Jak vylepšit účast v rozhovorech

Rozhovory o ukončení studia jsou jedním z nejlepších způsobů, jak získat od svých zaměstnanců pravdivou a upřímnou zpětnou vazbu. Nevýhodou je, že trvá nějaký čas na to, aby bylo možné získat velké množství údajů z rozhovorů o ukončení. Zvýšení míry účasti však může pomoci rychlejšímu získání většího množství informací, které lze uplatnit, z vašich výstupních rozhovorů.

Co je dobrá míra účasti pro ukončení rozhovorů?

Výzkum ukazuje, že průměrná míra odezvy pro rozhovory o výstupu papíru a tužky je přibližně 30-35%.

To znamená, že společnost s 2 000 zaměstnanci a 15% obrat by očekávala, že obdrží přibližně 100 dokončených rozhovorů za rok. Na této úrovni účasti organizace získává zpětnou vazbu od pouhých 5% celkové populace zaměstnanců.

Pouze trochu většího úsilí byste měli tuto odpověď zdvojnásobit. 65% nebo lepší je dobrý cíl pro účast v rozhovorech. Toho lze dosáhnout pomocí rozhovorů o výstupu papíru a tužky, internetových online exitových rozhovorech a rozhovorech o telefonním ukončení.

Měření vaší účasti v rozhovoru o ukončení studia

Chcete-li zjistit míru odpovědi, rozdělte počet dokončených rozhovorů o počet zaměstnanců, od kterých jste požádali o ukončení rozhovoru. V ideálním případě by druhé číslo mělo odpovídat celkovému počtu ukončení, ale z praktických důvodů tomu tak není.

Například, pokud máte 125 dokončených rozhovorů o odchodu z 300 osob, které jste požádali o dokončení rozhovoru o ukončení studia, je vaše míra účasti 125/300, což se rovná. 416 nebo 41. 6%.

Je důležité zajistit, abyste měli k dispozici vhodnou metodu pro sledování tohoto druhu účasti. Minimálně chcete sledovat míru účasti na začátku projektu zlepšení a poté pravidelně.

Ideální scénář je udržet průběžný průměr, na který se můžete pravidelně odvolávat.

Toto číslo v reálném čase vás okamžitě upozorní na pokles (nebo zvýšení) účasti zaměstnanců na úvodních rozhovorech. Online systém pro správu pohovorů by měl pro vás automaticky provést.

Velké společnosti mohou chtít sledovat míry účasti samostatně pro dceřiné společnosti, velké divize nebo geografické oblasti. Malé až středně velké společnosti mohou obecně těžit z celkové míry účasti organizace.

Pokud se rozhodnete, že míra účasti v rozhovorech na výstupu by mohla být zdokonalena, dalším krokem je analýza vašeho aktuálního procesu interview. Dvě nejdůležitější oblasti pro hodnocení jsou:

1. Proč se zaměstnanci rozhodli, že dokončí rozhovor o ukončení?
2. Existují logistické problémy, které brání lidským zdrojům v tom, aby dostávali informace zaměstnancům včas a efektivně?

Zaměstnanci, kteří nedokončili ukončení rozhovoru

Některé z důvodů, proč se zaměstnanci rozhodli neuskutečnit ukončení rozhovorů, jsou:

• Výjezdní rozhovor je příliš dlouhý.
• Otázky na výstupní pohovor jsou matoucí nebo osobně invazní.
• Zaměstnanec se nedomnívá, že se rozhovor o výstupe bude číst nebo změnit.
• Zaměstnanec se bojí důsledků.
• Zaměstnanec se na společnost hněvá.
• Zaměstnanec ospravedlňuje nebo zapomene.
• Proces je obtížný nebo nepohodlný.

Používáte-li dotazovací dotazník s dotazovanými otázkami, 35-60 otázek se týká správné délky průzkumu. Více než 60 otázek se začíná cítit dlouho a nepohodlně pro zaměstnance. Pokud překročíte 70 otázek, měli byste být připraveni na vyšší počet neúplných rozhovorů o ukončení.

Přečtěte si otázky o ukončení rozhovoru pro jednoduchost. Položte se do obuvi zaměstnance a zeptejte se sami sebe, jak byste se cítili zodpovídat na otázky. Vyhněte se mnoha otázek při rozhovorech, které vyžadují pocity a emoce.

Mnoho zaměstnanců není v souladu s jejich pocity (nebo jestliže oni možná nemusí chtít s vámi sdílet). Pro zaměstnance je mnohem jednodušší hodnotit efektivitu procesu spíše než jak se cítí v procesu.

Odmítnutí odmítnutí dotazu o ukončení rozhovoru

Zaměstnanci nebudou dokončovat rozhovory o ukončení, pokud se domnívají, že zpětná vazba, kterou poskytují, nebude čtená nebo bude okamžitě ignorována. Je důležité, aby zaměstnanci věděli, že hodnotíte jejich zpětnou vazbu. Když uděláte zlepšení na základě návrhů z úvodních pohovorů, nebojte se říct zaměstnancům, odkud tato myšlenka pochází.

V průběhu času se zaměstnanci dozví, že posloucháte. Jakmile se toto stane součástí podnikové kultury, můžete si být jisti spoustou otevřených a čestných myšlenek, návrhů a kritik.

Odpovědi z čestné zpětné vazby

Ujistěte se také zaměstnanci, že poctivá zpětná vazba nebude mít za následek důsledky. Vyjádření v rozhovorech o výstupu by nikdy neměla být použita, aby se zabránilo budoucímu způsobilosti k opětovnému pronájmu.

Existuje mnoho předpokládaných odborníků, kteří zaměstnancům říkají, aby nebyli upřímní při výběrovém rozhovoru nebo dokončení jednoho. Tvrdí, že společnosti tyto informace používají vůči zaměstnancům. Profesionálové v oblasti lidských zdrojů vědí, že je to nesmysl, nicméně musí tuto neopodstatněnou představu bojovat.

Angry Employee Feedback

Zaměstnanci, kteří jsou naštvaní na společnost, mohou mít pocit, že nechtějí pomoci tím, že se účastní výstupního pohovoru. Můžete také povzbudit tyto zaměstnance, aby odvzdušnili svůj hněv ve výstupním rozhovoru. Mnoho z těchto rozhněvaných zaměstnanců je nadšeno příležitostí, aby jejich hlas byl slyšet - zvláště pokud vědí, že to bude slyšet vrcholový management.

Je také důležitý čistý a zjednodušený proces. Ať už se jedná o webové stránky nebo o papíry a tužky, výstupní formulář pro pohovory by měl být vytyčován pěkně intuitivním a snadno srozumitelným průzkumem.

Logistické problémy jsou druhou hlavní oblastí, kterou si můžete prohlédnout v procesu ukončení rozhovoru. V každém procesu jsou obecně slabé vazby a rozhovory o ukončení nejsou výjimkou. Vaše zkouška by měla zahrnovat celý řetězec událostí, který začíná, když zaměstnanec oznamuje a končí, když zaměstnanec předloží výstupní pohovor.

Proveďte audit vašeho procesu ukončení rozhovoru

Začněte kontrolovat proces ukončení rozhovoru tím, že zjistíte následující informace.

• Jak zaměstnanci obvykle upozorňují na svůj záměr ukončit?
• Kdo je první upozorněný člověk a kolik upozornění je obvykle dáno?
• Kdo říká Divizi lidských zdrojů a jak? Jakmile zaměstnanec oznámí, HR je informován? Kdo v HR je nejprve upozorněn?
• Kdo je zodpovědný za zahájení výstupního pohovoru? Kdy jsou tyto osoby informovány o ukončení zaměstnání?
• Jak je zaměstnanec informován o výstupním rozhovoru? Kým? Jakou metodou? Když?
• Existuje jasné vlastnictví v oblasti lidských zdrojů v procesu ukončení rozhovoru? Zajímají ti, kteří jsou zapojeni do procesu, důležitost a naléhavost rozhovorů o výstupu?
• Co říká zaměstnanec o ukončení rozhovoru? Jakým způsobem jsou vyzýváni, aby dokončili rozhovor o ukončení? Jsou zaměstnanci řešeni více než jednou a více než jedním způsobem?
• Je snadné ukončit interview?
• Kdy a kde zaměstnanec dokončí rozhovor o ukončení? Je snadný přístup k potřebným zdrojům?
• Má zaměstnanec soukromí, s nimiž může dokončit výstupní pohovor, pokud ho dokončí v práci?
• Jsou supervizoři a manažeři podporující proces pohovoru? Oni mají strach z přijímání negativní zpětné vazby od zaměstnanců? Opíráte se o strašlivé nadřízené, kteří předávají informace o ukončení rozhovoru zaměstnancům?
• Je pro zaměstnance snadné předložit výstupní rozhovory?

Přečtěte si každou z výše uvedených auditních otázek a pečlivě se podívejte na svůj proces interview. Určete, co můžete udělat pro zlepšení každé z těchto oblastí. Po dokončení kontroly můžete okamžitě začít zlepšovat.

Změřte proces rozhovoru o ukončení

Některé změny, které uděláte, výrazně zlepší míru účasti velmi rychle. Ostatní budou vyžadovat více času, aby efektivně prohloubili firemní kulturu.

Změňte míru účasti na tři měsíce, šest měsíců, devět měsíců a dvanáct měsíců. Do dvanáctiměsíční ochranné známky byste měli očekávat výrazné zlepšení v mírách účasti na ukončení rozhovoru. To znamená, že budete mít k dispozici více údajů, které lze použít k omezení obratu a zvýšení počtu uchazečů.

Závěr

Hodnotu rozhovorů o ukončení můžete výrazně zvýšit zvýšením počtu ukončujících se zaměstnanců, kteří se účastní výstupního pohovoru. Přezkoumáním a vylepšením obsahu i struktury výstupního pohovoru spolu s vlastními interními procesy můžete výrazně zvýšit míru účasti.

Nakonec zvážit možnost, že skutečný osobní rozhovor s členem personálního oddělení může nejen zlepšit vaši účast, ale poskytnout lepší informace. Nemůžete podceňovat hodnotu následného dotazování.

Viz doporučené otázky týkající se rozhovoru při ukončení.