Jak vytvořit systém správy dokumentů

Správa dokumentů je proces zpracování dokumentů takovým způsobem, že informace mohou být vytvořeny, sdíleny, organizovány a uloženy efektivně a vhodně. Proto je učení, jak vytvořit systém správy dokumentů, zásadní pro podniky.

V mnoha firmách je řízení dokumentů zaměřeno na organizaci a ukládání dokumentů. Chtějí být schopni ukládat dokumenty organizovaným a bezpečným způsobem, který umožňuje snadné nalezení dokumentů.

Tento článek vám ukáže, jak vytvořit systém správy dokumentů, který přesně vyřeší tento problém.

Pokud zadáte "správu dokumentů" do jakéhokoli vyhledávače, získáte dlouhé seznamy řešení "správy", které obsahují software nebo aplikace, které propagují výhody bezpapírové kanceláře.

Software nebo aplikace pro správu dokumentů jsou však navrženy tak, aby zlepšily práci s elektronickými soubory. Problémem je, že mnoho malých podniků se musí zabývat směsicí staromódních dat na papírových a elektronických souborech - a v některých případech je podíl papírových dat mnohem větší.

Jedním z řešení problému mít smíšené datové prostředí by bylo použití systému pro zobrazování dokumentů pro převod všech dokumentů vaší firmy do elektronické podoby. To je však příliš nákladné a časově náročné pro mnoho malých podniků.

Dobrou zprávou je, že můžete umístit základy systému pro správu dokumentů na místě, aniž byste si zakoupili jakýkoli speciální software nebo procházeli zobrazováním velkých dokumentů.

Systém nemusí být složitý; stačí investovat nějaký čas do plánování a provádění.

Nastavení systému správy dokumentů zahrnuje tři kroky;

vytvoření plánu správy dokumentů,
implementace plánu správy dokumentů,
a následné.

Prvním krokem při vytváření plánu je zodpovězení těchto čtyř otázek:

1. Jaké jsou pravidla pro vytváření dokumentů?

Faktury, dopisy s upomínkami na platby, prodejní brožury, e-maily, rozvahy, tabulky, zprávy - Všechny firmy vytvářejí v průběhu a sledování podnikání celou řadu dokumentů. A aby věci byly organizované, všechny podniky musí stanovit pravidla pro vytváření dokumentů.

Existují například interní šablony pro některé standardní obchodní dokumenty, jako jsou dopisy a faktury a kde se nacházejí?

Existuje vnitřní průvodce, který je třeba dodržovat?

Měly by být nové dokumenty datovány a / nebo časové razítko?

Jaké postupy byste měli dodržovat při sdílení nebo přezkoumání dokumentů?

U některých malých podniků je jediným důležitým bodem o vytváření dokumentů, na kterém jsou důležité šablony pro různé obchodní dokumenty a jak je používat.Pokud však vytváření dokumentů v rámci vašeho podnikání zahrnuje různé osoby, které spolupracují na přezkumu nebo aktualizaci dokumentů, budete potřebovat určitý čas, abyste se rozhodli, jak je třeba tyto věci udělat, aby byla zajištěna efektivita a konzistence.

2. Jak uložíme dokumenty?

Na tuto otázku existují dvě aspekty.

První zahrnuje fyzické aspekty skladování. Dokonce i když vaše malá firma uchovává dokumenty v kartotékách, jsou zde náklady spojené s uskladněním; a to nejen náklady na samotné skříňky, ale i náklady na čas, kdy vy a / nebo zaměstnanci podáváte dokumenty nebo jdete na ně. Ve skutečnosti jsou největší náklady spojené s ukládáním, u většiny malých podniků, pravděpodobně náklady na ztráty času, když lidé hledají dokumenty.

Druhý aspekt ukládání dokumentů je organizační; jak budou dokumenty podány? Klíčem k podávání dokumentů je dodržování dobrých postupů správy souborů. Jill Chongva vysvětluje, jak vytvořit souborový systém pro rychlé a efektivní archivaci v systému Mastering your Filing System, zatímco 10 tipů pro správu souborů vysvětluje, jak udržovat soubory na vašem počítačovém systému organizované a up-to-date.

Také potřebujete vědět, jak archivujete dokumenty. Jak budete zpracovávat soubory, které jsou zastaralé nebo právě připraveny k přesunu do zadního vypalovačky v systému pro správu dokumentů?

Na začátku každého roku například procházím různými soubory souvisejícími s prací na svém počítači, odstraňováním těch, které již nejsou aktuální, a vytvářením nových složek označených rok a / nebo předmětem, přesouvání souborů jako potřeboval.

Totéž lze provést s papírovými soubory; není snadné odstranit staré dokumenty ze složky a štítků a vytvořit nové s titulkem "Staré". Některé programy nabízejí možnosti automatického archivace. Aplikace Microsoft Outlook například umožňuje archivovat staré e-maily.

3. Jak lze zjednodušit vyhledávání dokumentů?

Tato otázka je srdcem vašeho systému správy dokumentů. V průzkumu společnosti Leger Marketing pro společnost Xerox Canada, kanadští vlastníci a manažeři SMB v průměru uvedli, že náklady na správu a ukládání dokumentů činí 2, 152 za rok a asi jedna hodina denně vyhledávají tyto dokumenty (globeandmail.com).

Opět platí, že dobré postupy při archivaci mohou vyřešit problém. Procházení článků správy dat na tomto webu vám umožní začít. Pokud děláte věci, jako je například důsledné sledování konvencí pojmenování souborů uvedených v 10 způsobech, jak udržet vaše digitální soubory uspořádané, například dokumenty budou mnohem jednodušší najít.

A ať už jste jediným vlastníkem, který pracuje se svými zaměstnanci sólově nebo vlastníkem firmy, doporučuji vytvořit seznam umístění souborů , který uživatelům připomene, kde se nacházejí konkrétní typy souborů - a kde najdete konkrétních dokumentů. Pokud je vaše podnikání jako většina, nezapomeňte zahrnout, zda se soubor bude nacházet ve vašem počítačovém systému, interním serveru v cloudu nebo v papírové podobě uložené na fyzickém místě, jako je například skříňka.Předpokládejme například, že v mé firmě používáte obrázky, videa nebo dokonce i papírové fotografie. Položka v seznamu umístění souborů může být:

Digitální obrázky / video: počítač (nebo server) - disk E: / photos - soubor ve vhodné složce

Sdílené síťové nebo cloudové disky by měly být označeny podle obsahu, jako by měly být zásuvky skříní.

4. Jak můžeme zajistit, aby byly naše dokumenty v bezpečí?

První řádek obrany pro bezpečnost dokumentů fyzicky zajišťuje samotné obchodní prostory. Všechny podniky potřebují mít nainstalované bezpečnostní systémy, jako jsou poplašné systémy, a to i domácí podniky.

Podniky mohou také potřebovat nebo chtějí investovat do jiných bezpečnostních zařízení, jako jsou okenní lišty / grily, bezpečnostní kamery a / nebo hlídkové služby. Můžete strávit celou dobu, kdy chcete vytvářet hesla a šifrování souborů, abyste ochránili své elektronické soubory, ale nezáleží na tom, jestli se někdo může jen potulovat a ukrást váš počítač a doprovázet pevný disk.

Všechny kancelářské skříňky by měly být uzamykatelné a uzamčené po pracovních hodinách (a uzamčeny v době oběda, pokud nikdo spolehlivý nebude v těsné blízkosti).

Obecné bezpečnostní postupy pro elektronické dokumenty zahrnují pravidelné zálohování dokumentů a uchovávání dokumentů někde jinde než na stejném pevném disku, kde jsou umístěny původní dokumenty. Off-site je nejlépe chránit před tím, než vaše obchodní údaje budou zničeny přírodními katastrofami - dalším důvodem, proč je cloud ideální pro podnikání. Další informace o nastavení a použití efektivního zálohovacího systému naleznete v části Jak nastavit úspěšný zálohovací systém.

Malé podniky s kolegy nebo zaměstnanci, kteří sdílejí stejnou počítačovou síť, mohou také chtít omezit přístup některých uživatelů, aby mohli používat nebo vidět pouze některé zdroje sítě. Například můžete mít adresář sdílené sítě nebo cloud s názvem "Účetnictví", který má přístup omezený pouze na správu. I když má uživatel přístup k prostředku, například k aplikaci, mohou být určité dokumenty chráněny heslem. Obsah dokumentů lze také zašifrovat a zpřístupnit je pouze těm, kteří mají požadovaný šifrovací klíč.

Krádež zaměstnanců představuje další hrozbu pro zabezpečení dat. Malé podniky se zaměstnanci by měly provést kontrolu stavu faktury a provést kontrolu zaměstnanců v oblasti politiky.

Implementace vašeho systému pro správu dokumentů

Jakmile vytvoříte plán správy dokumentů tak, že odpovíte na výše uvedené otázky, jste připraveni jej implementovat a ujistit se, že všichni zaměstnanci znají podrobnosti systému správy dokumentů vaší firmy. podle vhodných postupů při vytváření, ukládání a načítání dokumentů.

Budete také muset být jisti, že každý, kdo přistupuje a používá dokumenty v rámci vaší organizace, následuje, dělá věci, jako například pomenování a ukládání dokumentů. Pravidelně kontrolujte, zda lze konkrétní soubory snadno najít a aby se zabránilo chybnému nastavení.

Můžete nastavit systém správy dokumentů v jeden den, ale jeho zavádění do jisté míry v průběhu času bude klíčem k jeho úspěchu. Odměny jsou obrovské - je možné najít to, co chcete najít, když chcete, a klid.

Jak vytvořit systém správy dokumentů