Podání Tipy pro lidi, kteří nenávidí podání

Je tu něco o podání, které způsobuje, že mé oči přešla - a podání po delší dobu mě ohrožuje tím, že upadne do kómatu.

Naneštěstí nenávist nebo ne, když podnikáte malý podnik, musí být provedeno podání, nebo brzy zjistíte, že se váš stůl zhroutí pod váhu celého papíru, který se hromadí. Co je to nenávist podání?

Existují dva přístupy k problému, které by mohly pomoci.

Můžete zkusit, aby vaše podání co nejkratší (metoda, kterou jsem téměř dokonalost v průběhu let provozovat kancelář), nebo aby váš čas podání co nejvíce zábavné, jak je to možné snaží se splnit). Podívejme se na tipy, které vám pomohou snížit množství času, který nejprve vynaložíte na podání.

Jak zkrátit čas, který strávíte podáváním

1. Pokud je to možné, skartujte a recyklujte.

První otázka o tom, že jakýkoli kus papíru, který vás čeká na to, aby byl podán, je: "Je třeba tento dokument podat? "(Zjistěte 3 kroky k vytvoření systému správy dokumentů.)

Mnoho dokumentů, které jsou součástí e-mailu, může jít přímo do drtiče. Jaký je důvod při zadávání reklam nebo informačních dopisů od jiných firem, například? Když jednáte s poštou, jednou si přečtěte nějaký mail, rozhodněte se, zda budete potřebovat rok od tohoto okamžiku, a případně jej roztrhnout nebo roztrhnout.

Je pravděpodobné, že podáváte i velké množství kopií dokumentů, které nepotřebujete podávat - a neměli by být ani tištěny.

Není třeba vytvářet papírové kopie faktur nebo dopisů, například pokud jsou vaše elektronické soubory organizovány a budete postupovat podle správných postupů zálohování. (Podrobnosti o tom, jak to udělat, naleznete v článku 6 Pravidla ochrany obchodních dat a nastavení úspěšného zálohovacího systému.)

Když řešíte hromadu podání, roztrhněte "papír, který můžete žít bez".

2. Použijte systém archivace, který usnadňuje jiné kancelářské práce, nikoli tvrdší.

Většina práce, kterou potřebuji podat, souvisí s procesem podnikání - a tyto dokumenty je třeba zapsat do účetního systému, než se s nimi bude dělat cokoli jiného. Takže místo toho, abych vzal ten doklad o kazetě s tonerem do tiskárny a podal ho pod "P" v mém hlavním archivačním systému, podával jsem ho v mém "prvním" systému archivování, řadě složek označených měsícem a rokem.

Například pokud jsem kazetu s tonerem zakoupil v září 2014, je to soubor, do kterého vstupuje, spolu se všemi dalšími fakturami, příjmy a dalšími obchodními dokumenty, ke kterým došlo v daném měsíci. Pak je jednoduché pracovat ve složce na konci měsíce a provést všechny účetní položky, které je třeba provést (nebo pokud to neděláte sami, předat měsíční složku svému účetnímu nebo účetnímu) .

Všimněte si, že provozuji firmu poskytující služby, nikoliv maloobchodní činnost, takže sedět a pracovat na účtech jednou za měsíc pracuje pro mě. Budete-li potřebovat častěji aktualizovat své účty, budete muset upravovat návrh měsíční složky.

3. Před přidáním souboru si promyslete.

Co se stane poté, co jsem použil měsíční složky pro účtování?

Dokumenty je třeba přesunout do "hlavního" systému archivování. Ale spíše než jen podáním jednotlivých dokumentů v závislosti na jejich názvu, logicky soubor podle skupiny, postup při podávání se mi zdá mnohem rychleji.

Podívejme se na další příklad kazety s tonerem tiskárny. Namísto podání tohoto potvrzení pod "P" pro kazetu s tonerem tiskárny bych podával tento pod Office Supplies - Příjmů, na stejném místě, kde bych podával doklady, jako např. Potvrzení o sbírce poznámek po něm nebo potvrzení o tisku papír. Nejen, že se filtrování provádí rychleji, ale je mnohem snazší najít dokumenty později.

4. Používejte celé slova a fráze na štítcích s adresáři, nikoliv pouze písmeny.

Neexistuje žádné pravidlo, které by říkalo, že při vytváření divizí vašeho systému podávání jste omezeni pouze na jednotlivé písmena.

A pokud ano, děláte, že vaše podání je zbytečně pomalé a komplikované. Přizpůsobte systém archivace, abyste mohli využít skupinových podání a najít správné místo pro rychlejší umístění dokumentu.

Například, místo toho, abych měl jen část svého systému podání označeného jako "C", mám také sekci označenou jako "soubory klienta". Soubory v "Klientských souborech" jsou uspořádány abecedně. Krása přizpůsobení vašeho archivačního systému tímto způsobem je, že může být vždy dále rozdělena a organizována, pokud potřebujete. Takže hlavní klient by mohl mít v sekci "Klientské soubory" souborový systémový oddělovač označený jménem, ​​aby usnadnil vyhledávání dokumentů, které se jí týkají.

V tomto příkladu by tedy štítky na systému filtrování četly "B", "C", "Klientské soubory", "D" … Vidíte, jak snadněji se vaše podání stane?

Uložte své "první" archivační systém blízko a pohodlně.

> Další skvělou věcí o použití dvoustupňového systému archivování, jako je ten, který jsem popsal výše, je, že je mnohem snazší udržet první stupeň vašeho systému podávání (měsíční složky) fyzicky v blízkosti vašeho pracovního prostoru. budete mít mnohem větší sklon k okamžitému podání papírů, místo aby je nechali hromadit, pokud máte blízko, organizované místo, kde je můžete podat.

Tak vložte své poslední, aktuální a měsíční složky příštího měsíce v zásobníku, nebo použijte soubor concertina a dejte je do délky paží ve vašem pracovním prostoru. Převážná část vašeho systému podávání ("hlavní" systém podávání, jak jsem nazval to v tipu 3) může být v celé místnosti nebo dokonce v jiné místnosti úplně, ale v zájmu šetření času, nemusíte se dostat nahoru, aby vaše první fázi podání.

Jak udělat filing Fun

Filingové tipy, které jsem vám dali doposud, by měly pomoci snížit čas strávený podáváním a zabránit mrazu mozku. Ale co dělat, že váš čas podávání více zábavy? Ve skutečnosti je jedinou strategií, kterou jsem sem přišla, přímý úplatek, který se odmění za cookie, pokud se na nějakou dobu podá. To bude fungovat, ale může vést k tomu, že se dostanete spoustu kilo, pokud máte spoustu podání. Nebo byste mohli využít více uměleckého přístupu, používat různé barvy pro vaše složky a používat neobvyklé fonty nebo kaligrafii pro štítky. Ať už toto dělá vaše podání více zábavy, určitě to udělá atraktivnější. A kdo ví? Možná právě skutečnost, že vaše podání je mnohem rychlejší, když je to tak organizované, to udělá mnohem víc zábavy.