Je vaše společnost připravená pro sdílené služby?

Úvod

Podniky musí být co nejúčinnější a jedna možnost, kterou mohou společnosti přijmout, je přijmout model sdílených služeb pro některé ze svých funkcí.

Sdílené služby mohou pokrývat řadu procesů, například oddělení prodeje nebo nákup. Obvykle mohou být tyto typy funkcí decentralizovány, standardizovány nebo centralizovány. Existuje mnoho výhod pro vytváření sdílených služeb, včetně ekonomické, kvality, doby odezvy a strategických výhod.

Organizační funkce

Kromě modelu sdílené služby mohou podniky přijmout jiné funkční modely, jako jsou decentralizované, standardizované nebo centralizované.

• Decentralizované - tento typ modelu se nachází tam, kde může být funkce, například nákup nebo prodej, umístěna v každé z firemních lokalit. Tato funkce je autonomní, má vlastní oddělený personál a případně samostatné technologické systémy. Tento model však velmi odpovídá potřebám uživatelů v zařízení.
• Standardizováno - V tomto modelu existuje alespoň samostatná funkce zařízení provozovaných oddělenými zaměstnanci. V tomto modelu jsou však procesy standardizovány a mohou používat stejné nebo podobné technologické systémy.
• Centralizovaný - tento model funguje s jediným oddělením, které existuje v jednom zařízení, které používá každé zařízení v organizaci. V tomto modelu je kladen důraz na efektivitu a nemá žádné dohody o úrovni služeb (SLA) s uživateli v žádném zařízení.

• Sdílené služby - Funkce sdílené služby může být umístěna na jednom místě s nízkou cenou, ale je zaměřena na zákazníky s dohodnutými dohodami o úrovni služeb. Výkon funkce sdílené služby je založen na měření dohod o úrovni služeb.

Výhody sdílených služeb

Funkce sdílené služby obvykle vychází z umístění, které má kvalifikované zaměstnance, ale je nižší než náklady hostitelské.

Například vytvoření funkce sdílené služby v sídle společnosti může mít kvalifikovaný personál, ale pravděpodobně bude dražší na financování než místo v nízkopodlažní oblasti.

Centralizovaná funkce je podobná funkci sdílené služby, ale vychází ze snížení nákladů na funkci spíše než z funkce, která je zaměřena na zlepšení služeb zákazníkům.

V průzkumu Asociace sdílených služeb a outsourcingu podnikových procesů (SBPOA) identifikovalo deset oblastí, kde byly nejoblíbenější služby sdílené. Jednalo se o: 83%, všeobecné účetnictví 65%, fixní aktiva 57%, pohledávky 56%, mzdy 55%, cestovní výdaje 50%, finanční výkaznictví 48%, lidské zdroje 44%, úvěry a inkasní 43% Funkce help desk 39%.

Rizika sdílených služeb

Přestože existuje mnoho výhod pro přijetí funkce sdílených služeb, občas existují určité problémy pro společnosti po takovém kroku.Některé z důvodů, proč může funkce sdílených služeb zpochybnit, zahrnují následující:

• Nedostatek nákladů - Pokud nedošlo k dokončení komplexního měření nákladů, snížení nákladů očekávané implementací funkce sdílené služby může být hrubé nadhodnoceno.
• Nedostatek dokumentace - Pro úspěšnou funkci sdílených služeb musí být procesy plně dokumentovány, aby sdílené služby měly všechny informace, které potřebují k provádění potřebných funkcí.
• Nedostatek vedení - Mnoho funkcí sdílených služeb není podle očekávání úspěšná, protože postrádají potřebné vedení, aby mohli přijímat důležitá rozhodnutí.

Sdílené služby outsourcingu

Pokud bylo rozhodnuto o modelu sdílené služby, lze službu sdílených služeb externě zadat třetí straně. Outsourcingová společnost, která bude provádět funkci sdílené služby, bude muset souhlasit a dodržovat dohodu o úrovni služeb.

Outsourcing sdílených služeb je úspěšný, když je zaveden výkonný management, když procesy jsou standardizovány v rámci podniku a rozsah funkce je jasně definován.

Nejpopulárnější funkce sdílené služby, která je outsourcována, je Účty splatné. Jiné sdílené služby, které jsou často poskytovány externě, zahrnují IT, daňové služby a zaměstnanecké výhody.

Aktualizováno Garym Marionem, odborníkem na logistiku a dodavatelský řetězec.