5 Způsobů, jak zlepšit řízení nákladů na zaměstnance

Nedávno jste odhalili velké rozdíly ve vašem rozpočtu jen proto, aby zjistili, že jsou stále více zapříčiněny nevypočítanými výdaji na zaměstnance? Korporátní účetní výkazy jsou skvělým prvkem podniků, ale mohou být i na jejich úkor, pokud nejsou řádně spravovány. Ať už ztrácíte účetní oddělení nebo provozní hodiny pronásledujete po výdajových zprávách nebo ztrácíte tisíce dolarů výdajů, které nelze ospravedlnit, budete pravděpodobně dříve nebo později trpět některými problémy s peněžními toky.

Od stimulování lepšího chování ke zlepšení omezení naleznete několik způsobů, jak zlepšit vaše celkové řízení nákladů.

1. Limit účtů výdajů.

   Pokud máte potíže s tím, jak přesně zaplatíte výdajové účty, omezení počtu aktivních účtů je jedním ze způsobů, jak udržet náklady mimo kontrolu. Používejte poskytovatele platebních karet, který podporuje vytváření pracovních karet s určitými výdajovými čepy nebo poskytuje hotovostní účty s platbou za den. Pokud zaměstnanec potřebuje náklady přesahující stanovenou částku, vyžadují příjmy a zdůvodnění výdajů na účet. Možná budete chtít tento krok učinit dodatečným krokem tím, že určíte alokace podle pozice zaměstnanců nebo držby, abyste udrželi procesy strukturované a srozumitelné, jak vaše firma roste.

2. Poskytněte pobídky k podpoře sledování výdajů.

   Sledování výdajů je další povinností, kterou vám mohou zaměstnanci nechtějí. Přidání více papírování, pokud už jsou na služební cestě, může být frustrující, a proto jim motivujte. Poskytněte zvláštní výplaty nebo denní platby za předložení při příjmu, a to možná v podobě oddělení nebo firemní soutěže. Některé výhody, které by mohly zahrnovat malé dary, uznání zaměstnanců nebo obědy. Vyzkoušejte své zaměstnance, abyste zjistili, jaké výhody by chtěli získat, a pak vytvořte standardy a prahové hodnoty pro vydávání ocenění, aby zaměstnanci věděli, na co mají za cíl.

3. Upřesněte přijatelné a nepřijatelné výdaje.

   To, co si myslíte, je přijatelné náklady na zaměstnance a co si zaměstnanec myslí, že mohou být dvě různé věci. Namísto argumentů se zaměstnanci nad zbytečnými výdaji vytvořte provozní příručku, která přesně definuje to, co považujete za přijatelné náklady na společné náklady, jako jsou obědy, večeře a obchodní zásoby. To by mělo zahrnovat maximální omezení výdajů, jako jsou letenky, stravování nebo hotely, aktualizace adresy a doplňky, které mohou být vaši zaměstnanci v pokušení přidávat na svůj nákladový účet. Rozumné a odůvodněné by měly být vysvětleny nejpřímějším a nejzřetelnějším z termínů.

4. Synchronizace výpisů firemních karet s účetním softwarem.

   Mnoho účtovacích programů vytahuje transakce z karty přímo z zadní části kreditní karty, takže nevyužíváte značné množství času, které odpovídá příjmům transakcí.Můžete také vyžadovat, aby zaměstnanci používali software pro sledování a oznamování nákladů, aby mohli v reálném čase skenovat a shodovat s příjmy. Pomůže to udržet vše koordinované - a pomůže vám určit případná porušení přijatelných pravidel výdajů.

5. Automatizujte omezení výdajů.

   Používejte systémy řízení nákladů, které vám umožňují definovat parametry v nákladových výdajích, kategoriích a nepřijatelných výdajích. Když tyto náklady vyřizujete automaticky, snížíte dobu strávenou v systému. Pokud se vyskytnou závažné problémy, systém vás těmto informacím upozorní, aniž byste museli zadávat údaje každý den. Poskytněte zaměstnancům možnost vidět, jak tento software funguje, aby pochopili, jak budete sledovat jejich výdaje. To by mělo dramaticky snížit počet zaměstnanců, kteří porušují pravidla výdajů.

A konečně, nezapomeňte, že někteří zaměstnanci prostě "nedostanou". Můžete zvážit zrušení oprávnění k účtům nákladů zaměstnanců, kteří nepřetržitě porušují pravidla společnosti, a místo toho vyžadují jejich počáteční výdaje.

Pouhým úhradou přijatelných výdajů byste měli prakticky vyloučit potenciální porušení. Samozřejmě, mějte na paměti, že zaměstnanci, kteří musí mít velké výdaje, nemusí mít k tomu osobní prostředky - pracovat pro vaši společnost, by neměly vytvářet nepřiměřenou zátěž pro vaše zaměstnance. Hledáním harmonického bodu setkání by měla vaše společnost, vaši zaměstnanci a vaše řízení výdajů najít všechny produktivnější prostředky.