Pět tipů, jak získat výkonnou podporu pro váš projekt

Projektoví manažeři mají obtížnou práci. Podle jejich role přebírají odpovědnost za vytvoření efektivního týmu, který bude usilovat o nové iniciativy. Vzhledem k tomu, že projekty zahrnují veškerou práci vykonávanou ve firmě, včetně dočasných a jedinečných iniciativ, stejně jako rutina každodenních operací, každý projekt je nové dobrodružství.

Přidejte do reality, že projekty jsou to, jak inovujeme; jak provádíme strategii a jak budeme vytvářet infrastrukturu a schopnosti naší organizace, je zřejmé, že vedoucí představitelé musí udělat vše, co je v jejich silách, aby podpořili projektové manažery své firmy.

Jedním z nejdůležitějších faktorů propagujících úspěšnost projektu je přítomnost efektivního, angažovaného výkonného sponzora. Tato pozice již dlouho souvisí s úspěchem projektu v průmyslových studiích, nicméně přezkum literatury popisující konkrétní praktiky kolem sponzorství naznačuje, že máme dlouhou cestu k institucionalizaci přítomnosti a praxe sponzorské role v našich organizacích. Trochu kontextu je vhodné. Nejprve přezkoumejte primární odpovědnost zadavatele.

Primární odpovědnost výkonného sponzora projektu:

• Převezme odpovědnost za výsledek projektu. (Tento bod je často označován jako sdílená odpovědnost s projektovým manažerem.)
• Charta projektu a udělení autority správci projektu a členům jádrového týmu.
• Podporujte projektový tým pro zdroje a viditelnost.
• Zajistit přítomnost a podporu efektivních hodnot týmu, včetně odpovědnosti a transparentnosti.

• Podporujte tým ve tváři mimořádných potíží.
• Trénujte manažera projektu.
• Defend projektový tým proti organizačnímu zásahu.

Co se stane, když je výkonný sponzor mimo obraz:

Při absenci podpůrného výkonného sponzora spadají všechny výše uvedené odpovědnosti již nadměrně zatěžované projektové manažery, kteří zpravidla postrádají šířku pásma a politickou zátěž k plnění těchto úkolů.

Nedostatek efektivního sponzora zvyšuje riziko projektových problémů, mimo jiné včetně neúspěchu, neoptimálního výkonu proti časovému, nákladovému a kvalitativnímu cíli a zvýšené turbulence v týmu.

Jednoduše řečeno, přítomnost efektivního výkonného sponzora je pozitivním rozhodujícím činitelem pro komplexní práci přinášení našich nejdůležitějších dočasných a jedinečných iniciativ k úspěšnému závěru. Vzhledem k zřejmému významu této role může být rozumné předpokládat, že většina organizací vezme svou práci s výkonnými sponzory vážně. Je smutné, že trochu času stráveného ve skutečném světě naznačuje něco jiného.

Pohled na to, jak naše organizace zaujmou úlohu výkonného sponzora

Jako instruktor pro řízení absolventů řízení projektů mám to štěstí pravidelně se seznámit s praxí řízení projektů zaměstnavatelů mých studentů ve velké metropolitní oblasti . Od firem Fortune 100 až po malé, podnikatelské začínající podniky a neziskové organizace představují zastoupené organizace průřez naší ekonomiky. Zatímco by bylo rozumné očekávat v této době, kdy jsou postupy řízení projektů dobře zavedeny, že většina firem by projevila zralé postupy kolem role výkonného sponzora, ve skutečnosti je situace naprosto opačná .

Několik vědeckých poznatků z mého výročního neformálního průzkumu studentů MBA o roli výkonného sponzora ve svých firmách:

• V průměru více než padesát procent studentů popisuje, že jejich firma nemá formální praktiky kolem výkonné sponzorství.
• Málo firem má nějaké formální školení nebo standardizovaný popis role a odpovědnosti zadavatele.
• Já ještě nemám jednu studentskou zprávu, že jeho firma poskytuje školení svým výkonným sponzorům.
• Existuje malá konzistentní dohoda o odpovědnosti sponzora za úspěch projektu.
• Když studenti rozhovoru s projektovými manažery ve svých firmách o jejich spokojenosti s výkonem a podporou svých sponzorů, většina z respondentů vyjádřila frustraci.

Přehled formalizovanějších průzkumů od průmyslových asociací a soukromých poradenských firem posiluje obecnou platnost příspěvků od mých studentů.

A zatímco současný stav praxe výkonného sponzoringu může zanechat prostor pro zlepšení, projektoví manažeři nemají jinou možnost než pokračovat v iniciaci. Existují však některé kroky, které mohou projektoví manažeři přijmout, aby získali potřebnou výkonnou podporu.

Pět tipů pro získání výkonné podpory pro váš projekt:

1. Vyhledejte sponzora. Pokud váš projekt má pro vaši firmu strategické důsledky, ať už přímo pro zákazníky nebo nepřímo tím, že umožňuje účinnější a efektivnější vnitřní aktivity na podporu zákazníků, měli byste získat sponzora. Pracujte přímo s vaší správou zpráv nebo vedoucím kanceláře pro správu projektů, abyste posílili význam projektu a požádali o pomoc. Zdůrazněte roli a odpovědnost zadavatele, jak bylo uvedeno výše, a poukazujte na výzkum v oboru, který koreluje úspěšnost projektu a efektivní sponzorství.
2. Trénujte svého sponzora. Zdůrazněte roli jako strategickou, ne taktickou nebo jako figurku. Většina vedoucích pracovníků přichází do role sponzora, který nemá formální vzdělání ani dokonce kontext svých povinností. I když jste v poněkud nepříjemné roli školení výkonného ředitele, většina z těchto osob ocení vaše souvislosti a vedení. Otázky zodpovědnosti, posílení hodnot a ochrana týmu by měly být vaše primární zaměření, když jste na palubě svého výkonného sponzora.
3. Aktivujte a zapojte svého sponzora. Nejlepší vztahy mezi projektovými manažery a výkonnými sponzory jsou vysoce interaktivní. Pro obě strany je důležité, aby vytvořily jasný komunikační protokol pro aktualizaci projektových aktivit, jakož i označování a reakci na mimořádné události. Projektový manažer by měl povzbudit výkonného sponzora, aby se z času na čas účastnil setkání na pozicích nebo týmích, aby projevil opravdový zájem a aby sloužil jako aktivní roztleskávačka pro organizaci pro týmové úspěchy.
4. Požádejte o podporu koučování od vašeho sponzora. Je vždy užitečné mít někoho s většími zkušenostmi, než jste pozorovali a nabízet konstruktivní a pozitivní zpětnou vazbu a koučování o vašem výkonu. Nechte svého sponzora, aby vás poznal, jak tento vstup v úsilí zlepšit a jakmile ho přijme, přijměte to laskavě.
5. Využijte opatrně sponzora pro velké problémy . Dávejte pozor, abyste se příliš nesetkali s tvým sponzorem a nešetřili na taktických otázkách. Nejvyšší a nejlepší využití vašeho sponzora je pro zajištění bezpečných zdrojů; jako mluvčí projekčního týmu do širší řídící skupiny a pomáhá vám posilovat základní hodnoty týmu. Existuje vyrovnávací akt, který musí projektový manažer respektovat při zvažování čerpání sponzora do týmových činností.

Bottom Line for Now:

Úloha výkonného sponzora je jedním z důležitých dílů úspěchu pro projektové iniciativy. Úspěšní projektoví manažeři chápou, jak důležitá je tato role a snaží se získat výkonnou podporu na správné úrovni a intenzitě. Pokud je role sponzora nepřítomná nebo nejasná, vzít si to na sebe, abyste přijali a školili své výkonné sponzory, aby vám, vašemu týmu a firmě podpořili úspěch.