Jak naplánovat schůzku společnosti

Blahopřejeme! Vaše společnost uspořádá schůzku pro skupinu zaměstnanců vybraných ze všech úrovní společnosti. Generální ředitel vám udělil odpovědnost za projektové řízení. Tyto tipy a vzorový projektový plán demonstrují jednak způsob, jakým projektový manažer může přistupovat k vytváření plánu projektu pro setkání společnosti nebo podobně komplexní projekt.

Předprogramujte projekt

Prvním krokem je naplánovat plán.

Začněte diskutováním události se zúčastněnými stranami. Pokud se to stalo minulý rok, co se stalo? Co se pokazilo? Kdo řídil projekt a může vám pomoci vyhnout se nástrahám v tomto roce? Vzhledem k tomu, že vám generální ředitel přiřadil projekt, co chce z akce? Kdy bude tato událost? Kde? Jaký je rozpočet?

Sestavte co nejvíce informací. Bude to kostra, na které vytvoříte plán projektu.

Postavte tým

Jaké další zdroje potřebujete pro úspěšný úspěch tohoto projektu? Existují lidé v jiných odděleních, kteří vám mohou pomoci udělat tuto událost úspěch? Co potřebujete udělat, abyste se tam dostali pomoci? Můžete se zeptat nebo potřebujete získat formální souhlas od svého šéfa? Kolik času od nich potřebujete? Jaké specifické dovednosti je potřebujete, abyste je mohli poskytnout? Může někdo jiný poskytnout tuto dovednost, pokud osoba, kterou chcete, není k dispozici?

Jelikož se jedná o schůzku v celé společnosti, jak může HR pomoci?

Potřebujete pomoc od oddělení zařízení? Co marketingové oddělení? Potřebujete pomoc v této oblasti?

Naplánujte agendu

Jakmile zjistíte, jak dlouho trvá schůzka, začnete vyplnit časové bloky. Potřebujete otevření reproduktoru? Kdo to bude? Chystáte se držet účastníky společně nebo je rozdělíte do menších skupin na část programu?

Kolik dalších reproduktorů budete potřebovat? Kdo vám pomůže uspořádat menší zasedání, pokud vyběhnete?

Bude událost trvat déle než jeden den? Jak zavřete den první? Jak se znovu otevřete druhý den?

Jak na konci skončíte? Potřebujete závěrečnou řeč? Jak se vypořádáte s logistikou lidí, kteří od hotelu odjíždějí, pokud si rezervujete?

Najděte prostor

Zjistěte, kolik lidí přichází. Poté zjistěte, jak velký prostor potřebujete. Kde se bude akce konat? Existuje prostor v kanceláři nebo potřebujete větší prostor? Chce generální ředitel schůzku mimo místo, aby se lidé mohli soustředit nebo chce, aby se konala v kanceláři s cílem minimalizovat náklady?

Jaké vlastnosti ve vaší oblasti mohou poskytnout místo, které potřebujete? Je hotel v blízkosti letiště dobrou volbou pro minimalizaci času cestování pro lidi, kteří přijíždějí z města nebo byste měli najít něco mimo město, které bude klidnější?

Co dělají různá místa za své zařízení? Co zahrnují a co budete muset koupit a přinesli? Budou vám přiřadit jednotlivce, s kým budete pracovat? Jaká je jejich politika týkající se materiálů a lidí zvenčí?

Vysuňte

Po shromáždění odpovědí na přinejmenším většinu těchto otázek můžete začít sestavit plán projektu.

Nezapomeňte, že to, co zde zobrazujeme, je seznam úkolů projektu, pouze struktura rozložení práce (WBS). Nezahrnuje žádnou závislost mezi úkoly nebo časovou osou. Ty by byly přidány později.

Projektový plán projektu společnosti

Jak naplánovat projekt pomocí základních nástrojů řízení projektů, diskutovali jsme myšlení o plánování projektů a dovednostech řízení projektů během procesu plánování. Zde je návod, jak může struktura rozložení struktury projektu (WBS) hledat projekt na plánování schůzky společnosti:

1. Předběžně naplánujte projekt

1. Určete rozpočet
2. Diskutujte s generálním ředitelem o stanovení cílů projektu
3. Kontaktujte předchozí správce projektu (PM) pro tipy
4. Určete seznam zainteresovaných stran
5. Stanovte preferovaný den pro událost
6. Určete, kolik mluvčích / moderátorů potřebujete
7. Zjistěte, kolik pracovníků podpory potřebujete
8. Určete, kolik zaměstnanců se zúčastní
9. > 2. Vytvořte projektový tým

Získejte rep z marketingu

1. Získejte rep z HR
2. Zjistěte, jestli nákup zakáže někoho, kdo mu pomůže
3. Požádejte Susan, aby zpracoval všechny podrobnosti reproduktorů
4. > Naplánovat schůzku startovního týmu
5. 3. Vytvoření agendy
6. 3a Den prvního plánu

Nastavit čas začátku

Nastavit čas, zajistit místo a personální obsazení pro registraci

1. Nastavit délku ranní relace
2. Nastavit délku projevu < potřebné pro ranní zasedání
3. Nábor reproduktorů
4. Plánování středně ranní přestávky (čas a délka)
5. Pořádek obnovit konferenční místnost během přestávky (voda, odpadky apod.)
6. , místo, menu, kdo zaplatí)
7. Naplánujte odpolední relaci (délka, počet reproduktorů)
8. Nábor odpoledních mluvčích
9. > Nastavit čas začátku
10. Nastavit délku ranní relace
11. Vypočítat počet reproduktorů potřebných pro dopolední zasedání
12. Nahrát reproduktory

Naplánovat ranní přestávku (čas a délku)

1. (944)> Plánujte odpolední zasedání (délka, počet mluvčích)
2. Nábor odpoledních mluvčích
3. Plán (denní, denní,Uzavírací řeč (čas, kdo, délka)
4. Uspořádejte časové odhlášení s hotelem
5. 4. Naplánujte prostor
6. Určete počet účastníků
7. Plánování uspořádání sedadel (řádky vs. tabulky)
8. Vypočtěte potřebné místo
9. Vyzkoušejte dostupné místa s tímto množstvím místa (náklady, umístění a služby) > Počkejte každý den počet reproduktorů a celkem
10. Určete počet a typ potřebného podpůrného personálu
11. Zjistěte, kolik účastníků / mluvčí / personál bude potřebovat místnosti

Vyjednávejte o nákladech a termínech s dostupnými místy

1. s vybraným místem
2. 5.Uveďte událost
3. Ukončete všechny podrobnosti o umístění události
4. Ujistěte se, že účastníci jsou informováni
5. Oznámení všem řečníkům o tématu a době prezentace
6. Oznámte všem pracovníkům podpory povinnosti a směny
7. Získejte RSVP od účastníků
8. Informujte účastníky výměny podle potřeby
9. 6. Sledovat

Získejte návrhy projevů ze všech reproduktorů

1. Přezkoumat závěrečné projevy
2. Získat jmenovky pro všechny účastníky, mluvčí a zaměstnance
3. Zakoupit materiály a dárky pro účastníky
4. 7. Přezkoumání a hodnocení
5. Odeslání průzkumu spokojenosti všem účastníkům
6. Odeslání průzkumu šetření všem mluvčím

Pošlete poděkování všem řečníkům a zaměstnancům

1. Udržujte setkání s projektovým týmem
2. Další plánování > Struktura rozvržení práce podle plánu projektu (WBS) ukazuje vzorku pro plánování schůze společnosti. Je to jen obrys. Projektový tým by stále musel pracovat na těchto položkách a rozšířit je na mnohé. Kromě toho by museli pracovat na čase potřebném pro každý úkol, na relativním významu úkolů a vzájemných vztazích / závislostech mezi úkoly.