Zjistěte, jak si koupit podnikový telefonní systém

Pro většinu organizací je jedním z nejdůležitějších kancelářských zařízení telefon. Telefonní systémy obchodní třídy obvykle začínají stát za několik tisíc dolarů a cena se zvyšuje proporcionálně s nárůstem velikosti systému a počtem funkcí, které chcete.

Telefonické systémy obchodní třídy zde diskutované jsou pro kanceláře s deseti a více osobami.

Jaké funkce budete potřebovat

Funkce, které přinášejí hodnotu vaší firmě a spojují vaše podnikání se světem, zvýší celkové náklady na telefonní systém.

Prodejce telefonního systému se bude snažit prodat všechny zvonky a píšťalky (to je jejich práce), ale musíte se podívat na každou funkci a rozhodnout se, zda přidá hodnotu vaší firmě nebo vám ušetří peníze.

Základní funkce

Zde jsou některé z běžnějších funkcí, které jsou k dispozici v obchodním telefonním systému. Každá značka je jiná, proto požádejte prodejce o kompletní seznam možností.

Autoservis obvykle převezme místo recepce tím, že volajícímu předloží seznam možností volání (např. "Stiskněte 3, abyste mluvili s někým v prodeji"). Může také umožnit volajícím přímo vytočit pobočku.

Funkce konference umožňují připojit dvě nebo více rozšíření a sdílet je v konverzaci. Obvykle jsou standardně dvě. Pokud budete potřebovat více než dvě, zeptejte se, jaký je maximální počet účastníků. Některé systémy umožňují pouze interní rozšíření. Pokud potřebujete externí konferenční hovory, zeptejte se na to také.
Automatizovaný adresář umožňuje volajícím vyhledávat rozšíření zaměstnance zadáním prvních pár písmen jejich jména.
Hlasová schránka umožňuje ponechat zprávy zaměstnancům, kteří nejsou k dispozici nebo v telefonu. Některé systémy mohou posílat zprávy hlasové schránky na e-mail zaměstnanců a umožňovat oddělená zařízení hlasové pošty třetí strany k propojení s jejich zařízením. V závislosti na cenách to může ušetřit peníze.
Podržení hovoru je možnost podržet hovor, zatímco uživatel se věnuje jiným záležitostem. Obvykle je součástí systému.
Přesměrování dává uživateli možnost předávat všechny hovory na jiné pobočce nebo na hlasovou poštu dočasně.
Rychlé vytáčení ukládá často používané telefonní čísla a umožňuje uživateli vytáčet stisknutím tlačítka nebo dvěma tlačítky. Je to užitečný časový spořič pro často volaná čísla.
Opakované volání umožňuje, aby bylo naposledy volané číslo znovu vyvoláno stisknutím tlačítka.
Paging umožňuje uživateli mluvit přes veřejný rozhlasový systém, aby zavolal zaměstnance nebo dal oznámení.
Hudba v klidu dává vašim volajícím něco, co mají poslouchat, zatímco jsou v pozdě. Může to být hudba nebo předem nahrané zprávy inzerující vaši firmu.
Zpět nahoru Výkon bude poskytovat alternativní zdroj elektrické energie po dobu 10 až 60 minut v případě výpadku elektrické energie.

Pokročilé funkce

Pokročilé funkce přispívají k celkovému systému značným nákladům a po celou dobu životnosti systému přidají stávající náklady. To by však mohlo být kompenzováno snížením služeb zákazníkům a výhodami, které přinášejí úspory času.

Funkce Vzdálená poloha umožňuje jednoduché připojení k externím zaměstnancům nebo malým vzdáleným kancelářím prostřednictvím jednoduchého volání interního rozšíření.
Find Me / Follow Me Umožňuje uživatelům předat telefon na vyžádání na jiný telefon, mobilní telefon, domácí telefon, sekretářku apod.
Integrovaná telefonní ústředna (CTI) interakci s počítačovým systémem. Příklady zahrnují možnost uživatele kliknout na telefonní číslo na obrazovce a nechat telefonní systém automaticky vytočit číslo (snížení chybných čísel a šetří čas); nebo předání telefonního čísla zákazníka do počítače při volání za účelem vytažení účtu zákazníka a jeho zobrazení na obrazovce pro zaměstnance před odpovědí na telefon. Tato možnost je velmi drahá.

Jak velký by měl být systém

Další otázkou, kterou musíte odpovědět, je místo, kde chcete telefony. Následující seznam určuje společná místa, která chcete vyhledat telefonní pobočku:

Receptionist
Kancelář
Fax
Terminály kreditních karet, datové porty
Konferenční místnost
Veřejné prostory (čekárna, chodby, vjezdové schody atd.)

Dále budete muset určit, kolik simultánních telefonátů přichází a opouští kancelář. Součtem příchozích a odchozích hovorů v daném okamžiku je počet řádků (nebo kmenů), které budete potřebovat.

Obvyklé konfigurace jsou 3, 8, 12, 16, 24 nebo 48 řádků. Větší systémy mají rozšiřující sloty, takže můžete později přidat další linky. Nezapomeňte na budoucí růst (25% není neobvyklé). Důležité: pokud toto podceňujete, volající dostanou zaneprázdněný signál, pokud jsou všechny linky v provozu.

Hledání prodejce telefonního systému

Hledání prodejce není těžké. Nejprve můžete vyhledat na webu "Telefonní zařízení a spotřební materiál", abyste našli prodejce, který je blízko vás.

Zahájení obchodních a kancelářských technologií je také dobrým místem. Nejen, že budete schopni setkat se s prodejními a podporujícími lidmi, ale vy můžete vyzkoušet i systém.

Nakonec je nejlepším způsobem, jak se ptát. Zeptejte se lidí, kteří víte, kteří mají práci s kanceláří. Můžete také získat hodnocení kvality zařízení a úrovně poskytované služby.

Výpočet celkových nákladů

Celkové náklady na systém budou sestávat z následujících komponent:

Základní jednotka / systém je jednotka, která ovládá celou telefonní infrastrukturu.Náklady jsou závislé na počtu funkcí, které máte, na počtu telefonů, které zvládne, a počtu linek, které přicházejí z telefonní společnosti.
Sluchátka / sada stolů jsou jednotky, které sedí na stole nebo jsou připevněny ke stěně. Přicházejí v několika různých stylech, schopnostech a cenách. Ceny se mohou pohybovat od 70 do 1 000 dolarů. Mezi příklady patří: Základní (nejlevnější), Středně pokročilí, Executive / High-End, Recepční sady (nejdražší) a Jednotky stolních konferencí. K dalším možnostem patří handsfree sluchátka a bezdrátová připojení. Většina telefonů je chráněná a bude pracovat pouze se základním systémem od tohoto výrobce. Pokud nahrazujete stávající telefonní systém, náklady na všechny nové telefony (pokud změníte značku) mohou učinit upgrade na další vyšší model jediným cenově dostupným řešením.
Elektroinstalace je cévy organizace a nesmí být marginalizováno. Pokud budujete kancelář, instalujte další kabely a zásuvky v jakékoli oblasti, o které si myslíte, že v budoucnu budete potřebovat telefon. Náklady budou zlomkem nákladů, pokud se budete muset vrátit později a vyrazit do stropů a stěn děr. Pokud jej instalujete do budovy s existujícím kabelážím, požádejte prodejce o kontrolu kompatibility před podpisem smlouvy.
Instalace a počáteční konfigurace budou nejvíce časově náročnou součástí projektu. Telefonní systémy nefungují správně a pravděpodobně budou muset být instalovány a nejprve nakonfigurovány školeným technikem. Abyste se co nejrychleji dostali do provozu, ujistěte se, že je to součástí smlouvy. Další možnosti, s nimiž lze jednat, jsou údržba, budoucí úpravy a školení vašich zaměstnanců.

Provedení konečného rozhodnutí

Konečné rozhodnutí spočívá na vašich ramenou. Prodejci telefonních systémů mohou být agresivní, ale nezapomeňte, že jste "zákazníkem" a jste na starosti. Chcete-li získat nejlepší cenu pro systém, který chcete, doručte své požadavky několika společnostem a dejte jim nabídku na projekt. Ujistěte se, že dostanete podrobný návrh, který pokrývá všechny oblasti uvedené výše.

Nebudete zpětně porovnávat jablka s jablky, a proto požádejte, aby byly náklady na funkce uvedeny samostatně (nebo podrobně, pokud jsou zahrnuty jako balíček funkcí). To vám umožní zjistit, co způsobuje rozdíly v cenách. Pokud si stále nejste jisti jasným vůdcem, požádejte o zobrazení demo na webu stávajících zákazníků. Nakonec porovnejte návrhy a vyberte ten, který odpovídá vašim potřebám, umožňuje růst a co je nejdůležitější, máte pocit, že s ním nejvíce vyhovujete.