Poplatky Struktury pro plánování událostí

Ať už začínáte obchodovat s událostmi pro společenské akce, obchodní akce nebo kombinace obou, každý, kdo uvažuje o svém vlastním podnikání, by měl být jistě znepokojen stanovením spravedlivé sazby za služby. Je důležité vědět, jak účtovat za služby.

Bohužel odpověď není jednoduchá. K určení sazby přispívá několik faktorů, včetně provozních nákladů, platů a zisků.

Skutečnost spočívá v tom, že sazby se liší v závislosti na tom, kde provozujete svou firmu, na typech projektů, které podnikáte, a na tom, co je trh ochotný zaplatit.

Záleží také na vašem cílovém trhu. To znamená, že váš klient nebo vyhlídka budou mít na mysli cílový rozpočet a vaše služby musí být v těchto parametrech konkurenceschopné.

Způsoby uspořádání plánovačů událostí Jejich poplatky

Nicméně pokud chcete začít podnikání na částečný úvazek nebo dokonce na plný úvazek, existuje zhruba pět způsobů, jak uspořádat svůj poplatek za účast a citovat poplatky pro vaše klienty:

• Plošný projektový poplatek
• Procento výdajů
• Hodinová sazba
• Procento výdajů plus hodinová sazba
• Uvedené ceny a vysvětlení a příklady předpokládejme, že chcete vydělávejte v průměru za služby ve výši 75 USD za hodinu.

Poplatky založené na plošném projektu

Mnoho klientů raději ví, kolik projektu bude stát, včetně všech poplatků. Jako plánovač akcí, abyste to nabízeli, musíte určit paušální poplatek a zjistit, jaké služby budou za tuto částku pokryty.

Tím je zodpovědný rozpočet hospodařit přímo s vámi, plánovačem a vyžaduje předvídání různých scénářů, ve kterých se mohou změnit okolnosti. V tomto scénáři se může klient přímo smluvně dohodnout s plánovačem událostí, aby koordinoval veškerou logistiku, stravování, místo konání, ubytování atd.

Flat projektové poplatky se obvykle používají pro balíčky, jako jsou ty, které se nacházejí v programech sportovního marketingu lze vypočítat na osobu na základě mnoha ustanovení a námitek.

Předpokládejme například, že jste najat na organizaci jednodenní historické prohlídky města pro 15 hostů. Váš klient chce, abyste citovali paušální poplatek za přepravu, soukromý průvodce, oběd a veškeré / všechny vstupné na místa konání; nicméně také požádá, aby jste poskytli rozdělení na vyšší úrovni každé položky výdajů.

V tomto scénáři musíte vyjednat / vypočítat náklady na všechny služby, včetně vašeho času, a uvést kombinovaný součet nákladů. Bude zodpovědností / rizikem plánovače událostí identifikovat požadované vklady, platit za všechny služby a zodpovědnost za všechny smlouvy o službách.

Poplatky založené na procentu výdajů

Většina kvalifikovaných plánovačů událostí by se měla v průměru cítit pohodlně s účtováním mezi 15-20% celkových nákladů akce jako součást svého poplatku.V závislosti na složitosti programu a množství času, který potřebuje k plánování a provedení akce, to někdy stačí k pokrytí celkových nákladů a zdroje zisku.

Předpokládejme například, že jste najat na organizaci soukromé večeře v exkluzivní restauraci pro 40 hostů s průměrem 175 dolarů na osobu.

Předpokládejme, že trvá celkem 15 hodin, než se setkáte s vaším klientem, plánujete, zúčastníte se a dokončíte všechny akce na této události. Pokud budete účtovat sazbu ve výši 18% celkových výdajů, vyděláte jen o něco více, než je vaše cílová hodinová sazba ve výši 75 USD za hodinu:

175 x 40 hostů = 7 000 000 x 18% = 1, 260

15 hodin x $ 75 / hr = $ 1, 125
Pokud klient uzavírá smlouvu s vámi o všech službách přímo, náklady na mezisoučkovou událost pro klienta by činily celkem 8, 260 dolarů.

Poplatky na základě hodinové sazby

Někteří klienti dávají přednost tomu, aby plánovač událostí citoval hodinovou sazbu za služby a odhadl celkový počet hodin, které má řídit a spustit daný klientský program. Může to vypadat podobně jako u plochých projektových sazeb, ale umožňuje větší flexibilitu obou stran, aby se přizpůsobily potřebným změnám.

Mnoho plánovačů firemních událostí bude za služby hradit za hodinu. Umožňuje klientovi vědět, kolik stojí za pronájem služeb a umožní mu vypočítat rozumný rozpočet. Často je důvodem toho, že klient chce lépe zvládnout jakékoli neočekávané výdaje.

Nezapomeňte definovat pečlivé parametry kolem očekávání, aby obě strany souhlasily s tím, jaké služby budou poskytovány. Jako plánovač událostí byste měli zahrnout odkaz na fakturaci všech přiměřených výdajů na podnikání, které mohou vzniknout.

Někteří plánovači událostí mohou označit provozní výdaje, jako je doprava, pronájem automobilů a další položky různých nákladů až o 15-20%, zatímco jiné ne. Pokud tak učiníte, měli byste takovéto zveřejnění zveřejnit a dohodnout s klientem předem.

Pokud jde o rychlost plánování hodinových událostí, je také důležité určit, jak často můžete za svůj čas vyúčtovat.

Předpokládejme například, že vás klient najímá v říjnu a organizuje jednodenní seminář v březnu. Vaše služby jsou uzavírány na základě smlouvy a vyjednávání o místě konání, cateringových službách, A / V a přispívají k tvorbě obsahu pro omezený počet komunikačních položek (tj. Pozvánky, agendy, formuláře hodnocení apod.).

Váš klient vás také najímá, abyste poskytli správu na místě. Provádíte předem dohodu o tom, že budete účtovat za identifikované služby v různých časech, a předložíte faktury za všechny služby, které jste provedli doposud, týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně.

Podle této smlouvy byste vy i váš klient měli vypracovat podrobný popis práce, který zahrnuje očekávané odpovědnosti obou stran. Poté můžete odhadnout celkový rozpočet tak mnoha hodin plus přiměřené výdaje (je jasné, co mohou obsahovat tyto podrobnosti).

Poplatky na základě procenta nákladů Plus paušální poplatek / hodinová sazba

Někdy jste přijímaní k organizaci akce a z jakéhokoli důvodu klient preferuje sazbu na základě procentního podílu nákladů. To však nestačí k pokrytí nákladů na váš celkový čas a služby. V těchto situacích je rozumné prezentovat své poplatky za kombinované náklady ve dvou různých kategoriích.

Klient například najímá organizaci událostí spojených s konferencí. Vaším úkolem je uspořádat dvě soukromé večeře a golfový výlet, každý s 50 hosty. Celkové náklady na tyto kombinované akce činí přibližně 20 000 dolarů, ale vyžaduje to asi 60 hodin svého času a složitost tohoto projektu může odůvodnit vyšší ziskové rozpětí. Pokud si uvědomíte, že můžete přijít na svůj konečný paušální poplatek + hodinovou sazbou s následujícími výpočty:

Procentní odhad výdajů:

20 000 000 x 18% = 3, 600
Hodinová sazba: 60 hodin x $ 75 / hr = 4, 500

Hodinový deficit:
900 $

Pokud dojde ke schodku, jako v příkladu výše, více dodavatelů. Vaše nabídka pak může odrážet následující: Výdaje na mezisoučkové události:

$ 23, 600

Bytový poplatek: $ 1, 125 (na základě 15 hodin za 75 USD za hodinu)
budete muset pečlivě zjistit, že jste odhadli správně své hodiny (účet na pokrytí nestandardních provozních výdajů, jako je osobní cestování). Jak bylo očekáváno, málo klientů s potěšením vidí zvýšení nákladů později, pokud nejsou poskytnuty oprávněné důvody. Poplatky na základě měnitelných sazeb

Dalším způsobem, jakým mohou plánovači událostí sbírat poplatky za služby, je zajištění prostoru pro události prostřednictvím míst, která nabízejí komisionovatelnou sazbu. Jedná se o poplatky obvykle poskytované cestovním kancelářím pro rezervaci jízdenek, hotelových pokojů a jiné formy dopravy.

Například mnoho hotelů může rozšířit komisionální sazbu až o 10% na pokoj a další výdaje.

Přestože někteří plánovači událostí přijmou sazby, které jsou k dispozici, jako zdroj příjmů pro sebe, můžou zákazníci chápat pochybnosti plánovače událostí, pokud se jedná o splatné ceny. Z tohoto důvodu mnoho zkušených plánovačů omezí jakékoliv plánování výběru, které zahrnuje komisionovatelnou sazbu nebo vyjednají ceny za jejich programy a předávají tento zdroj úspor přímo ke klientovi.

Někteří klienti si mohou také uvědomit, že ceny za komisionáře existují a neočekávají, že by externí konzultanti mohli účtovat pomocí kterékoli jiné identifikované metody fakturace, které jsme načrtli a stále platitelnou sazbou. Obecně se mnoho plánovačů událostí nepovažuje za dobrou formu, která podstatně "zdvojnásobí" svůj příjmový tok tímto způsobem.

Pokud přijímáte zadané sazby, nejlépe byste neměli účtovat poplatky za vaše služby za použití alternativních metod fakturace.

Existují scénáře, kdy sazby, které jsou uvedeny v objednávce, mají nejvíce smysl, například menší neziskové organizace nebo sdružení, které mohou zaměstnávat vaše služby pro členskou událost nebo setkání a většinu poplatků platí přímo účastníci než organizace .

Další scénář může být, pokud zákazník kupuje od vás klientské dary a můžete také nabídnout distribuční služby propagačních předmětů. V takovém případě jednoduše vyjednávejte o propagačních předmětech a neúčtujte za služby na hodinové bázi, pokud si klient neuvědomuje všechny poplatky předem.