Vyvážení peněžního registru - jak, proč a kdy

Dokonce i v dnešních moderních POS systémech stále potřebujete proceduru, která bude účtovat hotovost v obchodě. Tyto vnitřní kontroly jsou nezbytné k tomu, aby se zabránilo nesprávnému zacházení s penězi a ochraně majetku před ztrátou. Nejen silné vnitřní kontroly podporují provozní efektivitu, ale také zajišťují spolehlivé účetní záznamy. Jednou z nejčastějších příčin smrštění nebo ztráty ve vašem obchodě je nesprávné zpracování hotovosti.

Při vyšetřování je nejčastější příčinou krádeže nedostatek řádného postupu nebo kontroly.

Proces počítání peněz, sladění příjmů a vyvažování zásuvky za peníze vytváří odpovědnost za denní transakce. Tento systém správy hotovosti může být vytvořen současně s nastavením obchodních pravidel. Mnoho dnešních POS (point of sale) systémů má krok za krokem pokyny pro uzavření (také známý jako vyvažování) zásuvky s hotovostí pro vedení zaměstnance.

Proč zůstatek?

Správa obchodů nebo pokladníci mohou kdykoli během směny vytisknout zprávu o prodeji. Přidáním počáteční hotovosti do zásuvky na denní prodejní hodnotu bude maloobchodník přesně vědět, kolik peněz by mělo být v pokladně nebo POS systému v daném okamžiku. To je mimořádně užitečné:

• Abyste se vyhnuli příliš velkým penězům na prodejní ploše.
• Pokud je úložiště oloupáno.
• Když si zákazník stěžuje na příliš malou změnu.

• Pro odhalení častých nadměrných / nedostatků u jednotlivých pokladníků.
• Chcete-li odstranit pokušení čerpat peníze bez dokumentace z pokladny.

Jak vyvažovat hotovostní zásuvku

Vyvažování pokladny obvykle probíhá na konci dne nebo na konci přechodu pokladníka. Zásuvku na peníze a její obsah byste měli předložit do kanceláře nebo do jiné odlehlé oblasti, abyste zprávu připravili.

Pokud vyvažujete zásuvku po zavření, ujistěte se, že jsou vypnutá světla pro prodejní podlahu a dveře jsou zablokovány. Pro mnoho obchodníků se dostanou do spěchu a mají tendenci začít se zavírat, než bude obchod skutečně uzavřen. To není bezpečná praxe. Pokud však máte v obchodě více zaměstnanců, je možné zavřít jeden z registrů během otevřených hodin.

Měly by být prozkoumány veškeré nadměrné a případné nedostatky. Lidská povaha by měla být brána v úvahu při drobných chybách a malých množstvích. Tím můžeme uvést, že při zpracování transakce jsou běžné chyby změny. Časté nesrovnalosti však mohou znamenat krádež zaměstnanců nebo mohou pro konkrétní pokladníka vyžadovat další školení. Zpravidla se chcete ujistit, že v noci není k dispozici více než 2 dolary. Zatímco záleží na objemu transakcí v daný den (jinými slovy, čím více transakcí, tím větší je šance na počítání chyb) pravidlo $ 2 je užitečné.

Počáteční pokladna je vrácena zpět do pokladní pokladny a uložena na večer, zatímco vklad je připraven pro banku. Všechny výplatky platebních karet, výpisy z terminálu a další potvrzení o registru mohou být sešity do denního přehledu zálohových pokladen a podány podle data.

Separace povinností

Pro větší zodpovědnost zvažte použití dvou lidí pro vyvážení pokladny. Jedna osoba počítá zásuvku a vytvoří denní přehled o hotovosti, zatímco druhá osoba připraví bankovní vklad. Oba pracovníci by měli podepsat zprávu, v níž uvedou, že odpovídají za zobrazené údaje. Ačkoli žádný systém nemůže zabránit podvodům, tato kontrolní stopa pomůže odradit tajné dohody mezi zaměstnanci.

Na začátku příští směny by měl být každému pokladníkovi přidělen vlastní pokladní pokladna. Nechte pokladníka přepočítat hotovost v zásuvce a ověřte počáteční zůstatek. Pokud jste malý obchod s pouze jedním registrem, peníze nejlépe zůstávají v zásuvce přes noc. Pokud se jedná o vaši situaci, postup je stejný.

Jednou poslední poznámkou, protože lidská chyba je součástí hry, ujistěte se, že patříte k nesrovnalostem v hotovosti jako součást vašeho P & L.

Přidejte do výkazu P & L řádek, který rozpočty vyčísluje a zobrazuje ztrátu ze znehodnocení. To je další způsob, jak můžete auditovat a spravovat ztrátu.