Co je v souboru zaměstnanců mzdy?

Zaměstnanecký výplatní list je úložištěm všeho, co má společného s výplatou zaměstnance. Hlavním důvodem vytvoření mzdového souboru je omezit přístup k ostatním důvěrným informacím, které jsou umístěny v osobním souboru.

Mzdový soubor umožňuje zaměstnancům účetnictví platit zaměstnance bez přístupu k důvěrným informacím zaměstnanců. Účetní zaměstnanci mohou vést záznamy o mzdách tam, kde má smysl platit zaměstnance.

V případech, kdy je mzdová a účetní služba outsourcována, je to ještě více doporučená praxe pro mzdové záznamy zaměstnanců.

Mzdový soubor omezuje přístup k důvěrným informacím o zaměstnancích. Zaměstnancům mzdový soubor umožňuje účetním a finančním zaměstnancům mít informace, které potřebují k zaplacení zaměstnance v šikovném místě. Místo by mělo být bezpečné a mimo dosah ostatních zaměstnanců.

Je zapotřebí zapsat zaměstnancům účetnictví skutečnost, že informace obsažené ve výplatních souborech jsou důvěrné a neměly by být sdíleny bez svolení a podpisu pracovníků personálního oddělení. Účetní zaměstnanci by ani neměli sdílet informace o zvyšování zaměstnanců, propagačních akcích, bonusech a jiných informacích, které jsou důvěrné o zaměstnancích.

Lidské zdroje nepotřebují sledovat účetní přístup k souborům zaměstnanců. Jak se doporučuje pro související soubory zaměstnanců, jako jsou osobní a zdravotní soubory, měli byste omezit přístup k mzdovému souboru.

Pouze lidé, kteří potřebují mít informace k výkonu své práce, by měli vidět obsah.

Obsah zaměstnaneckého mzdového souboru

Jedná se o doporučený, avšak nikoli úplný, seznam toho, co patří v mzdovém souboru zaměstnance.

• Nabídka Dopis podepsaný manažera, lidské zdroje, a zaměstnanec
• povolení Pay podepsán Lidské zdroje a manažera, kdy existuje smlouva zaměstnanec
• W-4 formulář
• papírování a povolení týkající se každého zaměstnance výhoda, která zahrnuje srážku ze mzdy
• Direct vklad autorizační formulář
• kategorie placených časového účtování formy
• hodinové týdenní pracovní výkazy
• Time hodiny záznamů, kde se používá
• Docházkové záznamy
• žádosti Expense úhrad včetně dokumentace a příjmy z cesty a další oprávněné výdaje
• formy a příjmy školné úhrad za platby, knihy, a tak dále
• Platit v vyžádání předem formách
• společnost úvěr doklady a platební kalendář
• k výplatě příkazy a záznamy
• Oprávnění k uvolnění soukromých informací
• Papírování vztahující se ke každému zvýšení platu zaměstnanců
• papírování spojené s jakýmkoliv bonus, podíl na zisku, nebo poskytování rozpoznávání
• W-2 formy
• Oprávnění k jakýmkoli jiným mzdových opatření, která vaše firma dovoluje

Další dokumenty týkající se osobních spisů jsou k dispozici.

• Přehled osobních souborů
• Politika přístupu k souborům

Také známá jako zaměstnanci, záznamy zaměstnanců, soubory lidských zdrojů, dokumentace

Susan Heathfield dělá vše pro to, Řízení lidských zdrojů, zaměstnavatel a poradenství na pracovišti na této webové stránce, ale není právním zástupcem. Obsah na webu nesmí být chápán jako právní poradenství.

Stránky mají celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a země, takže články nemohou být pro všechny vaše práce na pracovišti konečné. Pokud máte pochybnosti, vždy se obraťte na právního poradce. Informace na stránkách jsou poskytovány pouze pro orientaci.