Klady a zápory 3 organizačních struktur projektu

Způsob, jakým je vaše organizace strukturován, ovlivňuje, jak spravujete a provozujete projekty. Může také ovlivnit to, kolik autority a dosahu máte dělat svou práci jako projektový manažer.

Existují tři společné organizační struktury a projektové manažery pracují ve všech: funkční, projektové a maticové. Podívejme se na výhody a nevýhody každého z nich, takže víte, na co jste proti, když se připojíte k nové struktuře.

Funkční organizační struktura

Ve funkční organizační struktuře pracuje projektový manažer a všechny zdroje ve stejné divizi společnosti, jako je oddělení prodeje a marketingu. Administrátor funkce obecně bude mít více pravomocí než projektový manažer.

Výhody:

Funkční struktura vám dává nejmenší výkon jako projektový manažer, ale existuje spousta dalších výhod:

• Pracuje dobře pro malé týmy a malé projekty, protože funkce má plnou kontrolu nad členů týmu a dalších potřebných zdrojů.
• Můžete snadno přistupovat k odborníkům, které potřebujete, protože jsou ve stejné funkční oblasti.
• Je rychlé spojit všechny, aby vyřešily problémy spojené s projektem.
• Můžete omezit komunikační nástroje projektu, které potřebujete použít, protože tým je poměrně malý a jednoduchý.
• Často máte nadšené členy týmu, kteří chtějí pracovat na projektu, protože jim poskytuje kariérní příležitosti. Projektová práce může být skvělým způsobem, jak motivaci týmu.

• Pokud odevzdáte projekt funkčnímu týmu, bude to funkční tým, ve kterém pracujete. Může usnadnit uzavření projektu.

Nevýhody:

Přestože tato struktura má spoustu výhod, existují také některé nevýhody:

• Práce probíhají v silu, což může znamenat, že nemáte přístup k lidem mimo vaše funkční dělení.
• Lidé v projektovém týmu mohou být loajálnější k oddělení nebo vedoucímu týmu než ke své práci na projektu, což může způsobit konflikty.
• Velký projekt může skončit s funkčním projektovým manažerem z každé funkce. To může vést k tomu, že prace spadne přes trhliny, pokud všichni projektoví manažeři nebudou harmonicky pracovat společně.
• Funkční práce mohou být izolovány v tom, že nemáte příležitost k širokému připojení ve firmě. Může být těžké udržet strategické zaměření.

Organizační struktura projektu

Dedikované týmy se sestavují pro práci na projektech v organizační struktuře projektu. Projektový manažer má pravděpodobně odpovědnost za řízení linek pro členy projektového týmu. Příklady toho by mohly zahrnovat rozsáhlé výstavby, ale také firemní iniciativy, které vyžadují vyčleněný tým.Projektový manažer má nejvyšší pravomoc, podávat zprávy o sponzorovi projektu a projektové komisi. Jednotlivci na týmové práci přímo pro projektového manažera.

Výhody:

Zřejmá výhoda struktury projektu spočívá v tom, že máte větší kontrolu nad týmem, ale existují i ​​další výhody.

• Týmy mohou mít silný pocit identity. Jedná se o nejjednodušší strukturu, v níž se vytváří silná týmová kultura.
• Celý tým je zaměřen na cíle týmu a neexistuje žádný konflikt loajality s denním zaměstnáním lidí pracujících na projektu. Jejich denní úlohou je projekt.
• Zdroje jsou věnovány projektu, takže je mnohem snazší naplánovat práci. Budete vědět, kdy jsou členové týmu k dispozici, a neexistuje riziko, že by se v krátké době dostali k běžnému zaměstnání jinému manažerovi.
• Projekty, které běží v této struktuře, představují skvělé prostředí pro zlepšení dovedností v oblasti řízení projektů, a to jak jako vůdce, tak i v oblasti technických dovedností.

Nevýhody:

Struktura projektu je nejjednodušší pracovat uvnitř, ale stále má některé nevýhody.

• Mít tým, který se věnuje jednomu projektu, je nákladný závazek. To má tendenci být volbou pouze na velkých projektech.
• Pokud odebíráte lidi z jejich funkčních úloh, může se jim obtížné vrátit, zejména pokud je projekt dlouhý. Projektová práce se roztahuje a vrací se k tomu, co jste dělali předtím po určité době pracující v multidisciplinárním prostředí na novém náročném projektu. To není žádoucí vyhlídka pro mnoho lidí. To může pro vás ještě důležitější zvládnout přechod týmu při ukončení projektu.
• Někdy uzavření projektu může znamenat ztrátu vaší práce, pokud podnik přešel a není k dispozici další úloha, abyste se mohli přestěhovat.
• Svojí povahou vyhrazené týmy nasávají prostředky, aby pracovali na jediné věc. Může omezit počet projektů, které společnost může udělat kdykoli, zvláště když různé projekty vyžadují stejné dovednosti.
• Projektoví manažeři v tomto typu struktury dělají také vedení linek pro své týmy. To znamená utrácet čas a úsilí na úkoly v oblasti lidských zdrojů, které byste neměli dělat v jiných strukturách. Pokud máte rádi tento prvek práce s lidmi, mohlo by to být výhoda.

Organizační struktura matice

Třetí volbou je maticová struktura. Prostředky jsou sdíleny jak v běžné práci, tak v práci na projektu. Mohlo by to znamenat, že dva manažeři, nebo "tečkovaná čára", odpovídají manažerovi projektu i manažerovi týmu. Struktura řádků funkční správy je obvykle na místě a projektový manažer převezme tečkovanou čarou.

Tato struktura rozděluje výkon a pravomoc mezi funkčním nebo divizním manažerem týmu a vedoucím projektu. Budete muset využít své vyjednávací schopnosti k plné moci!

Výhody:

Matricové struktury jsou velmi běžné, protože umožňují manažerům, aby si skutečně flexibilně volili s tím, jak lidé stráví svůj čas.Je velmi pravděpodobné, že budete pracovat v prostředí matice v určitém okamžiku vaší kariéry. Výhody této struktury zahrnují:

• Zdroje jsou využívány efektivně a mohou se pohybovat mezi projekty podle potřeby.
• Můžete pracovat na mnoha různých věcech, někdy paralelně - i když lze argumentovat, že je to také nevýhoda.
• Týmy a jednotlivci mohou velmi reagovat. Pokud přichází nový projekt, který musí mít přednost, je to dost snadné otočit se a náhle se zaměřit na něco jiného. Nemůžete to udělat jednoduše v struktuře projektu, která trvá déle, než se rozpadne a přeskupí.
• Struktura vyžaduje, aby všichni používali stejný životní cyklus a metodiku řízení projektů, takže je snadné se pohybovat mezi projekty. Lidé se mohou připojit k projektovému týmu s relativně malým požadavkem, když jsou terminologie a procesy běžné.

Nevýhody:

Stejně jako u všech nastavení má tento také své úskalí. I přes to, že je to společná struktura, nemyslím si, že mnoho moderních pracovišť prasklo problémy s přetížením. Může být snadné dávat jednotlivci příliš mnoho práce, pokud nemáte zavedené systémy pro správu a sledování celé pracovní zátěže. Mezi další nevýhody patří:

• Konflikt mezi projekty je častý, protože můžete bojovat za stejné zdroje jako jiný projekt.
• Jiný projekt může mít k dispozici nejvhodnější zdroje - nejvhodnější osoby se správnými dovednostmi - nebo jejich line manager by je nemusel zpřístupnit pro projektovou práci.
• Může dojít k určitému konfliktu mezi běžnými úkoly a projektovou prací pro jednotlivce, zvláště když oba manažeři jim dávají různé priority.
• Zdroje by mohly mít konflikt ohledně toho, jaký vývojářský postup přijmou pro svou budoucí kariéru. Ačkoli možná víte, že chcete zůstat v řízení projektů, můžete mít možnost pokročit do vyšší funkční role nebo role více orientované na projekt. Ale spousta kariérních možností je dobrá věc, i když to vede k obtížným rozhodnutím.

Organizační struktura, která funguje perfektně pro všechny běžné práce, nemusí vždy pracovat na projektech a musíte se řídit v prostředí, ve kterém pracujete. Je to dobrý nápad získat nějaké zkušenosti v každé z těchto struktur, pokud můžete, abyste je mohli prožít z první ruky. Pomůže vám rozhodnout, které prostředí vám nejlépe vyhovuje a které vyhovuje vašim schopnostem a preferencím. Pak můžete informovaně volit, pokud máte možnost rozhodnout se o svém budoucím pracovním prostředí.

Pochopení výhod a nevýhod každého z nich vám umožní vyřešit, kde nejlépe strávit svůj čas a vliv, abyste získali co nejvíce z vašeho týmu a pomohli váš projekt úspěšně uzavřít.