Zaměstnanec Ukončení z Perspektivy IT

Půjčení zaměstnance může být špinavá práce, ale IT oddělení to musí pomoci - vždy, když jste chytří.

Je zapotřebí zapojit IT do procesu ukončení zaměstnanců, protože bývalý zaměstnanec, který stále má přístup k síti společnosti a vlastní firemní údaje, je bezpečnostní hrozbou. Ve většině případů by bývalí zaměstnanci nikdy nepomysleli na to, že uškodí počítačovým systémům, ale proč máte šanci, že jste se dostali do jednoho špatného vejce?

Kromě toho je šetrné zachovat určité technologické zdroje, údaje a protokoly v případě, že se bývalý zaměstnanec nebo samotná společnost rozhodnou vést spory.

Nakonec je nezbytné integrovat IT do procesu, aby bylo zajištěno, že kontroly ukončení zaměstnanců jsou dostatečně komplexní, aby splňovaly příslušné požadavky společnosti Sarbanes-Oxley.

Politika zabezpečení informací a uchovávání dat musí být specifická pro společnost a přizpůsobena zákonům, podle kterých vaše společnost působí.

3 Zásady IT společnosti, které se musí zabývat

Přesto existují nejméně tři obecné principy IT, ke kterým by měla společnost přistupovat, a to po ukončení zaměstnání.

Okamžité upozornění na ukončení oddělení IT - dokonce i heads up před ukončením schůzky je oceněno, takže IT může blokovat přístup během setkání.

• Každá společnost by měla mít přísně vynucenou politiku, která jasně stanoví, kdo má oznámit, komu někdo skončí nebo skončí. Tato pravidla by měla rovněž vyžadovat, aby byla tato oznámení okamžitě oznámena, takže všechny zúčastněné útvary mohou okamžitě jednat.
• Informační bezpečnostní kontakt by měl být mezi těmi, kdo jsou informováni, a odpovědnost této osoby by měla zahrnovat zkoumání, dokumentaci a zrušení přístupu zaměstnanců k elektronickým uloženým chráněným informacím a jejich informačním systémům.
  

Obezřetné odvolání přístupu. Po oznámení je IT zodpovědný za okamžité zrušení přístupu a uchování veškerých záznamů, které společnost může potřebovat nyní nebo v budoucnu.

• Co dělat, když končí zaměstnání

V případě ukončeného zaměstnance by IT mělo okamžitě zrušit veškerý počítač, síť a přístup k datům, které měl bývalý zaměstnanec.

Vzdálený přístup by měl být také odstraněn a bývalý zaměstnanec by měl být zbavený veškerého vlastnictví společnosti, včetně technologických zdrojů, jako je notebook a duševní vlastnictví, jako jsou firemní soubory obsahující informace o zákaznících, prodeji a marketingu.

V případě zaměstnance, jehož ukončení zaměstnání je však bezprostředně hrozící, by IT měl konzultovat s vedoucím zaměstnance, HR a dalšími klíčovými osobami s rozhodovací pravomocí, aby určil vhodný způsob, jak zrušit zrušení přístupu po pracovní doby.

Stejně jako by mělo být pro budoucí potřebu dokumentováno poskytnutí přístupových a bezpečnostních povolení, zrušení přístupu by mělo být zdokumentováno, zejména pro právní účely. Cílem by samozřejmě mělo být vždy odvolání přístupu způsobem, který bude mít smysl pro finanční, technologický a legální obchod.

Preemptivní uchovávání dat

Každá společnost musí mít k dispozici redundanci a uchovávání dat, které uspokojují její obchodní potřeby a dodržují platné zákony. Tyto zásady se obecně zabývají zálohováním, obnovou a uchováním firemních údajů.

Společnost by však měla také přijmout zásady, které podrobně popisují, kdy a jak by IT mělo jít o zachování potenciálně a zvláště citlivých údajů, záznamů, protokolů a dalších materiálů, které by mohly mít právní význam, byla společnost a bývalý zaměstnanec bitva.

Je to obzvláště důležité v případě bývalého zaměstnance, který zastával vysokou pozici nebo opustil společnost pod mrakem podezření.

Přidělení a uplatňování těchto tří principů by mělo být kolektivní činností výkonných pracovníků společnosti, oddělení IT a personálního oddělení a právního poradce, který se specializuje na počítačovou forenzní politiku a zákony upravující používání výpočetní techniky společností.

Výsledkem tohoto společného úsilí by měla být větší ochrana firemních údajů, jakož i lepší připravenost na soudní spory týkající se krádeže firemních dat, hackingu a jiných forem nezákonného nebo špatného používání výpočetní techniky. Práce s IT jako oceňovaný partner zaručuje, že tyto cíle budou dosaženy v případě ukončení zaměstnání.

Více o zastavení pracovního poměru

Top 10 nedělí při spuštění zaměstnance

• Top 5 důvodů, proč požádat o zaměstnance
• Nejlepší den ohněm zaměstnance?
• ** Richard Jones je novinář na volné noze a správce systémů pro společnost v Michiganu.