek, jimž podniky čelí při pokusech o dosažení těchto cílů. Studie společnosti Canon o zpoplatnění účtů za rok 2014 zjistila, že zpracování papíru je pro mnohé organizace jedním z největších zdrojů problémů, přičemž čas, který trvá na vyřešení papírové fakturace, je největším problémem.

-

Dalšími hlavními zdroji znepokojení byly:

• Zajištění, aby byly platby uskutečněny včas
• Zjednodušení procesu schvalování faktur
• Získání nejlepších platebních podmínek u dodavatelů a zajištění dodržování závazků
• Řešení různých dodavatelských účetních a fakturačních systémů
• Zaznamenávání a ověřování bezpečnosti dat a transakcí

Mnoho z uvedených problémů se zhoršuje nebo vytváří spoléhání se na fakturování na papíře. Ztráta papírování je častým problémem v mnoha organizacích, což vede k pozdním nebo zmeškaným platbám. Navíc, zatímco řada podniků má zájem o digitalizaci svých papírů, většina dodavatelů stále zasílá papírové faktury nebo je zasílá faxem.

Většina malých podniků zpracovává vlastní papíry a jejich část se dělá ručně. Vzhledem k tomu, že málo dodavatelů přešlo na elektronickou fakturaci, většina organizací utrácí velké množství pracovní síly ručně zadáním dat a vytvářením digitálních kopií dokumentace.

Použití papírové dokumentace často zpomaluje proces schvalování faktury, protože kopie musí být provedeny a doručeny příslušným členům vedení za účelem přezkoumání. Pokud papírování není snadno přístupné nebo dostupné v digitálním formátu, je výzvou analyzovat data a zajistit, aby byly získány nejlepší platební dohody a splněny závazky.Dlužné smlouvy na čas a včasné platby mohou být snadno ztraceny, pokud podniky nebudou schopny provést platby, pokud budou požadovány, takže problémy týkající se papírování mohou být nákladné.

Zlepšení a optimalizace

Vzhledem k tomu, že řada otázek souvisejících s řádným průběhem účtů, které mají být zaplaceny, pochází ze stejných základních příčin, existuje také několik úprav, které mohou organizace učinit, současně. Tři z nejúčinnějších způsobů, jak mohou podniky zefektivnit své oddělení, jsou:

• Použijte rozpoznávání objektových znaků pro digitalizaci papírování
• Využijte on-line portály přístupných dodavatelům
• Vytvořte pracovní postupy správy

OCR

Zatímco řada firem rutinně využívá skenerů k vytváření digitálních kopií papírování, obvykle se jedná pouze o vytvoření obrazu dokumentu, který je uložen v počítači. To znamená, že informace je třeba zadat ručně do databáze, takže zatímco ztráta záznamů je méně problémem, je to stále časově náročné.

Rozpoznávání znaků nebo OCR zahrnuje skenování dokumentu a získávání dat z něj. Tato data mohou být automaticky přidána do databáze nebo tabulky. Proces OCR pomáhá snížit problém s ručními chybami při zadávání dat a umožňuje zadání informací, jakmile je přijata dokumentace. OCR trvá přibližně stejnou dobu pro zaměstnance jako skenování dokumentu pro vytvoření souboru obrázku a obecně nevyžaduje žádné další kroky. Per Gartner existují organizace, které dokáží vyúčtovat 80% nebo více faktur bez nutnosti přímého zapojení zaměstnanců.

Portály dodavatelů

Zjednodušení procesu zadávání faktur a dat do centralizovaného systému může podnikům umožnit vytvářet nebo využívat online portál, který umožňuje podnikům a jejich dodavatelům sledovat objednávky, prohlížet faktury a zjistit, kdy plateb jsou vyrobeny. Zpřístupnění těchto údajů řadě osob v organizaci může pomoci zajistit, že oddělení platebních účtů má řádný dohled a může pomoci urychlit čas potřebný k schvalování faktur. Umožnit dodavatelům přístup k portálu umožňuje těmto firmám předkládat faktury a sledovat platby, stejně jako být informováni o všech problémech s obdrženými dodávkami nebo problémy s fakturací.

Zavedení pracovních postupů a procesů

Nicméně organizace se rozhodne zvládnout své úsilí v oblasti správy dat, je důležité, že existuje zavedený proces správy účtů a plateb. To umožňuje podnikům zajistit, aby operace fungovaly a zjistily alternativy, pokud jsou těžkopádné nebo způsobují chyby nebo zpoždění. Podle Deloitte by tyto procesy měly podrobně uvést, co dělá oddělení, které platí, když obdrží fakturu, jak jsou data vloženy a sdíleny a jaký proces je pro schvalování faktur. Měly by existovat také pokyny pro určení nejlepších způsobů řešení plateb různých typů dodavatelů.

Zatímco mnoho dodavatelů nabízí slevy za platbu do 30 nebo 90 dnů, nemusí to být zlevnění, pokud by to omezilo peněžní tok organizace. Je také důležité, aby existoval způsob, jak ověřit, zda společnost i dodavatelé splňují požadavky smlouvy nebo dohody. Zavedení pracovních postupů pro řešení těchto problémů může organizacím pomoci při správné volbě.

Pokud dodavatelé nedoručují včas, v dostatečném množství nebo v odpovídajících množstvích, nemusí společnosti platit faktury, dokud nebudou tyto záležitosti vyřešeny. Pracovní postup může být rozhodující při zjišťování toho, co je třeba udělat při vzniku těchto otázek. Kromě toho musí být platby poskytnuty dodavatelům také včas, aby se zabránilo ztrátě slev nebo sankcím za opožděné platby. Každá smlouva s dodavatelem musí být zdokumentována a aktualizována, jak se věci mění, a procesy by měly zajistit, aby každý účet byl zpracován náležitě.

Vytvoření pracovních postupů může také pomoci společnosti:

Outsourcing

Digitalizace záznamů, implementace OCR a používání portálu, na který mají dodavatelé přístup, nemusí být něco, co je pro menší podniky nezbytné, ale organizace by neměly předpokládat, že náklady nebudou moci podnikům využít těchto výhod. Zatímco náklady na zřizování a údržbu elektronických systémů mohou být pro mnohé malé a střední organizace zakázány, dělá to v rámci podniku často, není nutné. Existuje celá řada poskytovatelů třetích stran, které organizace mohou tyto úkoly zadávat externím. Organizace mohou získat pomoc z externích zdrojů pro vše od založení procesu OCR k tomu, aby pomohly společnosti vytvořit pracovní postupy pro analýzu dodavatelských smluv.

Zatímco organizace nemusí být schopny ušetřit náklady na zavádění různých IT systémů samy o sobě, jejich získání třetí stranou je často velmi cenově dostupné. Firmy budou muset porovnat náklady na využívání externích subjektů k vývoji těchto systémů proti potenciálním úsporám a hodnotě uvolnění hotovosti, ale outsourcing umožňuje organizacím využívat technologie a systémy, které by byly obvykle příliš drahé.

• Zajistěte, aby byly objednávky zakázek vytvořeny pro každou novou objednávku
• Ověřte, že faktury odpovídají přijatým produktům a splňují smluvní dohody
• Zkontrolujte, zda jsou platby uskutečněny včas a zda nejsou duplikovány
• Určete nejlepší způsob placení faktur, např. Prostřednictvím EFT nebo kreditních karet, ke snížení poplatků