Příprava Příručky pro plánování konference

Plánování konference vyžaduje soubor dovedností, který zahrnuje neuvěřitelné organizační schopnosti, schopnost multitasku, energii, tvořivost, obchodní znalosti, interpersonální dovednosti a pozornost k detailům. Vyžaduje také komplexní průvodce plánováním konference, který nejenže vás udrží v rozvrhu, ale poskytne velmi potřebnou jistotu, že jste na cestě nezapomněli.

Plánování konference se liší od jiných typů plánování událostí a zahrnuje další kroky.

Konference mají tendenci být události velkého rozsahu, které obvykle trvají rok nebo více, než plánujete. Váš seznam úkolů může zahrnovat výběr místa konání, rezervace hotelových pokojů, nastavení registrace online, zajištění reproduktorů, zajištění pohostinských apartmánů, pořádání výstavních sálů, plánování schůzek, manipulace s potravinami a nápoji a další. Příprava dobře organizovaného průvodce plánováním konference, který mapuje kroky, je nutností pro každého úspěšného plánovače konference.

Následující kroky vám pomohou připravit průvodce plánováním konference, který bude sloužit jako plán pro plánování každé konference. Přizpůsobte si a upravte průvodce podle události, kterou plánujete, a udržujte ji v ruce. Při správné přípravě a využívání se brzy stane vaším nejcennějším nástrojem pro plánování konferencí.

Začněte se základy

První část vašeho průvodce plánováním konference by měla obsahovat základní informace o konferenci:

• Datum a čas události
• Umístění události (je-li známo)
• Účel události

Zahrňte další známé prvky, jako jsou alternativní data nebo počet účastníků.

Jaký je plán?

Předtím, než se dostanete do plánování různých prvků konference, musíte zjistit, jaké jsou tyto různé prvky a kde se hodí do celkové schématu vaší akce.

Takže vyjměte pero a podložku nebo si sedněte před počítačem a začněte psát všechno, co vám napadne. Nemějte strach o výpis věcí v pořadí významu nebo v jakémkoli chronologickém posloupnosti. To přijde později. Právě teď budete v podstatě zpracovávat velmi dlouhou a přesto jednoduchou verzi vašeho seznamu úkolů, který bude rozdělen do různých samostatných komponentů, které budou zpracovávány individuálně během procesu plánování.

Tato část se může uvést některý z následujících:

• výběr Místo
• výběrová Hotel
• Setkání prostor
• a pohostinství apartmá
• Konference Výstavní sál a stánků
• Slavnostní zahájení
• Reproduktor / registrace vystavovatele
• registrace účastníků
• Cestovní režim
• účastníků odznaky
• Program akcí
• Potraviny a nápoje
• Audio-vizuální
• On-site personální

Vezměte nějaký čas navíc v sestavte tento seznam, abyste nic nepřehlédli a nezapomeňte přidat něco, co se objeví později.Nenechte se ohromit mnoha oblastmi odpovědnosti uvedenými v seznamu. cílem je nyní uvažovat o všem, abyste mohli efektivně naplánovat a spravovat jednotlivé položky.

Vyberte místo konání

Jakmile zjistíte, kdy má být konference uspořádána a máte pochopit celkový rozsah události, dalším krokem je vybrat místo konání.

V závislosti na velikosti konference můžete vybrat jedno místo pro všechny vaše potřeby, od výstavní haly až po zasedací místnosti, banketové sály a hotelové pokoje. Pokud je konference příliš velká, aby mohla být ubytována na jednom místě, vyhledejte místo, které je v blízkosti externích hotelů nebo stravovacích míst, aby účastníci konferencí nemuseli cestovat příliš daleko od jednoho konference k druhému.

Přemýšlejte o registraci účastníků

Jak se účastníci zaregistrují na tuto konferenci? Jak obdrží potvrzení o registraci? Jak budou na konferenci generovány a distribuovány jmenovky? Váš průvodce plánováním konference bude obsahovat odpovědi na všechny tyto otázky a měl by být aktualizován po dokončení registrace konference.

Pokud se očekává, že událost přitáhne velké množství davů, je to cesta k online registračnímu systému.

Systém může zpracovávat platby, sledovat registraci a organizovat další relevantní informace a napomáhat při generování zpráv.

Vystavovatelé a konferenční výstavní haly

Výstavní prostory jsou společným znakem na konferencích a poskytují sponzorům a prodejcům možnost pronajmout prostor pro propagaci svých produktů a služeb. To je také příležitost pro hostitele konference, aby přinesla výnosy, pokud je funkce výstavy účinně podporována a dobře přijata. V závislosti na velikosti vaší konference vám bude řízení vystavovatelů a výstavní haly vyžadovat další čas a zdroje, a tak plánovat.

Jak bylo poznamenáno výše, online systémy registrace konference jsou nejlepším způsobem, jak sledovat registraci, takže pokud očekáváte velké množství vystavovatelů, zvažte začlenění registrace vystavovatele do systému registrace účastníků. Vystavovatelé budou potřebovat také následující:

• Odznaky pro vystavovatele
• Mapa výstavní konference s čísly stánku
• Příručky pro výstavní stánky
• Výstavní stánky
• Seznam on-site prodejci, kteří vám pomohou s pronájmem exponátů a službami

Jako plánovač konference budete zodpovědní za pronájem zabezpečení, abyste zajistili bezpečnost materiálů umístěných ve výstavní síni.

Naplánujte detaily konference

S některými většími odpovědnostmi, jako je výběr konference a registrace účastníků, můžete přesunout své zaměření na plánování konkrétních údajů konference. Stejně jako v případě plánování nějaké události, je organizace nejdůležitější, protože pozornost je věnována detailům.

Nyní je čas vyndat ten dlouhý seznam prádelníků, který jste sestavili na začátku procesu plánování konference.Podívejte se na seznam a proveďte změny nebo doplnění, které jsou nezbytné pro zohlednění nejnovějších úkolů a povinností. Dále položte tyto položky v chronologickém pořadí, počínaje položkami, které mohou nebo musí být dokončeny daleko předem. Například:

• Knižní blok hotelových pokojů
• Rezervační výstavní prostory
• Výzkumné online systémy registrace konference
• Plánovací marketingový plán

Začněte na začátku a jděte odtud. Pro každý detail, který je třeba upřednostňovat, je třeba zajistit, aby smlouvy byly podepsány a přijaty. Jak se blíží datum konference, vaše akce obsahují krátkodobé úkoly, jako například:

• Vyberte barevné schéma a výzdobu
• Vytvořte květinové uspořádání
• Zvolte menu
• Uspořádat dopravu na letiště pro reproduktory nebo VIP > Zvažte si průvodce plánováním konference jako svou příručku pro vše, co je součástí plánování konference, bez ohledu na to, jak je malá. Tato příručka se rychle stane neocenitelným nástrojem, který vás nejenže udrží v organizovaném a naplánovaném termínu, ale uklidní nervy, jak se blíží velký den, a máte pochybnosti, zda jste něco zapomněli.