Příručka pro registraci událostí: Řešení pro úspěch

Pokroky v technologii měly významný dopad zejména na plánování událostí a registraci událostí. Dlouho pryč jsou dny papírových pozvánek, které dorazí do obálky s razítkem. Online registrace je stále častější u všech typů událostí, od obchodních seminářů a každoročních konferencí až po milovníky narozeninových oslav a firemních prázdnin. I když se tento online proces může zdát jednoduchý, stále to vyžaduje práci.

Naštěstí pro plánovače událostí existuje řada nástrojů, které pomohou při registraci událostí. Volby zahrnují jednoduché platformy, které se zabývají základy registrace událostí a ty, které jsou pokročilejší a nabízejí multifunkční aplikace. Některé programy pro registraci událostí zpracovávají platby za události. Některé také poskytují automatické vrácení peněz, pokud je registrace zrušena. Další balíky vytvářejí jmenovky pro registrátory. Nástroje pro registraci událostí mohou také umožnit integraci na webové stránky konference nebo společnosti, stejně jako připojení k jejich platformám sociálních médií.

Bohužel, s tolika možností, proces výběru nástroje pro registraci událostí pro vaši firmu může být naprosto ohromující. Zde je jednoduchý průvodce pro výběr nástrojů pro registraci událostí, které nejlépe slouží vašemu podnikání při plánování událostí.

Výběr softwaru pro registraci událostí: Kde začít?

Při výběru nástrojů pro registraci událostí je nejlepší začít s určením vašich potřeb a potřeb.

Přemýšlejte o svých registračních prioritách a o svém podnikání v oblasti plánování událostí. Zeptejte se sami sebe na tyto otázky:

• Jsou vaše potřeby jednoduché a vyžadují pouze zpracování registrací a plateb?
• Nabízíte více návštěv v hlavní události, které vyžadují další registrace?
• Potřebujete spravovat hotelové rezervace nebo uspořádání cest?
• Podporujete webové stránky konference?
• Budete poskytovat jmenovky, koordinující audiovizuální požadavky nebo hostování speciálních vytažení?
• Spravujete více než jednu událost současně?
• Je vaší událostí každoroční výskyt nebo jednorázová událost?

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou najít software pro registraci událostí, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

Nástroje pro registraci událostí

Díky tolika možnostem v registračním softwaru pro události je snadné se dostat do okázalých funkcí a nejnovějších nástrojů bez ohledu na to, zda pracují pro vaši událost, nebo zda budou vůbec využity. Nenechte se nalákat nejnovější a největší. Místo toho vytvořte seznam těch funkcí, které aktuálně využíváte při registraci událostí, a přidejte ty, které byste chtěli zahrnout, abyste proces urychlili. Některé funkce, které jsou k dispozici, zahrnují následující:

• Registrace online událostí
• Registrace při registraci událostí
• Registrace skupiny účastníků
• Samostatné přihlášení účastníka
• Zpracování plateb událostí
• > Vytvoření a správa odběratelů
• Registrace pro individuální zasedání
• Vývoj formulářů
• Správa prostorových prostor
• Správa marketingu
• Sociální média
• Nákladné
• Mnoho nástrojů pro registraci událostí nabízí standardní funkce za přijatelnou cenu, které jsou vhodné při správě jednoznačných událostí.

Tyto programy obsahují základní registrační formuláře, které lze propojit s vaším webem. Mohou shromažďovat registrační informace, včetně informací o kreditní kartě, za účelem registrace a zpracování plateb kreditní kartou. Kromě toho mohou být seznamy účastníků registrovány nebo exportovány. V závislosti na typu událostí, které plánujete, a na frekvenci událostí, mohou být tyto jednoduché nástroje vhodné tak, že poskytují přesně to, co potřebujete, aniž byste byli zablokováni všemi druhy dalších funkcí, které pro vás nemají žádný užitek.

Nástroje pro registraci událostí s více tváří nabízejí další možnosti

Pokud vaše plánování plánovaných událostí plánujete velké konference, pak nástroje pro registraci událostí, které nabízejí další funkce nad rámec základů, mohou být právě to, co potřebujete. Řešení zahrnují ty, které zpracovávají registraci událostí a kombinují tuto funkci se schopností sledovat a hlásit různé detaily větší a složitější události.

Pokud se účastníci události zaregistrují pro konferenci a poté se zaregistrují pro konkrétní workshopy během dané relace, existují nástroje, které tuto funkci umožňují.

Některý software umožní zpracování více účastníků z jedné organizace s jedním zdrojem platby a nabídne různé cenové struktury na základě skupinových slev nebo časných registračních poplatků. Pokud potřebujete přizpůsobené přehledy, podívejte se na balíček registrace událostí, který automaticky generuje sestavy sestavením seznamů docházky na základě jednotlivých workshopů nebo jiných parametrů, které vyberete. Konference obvykle vyžadují vytištěné názvy tak, aby byly v seznamu "musí mít", takže je lze automaticky vytvořit jako součást procesu registrace událostí a hledat přizpůsobení, které odráží, zda je účastník registrován na celou konferenci, část týdne nebo pouze určitý den.

Nástroje pro integraci registrace

Pro ty plánovače událostí, které provádějí četné události, může být integrace registračních údajů do vaší stávající databáze kritickou funkcí pro vaši organizaci. Zvažte současné metody přidávání registrujících do databáze a identifikujte oblasti zlepšení. Je důležité přemýšlet různými způsoby, jak lze tyto informace integrovat s existujícími informacemi, jako jsou lidé, kteří se dobrovolně nebo darovali. Většina aplikací pro registraci událostí poskytuje možnost manuálního exportu dat. Tato metoda je však časově náročná, protože vyžaduje ruční import informací do databáze znovu. Prozkoumejte balíčky, které mohou uspokojit nejen vaše požadavky na registraci událostí, ale také podporovat vaše základní potřeby řízení.

Proveďte zkušební jízdu před tím, než zakoupíte

Jakmile zúžíte výběr softwaru pro registraci událostí, zjistěte, zda nabízí bezplatnou zkušební dobu. To vám dá příležitost nejen vyzkoušet funkce, ale zjistit, zda má požadovanou funkcionalitu a zda je vhodná pro vaši akci. Je také příležitostí prožít jejich úroveň zákaznického servisu při zodpovězení vašich otázek nebo při řešení problému, který máte.