Setkání Pracovní postupy pro zlepšování produktivity

Strávili jsme mnoho pracovních životů na setkáních. V mnoha případech špatná praxe řízení jednání vede k neproduktivnímu využití času účastníků. V souvisejícím příspěvku nabízím pokyny pro změnu pěti scénářů společné schůzky na produktivní události. V tomto příspěvku nabízíme další nápady, které podporují posílení užitečnosti, produktivity a dopadu jednání.

Klíč pro správu schůzek - Stand PAT

Někteří manažeři používají přístup ke schůzkám PAT

vyžadující P urp, genda A a > imframe. Zapínání účastníků těmito kritickými kontextovými body před zasedáním zajistí, aby se lidé ukázali připraveni k účasti a podpořili celkový záměr setkání. Jasný obrys P. A. T. pomáhá zajistit produktivní relaci.

Měli byste být schopni definovat účel schůzky nejvýše v 1 nebo 2 větách. "Tato schůzka má naplánovat novou marketingovou kampaň" nebo "toto setkání je zaměřeno na přezkoumání nových zásad námořní dopravy pro zpracování výkazů. " Účel pomáhá zajistit, že každý ví, proč tam jsou, co je třeba udělat, a jak řídit pokrok a usilovat o závěr.

Nastavte program. Uveďte položky, které chcete zkontrolovat / diskutovat / prověřit. Ráda přiřadím časový limit každé položce programu (viz níže) a určit osobu, která je zodpovědná za zmírnění diskuse. Nastavte časový rámec; přinejmenším nastavte čas začátku a konce.

Doporučuji také nastavit dobu trvání každé položky v agendě. Ty by měly být celkem v celkovém časovém rámci.

Spusťte své schůzky v čase

Pokud pracujete v jedné z těch kultur, kde se lidé schází na schůzky až do pěti nebo deseti minut po plánovaném začátku, je čas začít nový trend.

Jedna firma povzbuzuje své manažery, aby zavřely dveře v plánovaném začátku, a ti, kteří jsou pozdě, nejsou vítáni. Zatímco to může být drakoničtější, než byste chtěli jednat, neměli byste mít žádné pochyby o tom, že schůzku přivedete k objednávce, přezkoumáte účel a potvrdíte očekávání a načasování.

Nečekejte, až se objeví stoupenci. Když někdo přijde pozdě, nevrať se zpět a přečtěte si, co již bylo pokryto. Pokračujte v tématech schůzek. To bude nepříjemné pro stoupence a zlepší šance, že ho přijíždí včas na příští schůzi.

Pokud se organizátor / sponzor setkání nezobrazí včas, zváží zrušení schůzky a vrátí se zpět do práce. Doba čekání po pěti až sedmi minutách je přiměřená. Kurzy jsou, organizátor schůzky narazil na nečekané potíže a raději byste neměli ztrácet čas tím, že ho čekáte.

Držte schůzku na téma

Dobrou praxí je přiřadit někoho, kdo má za úkol udržovat všechny na cestě během setkání. Příliš často se diskuse posunují a pak se rozkládají na víru názorů, nápadů, faktů a emocí. Namísto toho přidělujte roli a informujte všechny účastníky o tom, že tento jedinec se zasáhne, pokud a kdy se diskuse vymaní z agendy a konkrétního předmětu diskuse.

V některých firmách je tato role označována jako "Traffic Cope", v jiných "Topic Keeper". Bez ohledu na označení je tato role nesmírně užitečná při posílení efektivity a produktivity vašich schůzek.

Pokud vzniknou další témata, která jsou mimo program jednání, ale důležitá pro diskusi, měla by být tato témata jasně zachycena a umístěna na "parkovišti" pro budoucí úvahu a diskusi nebo pro diskrétní setkání. Majitel schůzky si vyhrazuje právo povolit menší rozporuplnou diskusi, pokud podporuje celkový cíl setkání.

Uchovávejte a rozšiřujte poznámky o zápisu / minuty

Někdo jiný než organizátor schůzky by měl vést schůzku. Dobrý záznam minut bude zahrnovat:

Čas konání, datum, místo

• Popis účelu
• Kopie agendy
• Seznam účastníků a seznam těch, kteří se nezúčastnili
• Podrobný shrnutí závěrů, položek akce, odpovědností a termínů dokončení. Mnohé poznámky používají program jako průvodce pro vypsání závěrů a akcí.
• Plánované následné schůzky, pokud je to skutečně zapotřebí.
• V ideálním případě rozšiřte poznámky o schůzkách co nejdříve po ukončení schůzky a naprosto do jednoho pracovního dne. Zápisy a poznámky slouží jako důležitá připomínka pro účastníky, stejně jako informační zdroj pro další zainteresované strany nebo pro ty, kteří schůzku chyběli. Minuty jsou skvělým nástrojem k tomu, aby připomínali lidem a týmům jejich odhodlané následné akce.

Bottom Line for Now:

Je možné, že schůzka povede k pozitivnímu výsledku, který pomůže posunout projekty a lidi vpřed, prostě se na to nepočítáte. Některé úsilí a záměrné posílení vašich technik řízení schůzek zlepší vaše šance na dosažení skvělého výsledku.

-

Aktualizováno Art Petty