7 Tipů pro efektivní delegaci

Mnozí majitelé malých podniků se stávají všemi obchodníky a dělají trochu všeho, pokud jde o řízení jejich podnikání. Tato univerzálnost může být obrovským přínosem při prvním zahájení podnikání.

Jak postupuje čas, majitel malého podniku, který i nadále dělá vše sám, zasáhne to, co nazývám úspěšným zastávkovým bodem. Dokud nebude vyvinut tým a nebudou delegovány některé z každodenních úkolů a odpovědností za řízení podniku, podnik nemůže růst a vlastník firmy bude pravděpodobně nadměrně rozložen a velmi frustrovaný.

Existuje spousta rozhodnutí a procesů, které je třeba zvážit, když přijde čas stavět tým a delegovat, a je třeba podniknout kroky k tomu, aby byl tento proces účinnější. Zde jsou sedm prvních tipů pro efektivní delegování, které vás na správné cestě.

1. Nejdříve analyzujte své potřeby

Vědět, co delegovat a komu potřebujete, aby to efektivně dělalo, vyžaduje jasný obraz všeho, co máte na talíři. Nejlepší způsob, jak zjistit, kam jde čas, zejména čas, který se děje, kdy by neměl být, je sledováním času - celého času, a to jak pro fakturovatelnou, tak i pro nedaňatelnou práci.

Pokud jste sledovali vše, co děláte během svého pracovního dne, vsadím se, že byste byli překvapeni, kdy vidíte, jaký je váš čas a co se kvalifikuje jako váš největší čas. To samo o sobě může být mocným nástrojem pro identifikaci potenciálních úkolů, které mají delegovat, a dokonce i úkoly, které je třeba odstranit z vašeho podnikání.

2. Prozkoumejte své možnosti

Delegace mohou mít mnoho různých forem a každá možnost závisí na vaší firmě a vašich potřebách. Nejúčinnější systém delegací je ten, na který můžete důvěřovat a který se bude rozvíjet a měnit podle vašich potřeb a růstu a změn.

Dvě nejběžnější možnosti delegování zahrnují najímání zaměstnance a outsourcing nezávislému dodavateli, jako je například virtuální asistent.

Existuje mnoho aspektů, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování mezi zaměstnancem a nezávislým dodavatelem.

3. Dokument vše

Než začnete delegovat, budete muset začít sledovat všechny informace, znalosti a procesy, které vaše podnikání běží jako dobře ošedělý stroj. To může být výzva, neboť pravděpodobně často o těchto datech nemyslíte; stačí udělat to, co je třeba udělat. Je však nezbytné, aby byla účinně delegována komplexní a jasná dokumentace.

Obecně platí, že všechny vaše procesy a systémy by měly obsahovat jasné písemné shrnutí, takže každý budoucí člen vašeho týmu může vstoupit a vyzvednout tam, kde jste skončili. Tyto procesní dokumenty a veškeré další potřebné informace by měly být umístěny na centrálním místě, které je přístupné všem.

4. Vypracujte prioritní plán přiřazení

Jakmile jsou vaše procesy zdokumentovány a vytvořili jste systém pro sdílení těchto informací, budete muset přemýšlet o nejdůležitějších prioritách delegování a jak přiřadit, sledovat a spravovat delegovanou práci.

Nejdříve se zaměřte na své největší priority. Seznam možných prvků delegování s vysokou prioritou můžete identifikovat tak, že odpovíte na tyto dvě jednoduché otázky:

1. Musí být nyní dokončeno?
2. Potřebuji tento úkol udělat sám nebo někdo jiný?

5. Použití technologie

Technologie může usnadnit delegování a pomáhá týmům překonávat mnoho různých výzev. A všechny týmy mohou využít technologii, ať už se jedná o sdílení souborů, plánování nebo dokonce on-line školení.

Pokud stavíte virtuální tým s členy v různých zeměpisných oblastech, technologie může způsobit pocit, že všichni členové vašeho týmu sedí ve stejné místnosti. Prohlédněte si technologii, kterou máte k dispozici před delegováním, abyste mohli vytvořit systém, který usnadňuje sdílení informací a spolupráci.

6. Dobře komunikujte a často

Dobrá komunikace je nezbytná pro všechny typy týmů. Bez ní není žádný tým. Pokud jde o efektivní delegování, musí být komunikace nejen jasná, stručná a konzistentní, ale musíte také zajistit, aby každý člen týmu měl přístup ke stejným informacím.

Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je naplánování průběžných setkání osobních nebo skupinových telekonferencí, pokud jsou vaši členové týmu na různých místech. Tato zasedání by měla být zaměřena na spolupráci, sdílení informací a budování týmu. Je také důležité, abyste zůstali mezi týmovými schůzkami přístupnými k zodpovězení otázek, poskytnutí pokynů a pomoci při řešení problémů v případě potřeby.

7. Kultivovat důvěru

Důvěra je jedním z nejdůležitějších faktorů, pokud jde o delegování, a to jde oběma směry. Musíte věřit, že vaši členové týmu dokončí práci, za kterou odpovídají, a vaši členové týmu musí věřit, že jim dáváte všechny informace, které potřebují k práci, a že budete k dispozici pro jejich zálohování, když nezbytné.

Tým založený na důvěře můžete vytvořit:

• Vzájemné respektování
• Poslech a slyšení toho, co ostatní říkají
• Zaměření na důslednou komunikaci
• Řekněte, co uděláte a co děláte říkáte
• Být upřímný

Účinná delegace může být odpovědí pro časově zpochybněného vlastníka malého podniku, který se snaží najít čas na růst svého podnikání. A když přijmete opatření, která vám pomohou k efektivnímu procesu delegování, nebudete jen dávat čas na to, abyste se soustředili na nejdůležitější obchodní aktivity, ale snižujete tlak, který vždy děláte sami sebe.