By mal váš malý podnik jít bez papíru?

Stále více malých podniků jde bezpapírové. Nové a měnící se technologie nám daly nástroje, které potřebujeme k přeměně přepisovacích skříní do organizovaného digitálního formátu. Ale to neznamená, že půjde bezpapírové, nebo že je to správné rozhodnutí pro každý malý podnik.

Zde je pohled na klady a zápory kanceláře bez papíru, která vám pomůže rozhodnout, zda půjde bez papíru, je to chytré rozhodnutí pro vaši malou firmu.

Výhody kanceláře bez papíru

1. Ekologicky šetrné - Podle Denní zelené papír představuje 25% odpadů ze skládky a pokud by Spojené státy snižovaly spotřebu kancelářských papírů o pouhých 10%, zabránilo by to emisi 1. 6 milion tun skleníkových plynů. A to je jen pro papír, bez ohledu na výrobu a likvidaci inkoustových kazet a energii používanou tiskárnami. Chystáte-li se bez papíru, je to rozhodnutí šetrné k životnímu prostředí.

2. Nákladově efektivní - Stejně jako výhody kanceláře bez papíru pro životní prostředí mají výhody pro rozpočet malých podniků. Přemýšlejte o tom, kolik strávíte každý měsíc na papíře, inkoustu, poštovních zásilkách a dalších materiálech, které podporují papírovou kancelář. Pak zvážit prostor, který potřebujete k uložení všech vašich fyzických zásob a skutečných dokumentů. Může to být velmi nákladné. Postupem času by bezpapírové mohlo mít za následek obrovské úspory pro váš malý podnik.

3. Snadný přístup - Být bez papíru znamená, že všechny vaše důležité dokumenty jsou digitalizovány. Můžete je zálohovat do cloudu nebo k nim přistupovat prostřednictvím aplikace pro vzdálenou plochu, která vám umožní pracovat z mobilní kanceláře nebo kdekoli na místě a zůstat produktivní.

4. Organizace souborů - Pokud jste někdy promrzeli čas, který se míchá přes neorganizovanou spisovou skříňku nebo stohy papíru, abyste zjistili, co hledáte, víte, jak těžkopádné papírové dokumenty mohou být spravovány.

Když vytvoříte kancelář bez papíru, vytvoříte digitální souborový systém, který bude lépe organizovat, vyhledávat a vylepšovat v průběhu času. To dělá to, co byl kdysi bolestný proces hledání dokumentu tak snadné jako provádět vyhledávání.

Konzumace kanceláře bez papíru

1. Porucha systému - Digitální může být rychlý přístup, ale také znamená rychlou ztrátu. Zvažte, co se stane se všemi obchodními dokumenty, které jsou v počítači uloženy místně, pokud dojde k selhání systému. Mohli byste všechno ztratit. Je důležité, aby každý malý podnik, a zejména ti, kteří jsou bezpapírový, měli systém pro zálohování a ochranu dat mimo lokalitu.

2. Zabezpečení - Digitální soubory nemohou být chráněny zámkem na skříňce nebo kancelářských dveřích, takže bezpečnost dokumentů a citlivých informací je vážným problémem pro kanceláře bez papíru.Řešení zahrnují šifrování, lokální servery a omezený přístup, které mají všechny své vlastní náklady a výhody. Navíc je důležité zvážit povahu některých podniků a citlivost materiálů, s nimiž se denně manipuluje (přemýšlejte o svém účetním), jednoduše neumožňují chod bez papírů.

3. Revampové procesy - Část přechodu na bezpapírovou kancelář zahrnuje přezkoumání všech vašich současných provozních procesů a nalezení vhodných alternativ.

Například budete možná muset začít používat službu elektronických podpisů, online fakturační a platební služby a další aplikace, které nahrazují potřebu fyzických dokumentů. Všichni vaši zaměstnanci budou také muset být vyškoleni v novém systému, jakmile bude na svém místě.

4. Intenzivní čas - Chystání bez papíru není jednodenní proces; existuje mnoho faktorů, které je třeba zvážit. Trvá to čas, abyste zvážili všechny důsledky opuštění papírového světa za sebou a stejně tak dlouho, abyste provedli všechny změny ve vašich operacích, které podporují bezpapírové.

Rozhodnutí jít bez papírování je takové, které se liší od podnikání k podnikání, a rozhodně není univerzální rozhodnutí, které je správné pro každou společnost. Nejdůležitější součástí rozhodování o tom, že půjdete bez papírového papíru, provádí váš výzkum, abyste mohli rozhodnout, zda přínosy převažují nad výzvami.

Poté vytvořte systematický proces, který nejenže vám dovolí mít výhodu bezpapírového, ale také pomůže zvýšit produktivitu ve stejnou dobu.