E-mailová etiketa - Pravidla pro obchodní korespondenci

Mnoho lidí, kteří posílají obchodní korespondenci e-mailem, si neuvědomují, že existuje velký rozdíl mezi jejich používáním pro tento účel a komunikací s přáteli a rodinou. Když posíláte zprávu kamarádovi nebo příbuznému, můžete být docela neformální. Můžete použít slang, pokud chcete, nebo dokonce si to můžeš nechat s nevhodným jazykem, pokud víš, že s tím příjemce nebude mít problém. Jinými slovy, můžete napsat, jako byste mluvili s touto osobou.

Obchodní korespondence je zcela odlišná. Dobrá e-mailová etiketa, ve skutečnosti obchodní etiketa obecně, diktuje, že se chováte profesionálně. Pokud jste příliš neformální, používejte slang nebo nevhodný jazyk nebo pošlete chybové zprávy, ponechává špatný dojem na příjemce zprávy. Zde jsou některá základní pravidla e-mailové etikety.

Myslím, že vaše chování

Dokonce i ve světě, kde se zdá, že vždycky máme spěch, abychom co nejrychleji učinili, abychom mohli pokračovat v dalším úkolu, vypadl ze stylu. Nebudete staré, pokud budete vždy používat slova "prosím" a "děkuji". Váš příjemce ocení vaše zdvořilost.

Dalším způsobem, jak ukázat dobré chování, je oslovit lidi, o kterých nevíte, nebo máte pouze formální vztah s jejich jménem a příjmením, například panem Whiteem nebo paní Grayovou. Pokud příjemce vašeho e-mailu upřednostňuje volání jeho jménem, ​​pravděpodobně vás opraví.

Při odpovědi na e-mail a odesílatel původní zprávy použil pouze jeho jméno, pak můžete bezpečně předpokládat, že je v pořádku také používat křestní jméno této osoby.

Sledujte svůj tón

Tón je řečník, nebo v případě e-mailu, spisovatele, způsob vyjadřování svého postoje. Je těžké písemně sdělit, ale většinou můžete dosáhnout správného tónu tím, že několikrát před opakováním své zprávy přeposíláte zprávu.

Ujistěte se, že narazíte na úctu, přátelské a přístupné. Nechcete, aby to znělo jasně nebo náročně.

Pokud píšete někomu, s kým jste předtím komunikovali, začněte s něčím přátelským jako "Doufám, že jste dobře." E-mailové spisovatelé často používají emotikony nebo emoji k tomu, aby předali určitý pocit: šťastní, smutní, zmatení nebo vzrušení. Použijte dobrý úsudek zde. Pokud na někoho často píšete a máte méně formální vztah s ním, pak emoticons a emoji mohou být v pořádku. Pro oficiální e-mail, například když píšete potenciálnímu zaměstnavateli, dodržujte pouze slova.

Vždy se považuje za špatnou e-mailovou etiketu, která používá všechna velká písmena. Vypadá to, že křičíte. Nepoužívejte ani malá písmena.Někteří lidé říkají, že to bude vypadat, jako byste mumlají.

Buďte stručný

Každý člověk má čas, a měli byste to respektovat. Váš příjemce může mít jen chvilku na to, abyste si přečetli e-mail a odpověděli na něj. Při sestavování zprávy buďte co nejkratší a zároveň se ujistěte, že jste zahrnovali všechny relevantní informace. Poskytněte tolik informací, kolik bude čtenář potřebovat, abyste pochopili, co se snažíte vyslovit.

Vyvarujte se použití zkratek pro textování

Jako společnost, která stráví spoustu času v telefonování na telefonu, jsme si zvykli používat zkratky pro jakékoli slovo dlouhé dvěma nebo více písmeny.

Používáme U namísto vás, UR namísto vašeho, 2 namísto nebo příliš, plz namísto prosím a thx namísto poděkování. To je v pořádku, pokud je váš příjemce přítelem. Obchodní e-mail by měl být formálnější. Samozřejmě, běžně používané zkratky jako pan a paní, FYI (pro vaše informace), vč. , atd. jsou v pořádku.

Použijte profesionální e-mailovou adresu

Vždy používejte e-mailovou adresu, kterou vám zaměstnavatel přidělil pro korespondenci související s prací, ale vyvarujte se jeho používání pro cokoli jiného. Pokud například hledáte práci, použijte osobní e-mailový účet, ale ujistěte se, že adresa vypadá jako profesionální. Zvažte, co říká o vás. Jste sexymom @ isp. com nebo hotdad @ isp. com? Může být. Ale chcete, aby si budoucí zaměstnavatel myslel tak? Zvažte získání adresy, která používá vaše první počáteční a příjmení nebo celé jméno.

Jste-li k vaší adrese připojeni tak, že ji nechcete měnit, zvážíte přidání druhé pro profesionální použití. Pokud váš poskytovatel internetových služeb (ISP) poskytuje pouze jednu adresu, podívejte se na získání bezplatného účtu.

Nezapomeňte, že hláskování a gramatika

Vždy pečlivě napište svůj e-mail. Chcete správně napravit pravopis a správnou gramatiku. Použijte automatickou kontrolu pravopisu, pokud si přejete, ale buďte opatrní, abyste se na to příliš silně spoléhali. Používáte-li nesprávný pravopis pro konkrétní použití slova, například dva vs. vs taky, nebude to vaše chyba. Nesnažte se hádat pravopis slova. Měli byste se na to podívat v bezplatném online slovníku.

Dobrá gramatika je nezbytná. Můžete použít kontrakce, chcete-li poskytnout více konverzační tón. Nikdy nepoužívejte slang ani žádný urážlivý jazyk.