Nákup do Pay Process Overview (P2P)

Úvod

Proces nákupu, který je znám jako proces P2P, spojuje procesy zadávání zakázek v rámci společnosti prostřednictvím procesu převzetí zboží a nakonec platby vydané prodávajícímu. V posledních letech se společnosti pečlivě zabývaly nákupem, aby platili procesy s cílem snížit celkové náklady, uvolnit potřebnou hotovost, zlepšit provozní výkonnost a zlepšit finanční rozhodnutí.

Vedle snížení celkových nákladů může zlepšit proces nákupu k zaplacení, a tím zvýšit viditelnost, která umožňuje vedení společnosti lépe komunikovat s dodavatelem o tom, kde jsou položky v procesu doručení, a platbu dodavateli.

Prvky procesu nákupu k zaplacení

Proces P2P má mnoho prvků, z nichž každá je důležitá v celém procesu. Proces začíná získáváním položek a končí platbou vybranému dodavateli.

Sourcing

Proces P2P začíná na oddělení nákupu, které je požádáno od výzkumu a vývoje nebo výrobního oddělení, aby našel prodejce pro zvláštní položku nebo službu. Oddělení výzkumu a vývoje mohlo vypracovat specifikaci, ve které musí dodavatel provádět.

V některých případech může být položka standardní skladová položka, která je potřebná pro výrobní proces, a může požadovat od nákupního oddělení pouze to nejlepší zboží za nejlepší cenu.

V závislosti na požadované položce nebo službě může oddělení nákupu vydat požadavek na nabídku (RFQ) nebo si vybrat vhodné dodavatele na základě předchozích vztahů.

Zakázky

Po výběru vhodného dodavatele nebo dodavatele pro odběratele bude uzavřen kontraktační proces, kdy dodavatelé a nákupní oddělení vyjednají smlouvu na základě ceny, platebních podmínek a plánů dodání.

Nákup

Po uzavření smluv mezi společností a prodejcem mohou být nákupní objednávky zvýšeny a zaslány dodavateli. Chcete-li zlepšit dobu doručení položek, společnost může odeslat nákupní objednávku elektronicky, nikoli odeslat nebo faxovat.

Odesláním elektronické objednávky lze informace zadat přímo do počítačového systému prodejce. Aby bylo zajištěno viditelnost, měl by dodavatel poskytnout společnosti informace o pokroku, jako jsou například aktualizované dny dodání a dokumenty, jako je například oznámení o pokročilé přepravě (ASN).

Potvrzení zboží

Po odeslání zboží od dodavatele je dalším krokem, aby tyto položky dorazily na zákazníka. Položky budou zkontrolovány, aby bylo zajištěno, že množství je stejné jako objednávka, stejně jako kontrola položek za poškození a kvalitu.

Pokud dojde k nějakému problému s obdrženými položkami, zákazník bude informovat prodejce, že bude možné vrátit jakýkoli předmět nebo sjednat slevu.

Fakturace

Dodavatel může zákazníkovi fakturovat kdykoli po odeslání zásilek. S využitím řešení elektronické fakturace může být P2P proces zefektivněn tak, aby informace byly zadány do systému zákaznického platebního styku.

Po přijetí položek, porovnaných s fakturou a objednávkou, může začít zpracování faktur.

Zpracování faktur

Při procesu P2P by zpracování faktur mělo být provedeno tak, aby byly získány veškeré slevy nabízené prodejcem. Ve vyjednané smlouvě může prodejce nabízet slevy za platbu, které provedl zákazník před splatností platby.

Například prodejce může nabídnout pětiprocentní slevu za platby uskutečněné méně než deset dní po obdržení položek.

Analýza

V rámci procesu P2P by společnost měla mít plnou životaschopnost vůči výdajům na nákup. Neustálé sledování výdajů bude identifikovat oblasti, které by mohly být důvodem k obavám, jako jsou prodejci zvyšující ceny nebo nepoctivé výdaje.

Proces P2P, který zahrnuje osvědčené postupy, může společnosti ušetřit peníze.

To by mělo obsahovat omezení na to, co lze zakoupit mimo standardní P2P proces.

Povolením neštandardních nákupů se zvyšuje výskyt zbytečných nákladů a kontrola těchto nákupů může způsobit ztrátu zdrojů, které by mohly být uloženy, pokud by byl použit správný P2P proces.

Tento článek byl aktualizován Garym W. Marionem, odborníkem na logistiku a dodavatelský řetězec pro rovnováhu.