Nejsložitější účetní chyby k detekci a opravě

Z času na čas budete chtít účetní chyby, takže vědět, jak zjistit tyto problémy, je důležitá dovednost, která se vyvíjí bez ohledu na to, jakou účetní softwarovou aplikaci používáte ve své malé firmě. Budete schopni odhalit mnoho chyb tím, že prohlédnete zkušební zůstatek vaší společnosti. Zjistíte však, že ne všechny účetní chyby ovlivňují výsledek vyúčtování. Z tohoto důvodu je důležité dozvědět se o těchto typech účetních chyb, abyste je mohli najít a opravit.

Měli byste si povšimnout, že tyto typy chyb jsou nejobtížněji identifikovatelné a vyřešené.

Chyba při vynechání

Při vynechání transakce v knihách vaší společnosti dojde k chybě opomenutí. Můžete zapomenout zadat nákladovou transakci nebo zadat prodej produktu nebo služby. Tyto transakce jsou obtížné zjistit. Proto je třeba se ujistit, že máte pevnou rutinu pro včasné zadávání těchto transakcí. Nejběžnějším důvodem, proč nejsou tyto transakce zadány, je ztracení dokumentace (například faktury dodavatele). Je méně pravděpodobné, že ztratíte nebo ztratíte tyto podpůrné dokumenty, pokud je budete co nejdříve zadávat do svého účetního softwarového systému.

Chyba zvratu

Chyba obrácení nastane, když transakce, která měla být zaúčtována jako debet, je zaúčtována jako kredit. Můžete například zadat fakturu jako platbu nebo vrácení peněz.

Tuto chybu nezjistíte v zůstatku zkušební verze, protože zůstatek na zkušební verzi bude stále v rovnováze.

Chyba principu

Zásadní chyba nastane, když vy nebo účetní správně používáte princip účetnictví. Můžete vynaložit náklady na majetek, který by měl být zaznamenán jako majetek. Aktiva a náklady jsou v knihách zaznamenány jako inkaso, takže se jedná o technickou chybu.

Chyba komise

Chyba při provizi nastane, když zadáte transakci do správné třídy, ale nesprávnou dceřinou knihu. Například tuto chybu potvrdíte, pokud platbu použijete na nesprávnou fakturu. Zkušební zůstatek ukáže správnou částku dlužnou zákazníkovi, ale dceřiné účetní záznamy jednotlivých zákazníků budou nesprávné.

Chyby dceřinného vstupu

Při zadání transakce dojde k chybě v dceřiné položce. Například pokud půjčíte zákazníkovi $ 5 000, ale zadáte pouze 500 dolarů jako půjčku a 500 dolarů z vašeho hotovostního účtu, pak zjistíte, že tato chyba je přenesena do vašeho zkušebního salda. Zkušební zůstatek bude správný. Nejčastější metodou zjišťování těchto chyb je provádět účetní odsouhlasení. Pokračujete-li s předchozím příkladem, zjistíte tuto chybu, když jste provedli své zúčtování bank.Zjistili byste, že na vašem bankovním účtu budete mít kratší částku ve výši 4 500 dolarů a poté byste mohli tuto chybu napravit.

Prevence chyb

Budete muset vyvinout dobré vnitřní kontroly a procesy pro detekci chyb. Například se budete chtít ujistit, že všechny vaše formuláře jsou konzistentní, aby se zaměstnanci dostali do rutiny při zadávání informací do vašeho účetního softwaru.

Také se budete chtít ujistit, že máte dostatek pracovníků, abyste mohli zvládnout pracovní zátěž. Nedostatek zaměstnanců povede k únavě zaměstnanců, což povede k únavě pracovníků, ke zkrácení práce a k více chybám v účetnictví.

Detekce chyb

Zatímco budete chtít vyvinout metody prevence chyb kdykoli je to možné, chyby uvedené výše se budou čas od času vyskytovat. Nemůžete zabránit všem chybám. Měli byste provést různé odsouhlasení na konci měsíce a roku, abyste zjistili mnoho chyb, aby bylo možné je opravit. Bankovní odsouhlasení by mělo být prováděno například měsíčně. Dlouhodobá aktiva mohou být smířena pouze jednou za rok, abyste mohli zajistit, že jste si rezervovali správnou částku odpisových nákladů. Zjistíte, že pokud hledáte způsoby, jak předcházet chybám a rutinně provádět přezkumy a odsouhlasení vašich účetních záznamů, že vaše podnikání bude probíhat bez problémů a snížíte počet vašich účetních chyb.