HR Nejlepší postupy pro komunikaci výhod pomocí e-mailu

Žijeme v moderním světě, kde informace zipy po celém světě z jedné osoby na druhou během několika vteřin. Elektronická pošta (e-mail), textové zprávy a virtuální schůzky nahradily komunikaci telefonem a hlemýžďovou poštou ve většině společností. Dokonce i oddělení lidských zdrojů je schopnější poslat rychlý e-mail, aby vysílal důležitou aktualizaci několika osob najednou kvůli své efektivitě.

Nedávná studie od společnosti Adobe naznačuje, že tisíciletí, velká skupina zaměstnanců na pracovišti, upřednostňuje komunikaci prostřednictvím e-mailu. Proto je potřeba mít k dispozici důležité informace o zaměstnaneckých výhodách.

5 způsobů, jak získat více z výhod Komunikace s e-mailem

Stále existují určité neustále se vyskytující pravidla, která platí při zasílání informací o zaměstnaneckých výhodách prostřednictvím e-mailu a jiných forem digitální komunikace. Tato pravidla jsou navržena tak, aby splnila dvě věci:

• Zajistit bezpečnost osobních zdravotních informací (PHI) všech zúčastněných
• Poskytnout jasnou komunikaci o zaměstnaneckých výhodách pro čtenáře konce

komunikační výhody, zde uvádíme několik osvědčených postupů.

# 1 - Vědět konkrétně, co chcete komunikovat e-mailem

Jedním z hlavních cílů komunikace výhod prostřednictvím e-mailu je získání informací pro mnoho lidí najednou bez obětování hodně času .

Je však důležité pochopit, co přesně potřebujete komunikovat prostřednictvím e-mailu. Nezapomeňte, že příjemci e-mailu pravděpodobně strávili asi 10 sekund nebo méně čtení. Vytvořte tento počet vytvořením kampaně zaměřené na konkrétní zprávu. Udržujte informace stručné a omezené na centrální myšlenku.

Máte-li více informací, pošlete je v následném e-mailu, takže lidé skutečně na to přečtěte. Také před odesláním e-mailu zjistíte, zda je zpráva nejlépe doručena e-mailem nebo je-li zapotřebí jiný formát. Někteří lidé lépe reagují na jiné formy komunikace.

# 2 - Používejte správnou e-mailovou etiketu a gramatiku

To by mělo být samozřejmé, ale jako odborník na komunikaci v oblasti výhod byste měli vždy používat nejlepší gramatiku a e-mailovou etiketu. Použijte zajímavý předmět e-mailových předmětů. Při zasílání e-mailu velkému počtu zaměstnanců najednou použijte slepý pokus, abyste ochránili osobní e-mailové adresy. Začněte s jednoduchým formátem e-mailu, který obsahuje pozdrav, stručnou úvodní větu, podrobnosti o podpoře a závěrečnou větu, která obsahuje výzvu k akci (v případě potřeby). Použijte tučný výraz pro termíny nebo data a uveďte úplnou adresu URL všech odkazů pro zápis, protože někteří poskytovatelé e-mailů to převedou příjemci dobře.Přílohy mohou skončit v nevyžádané poště, proto je používejte jen mírně. Poskytněte zaměstnancům informace, které jsou relevantní pro to, co e-mailová zpráva říká.

# 3 - Přidejte do úsilí další úroveň komunikace

Mějte na paměti, že e-maily jsou spotřebiteli převážně ignorovány, protože jejich počet je denní denně v milionech doručených zásilek denně.

Také si uvědomte, že lidé často potřebují poslouchat zprávu v několika různých formátech a několikrát, než na ně jedná. Jako výhodný komunikátor budete chtít využívat více forem komunikace, abyste mohli zaměstnancům předávat důležité zprávy. Přemýšlejte o své komunikační strategii jako o několika vrstvách. Videa, písemné materiály, pohlednice a další média mohou oslovit zaměstnance. Zajistěte přístup ke všem komunikacím pro ty, kteří mohou mít handicap nebo jazykové bariéry.

# 4 - Zajistěte snadné čtení vizuálů pro podporu vaší zprávy

Navíc k digitálním komunikacím, které vydáváte, nezapomeňte propagovat významné události a termíny výhod s vizuálním marketingem na místě. Například pokud se blíží otevřené zápisy, začněte vytvářet plakáty v oblastech, kde je zaměstnanec může vidět, že o této době mluví.

Dalším příkladem může být propagace firemního wellness programu s plakáty a letáky, které hovoří o zdravém životním stylu. Neustálé zvyšování povědomí a vzdělávání výhod, které využívají vizuální a marketingové nástroje, jako jsou plakáty, letáky a informace o videu, jsou efektivnější. Zaměřte marketing na potřeby zaměstnanců, jejich zdravotní problémy a hodnotu výhod, které společnost poskytuje.

# 5 - poskytněte zaměstnancům veškeré informace, které potřebují k získání větší podpory

Jednou z problémů, ke kterým dochází v přínosných e-mailových zprávách, je, že kritická informace je neúmyslně vynechána osobou, která je odesílá. Vynechání kontaktních informací, výhody telefonních čísel a odkaz, který vám pomůže najít další podrobnosti o plánech nebo sazbách výhod, není nikdy dobrý nápad. Ujistěte se, že e-mail potvrdíte a přemýšlejte o čtení z pohledu čtenáře. Přinejmenším nezapomeňte uvést informace o tom, kdo se má kontaktovat s otázkami o výhodách a adresou na internetových stránkách, kde mohou čtenáři získat více informací.

Komunikace o výhodách se stává jedním z mnoha faktorů, které mohou sloužit e-mailové zprávě, ale před tím, než se opíráte o tuto formu zpráv, moudře. Směšujte věci a použijte výše uvedené tipy, abyste maximálně využili své komunikační úsilí v oblasti zaměstnaneckých výhod.

Image Credit: Fotolia