Psaní formálních pozvánek a materiálů

Očekává se, že událostní a plánovací schůzky přispějí k písemným dopisům a materiálům pro schůzky, incentivní cesty a další programy, které organizují. Nemusí to vypadat jako ohromující úkol, ale je důležité, abyste postupovali podle určitých kroků, abyste dodrželi správnou etiketu pozvání a vyhnuli se chybějícím důležitým informacím pro své hosty.

Zde je návod:

1. Vytvořte motiv události. Před psaním formálních pozvánek a materiálů se musí projektanti ujistit, že mají pro program zábavné téma. Následující otázky pomohou zahájit proces brainstormingu: Je to vzdělávací konference, seminář nebo incentivní výlet? Kde je drženo? Co je o tomto místě nebo místě jedinečné? Jaký je hrubý plán události? Jaké jsou některé z cílů programu? Proč by se účastník chtěl zúčastnit? Tyto otázky pomohou vytvořit skvělou událost.

2. Vytvořte elektronickou pozvánku. Mnohé formální výzvy a materiály pro významné události byly nyní přesunuty do online registračních systémů kvůli objemu důležitých logistických událostí, které musí být zachyceny během procesu RSVP: pravopis jména, kontaktní informace, dietní požadavky, přístup ke zdravotním postižením, dopravní potřeby, detaily programu, informace o aktivitách a další. Poznámka: Méně komplikované události mohou používat jednu webovou stránku nebo obrázek grafického návrhu odeslaný e-mailem, aby předal podrobnosti události a kontakty RSVP.

3. Vytvořte vytištěnou pozvánku. V závislosti na povaze vašeho programu nebo události může výzva k etiketě naznačovat, že byste měli psát formální pozvánky a poznámky, aby vaše hosty věděli, že si jejich přítomnost skutečně vážíte. To se liší od materiálů události; místo toho zvážit jednoduchou pozvánku, která poskytuje hostům cenné informace, včetně hostitele a jeho titulu, tématu události, data a času a času a kontakt RSVP.

4. Psaní oficiálních pozvánek na události. V rámci elektronické výzvy byste měli načrtnout informace na vysoké úrovni o programu a události. Například pokud se jedná o incentivní cestu nebo vícedenní konferenci, budete chtít zahrnout následující: cíl, hlavní hotel / konferenční místo, hlavní téma, řečníky (včetně bios), plán, aktivity, logistiku a detaily o registraci. Pozvánky a materiály by měly hostům poskytnout důvod k účasti a vždy obsahovat výzvu k akci.

5. Etiketa s pozvánkami začíná přehledem místa určení / místa konání. Při psaní formálních pozvánek a materiálů je vždy nejbezpečnější předpokládat, že nikdo nebyl na místě, kde hostujete program.To znamená, že byste měli napsat stručný přehled cíle a / nebo hotel / zařízení / místa konání programu. Pokud plánujete vícedenní událost, uchovávejte tyto informace na co nejvyšší úrovni, ale ujistěte se, že je dostatek informací, aby hostovi poskytli jedinečné pohledy na místo a proč by měli investovat svůj čas tam s sebou.

6. Pozvánka vyžaduje etiketu. Pokud plánujete vícedenní událost, jako je motivační program, pozvánky by měly zahrnovat co nejvíce podrobností, aby hosté mohli vhodně plánovat svůj čas s vámi. Znamená to, že vaše pozvání by mělo určovat způsoby příjezdu a časy, kdy se budou očekávat, že se účastní, časy pro obchodní jednání a aktivity (a výběr aktivit), informace o jídle a informace o odjezdu.

7. Pozvánka vyžaduje popis aktivit. Při psaní formálních pozvánek a materiálů, poskytněte přehled o různých aktivitách, které pomohou hostům lépe určit, co odpovídá jejich zájmům. Je váš golfový program událost 1/2 dne nebo celý den? Jaká je "třída" toho řeky, která se plížila? Jaká je nadmořská výška, kde jste hostitelskou událostí, a jak vysoká bude mít tento program na horských kolech? Jak dlouho trvá malba a co se dozví?

8. Pozvánka vyžaduje informace o setkání s logistikou. Znovu, pokud hostujete vícedenní program, musí být hostům poskytnuty podrobnosti o každé z následujících položek:

   • Rezervace letu
   • Registrace události
   • Rezervace pokojů
   • Transfery na letiště > Kód oblečení
   • Počasí
   • Postupy při přihlašování
   • Nevratné položky
   • Kontakty hostitele
   • Rozvíjejte program konečné události.

9. Bude to vypadat jinak než počáteční pozvánky, ale mělo by být poskytnuto pozvaným hostům při příjezdu nebo těsně před účastí na akci. Mělo by obsahovat přehled hodin za hodinu (je dobré kombinovat hodiny) o tom, co je naplánováno kdy a kde. Máte-li několikrát naplánovaných více vzdělávacích skladeb, je užitečné vymezit tyto stopy ve skupinách tak, aby účastníci věděli, jaké témata jsou naplánována kdy a kde. Vytvořte uvítací dopis události.

10. Mnoho plánovačů zápasí s tím, jaké informace by měly nebo neměly obsahovat v uvítacích listech. Nejlepší radou je, aby uvítací zpráva byla jednoduchá a aby hosté věděli, že jsou vítáni a oceňují. Pozvánka naznačuje, že dopis by měl být podepsán oficiálním hostitelem akce. Jedním z nejvíce přehlížených položek pozvání na událost je oznámení o odjezdu. Jako součást uvítacího dopisu a všech příchozích darů je důležité připojit podrobnosti o tom, jak se hosté odletí.

    Vytvořte karty nabídek.

11. Ať už plánujete snídani, oběd nebo večeři, hosté si vždy uvědomují, že vidí jídelní lístky, které obsahují položky menu pro každou jídelnu. Poskytuje jim něco, o čem mluvit, když se shromažďuje s ostatními u stolu a umožňuje zaměstnancům, aby si rychle vybrali nabídky od hostů a pomohli tak udržet plán na trati. Upozornění: Pokud plánujete během jídla zvláštní překvapení, jako například zábavný zákusek k jedinečné zábavě, je užitečné tyto položky z karty menu zvýšit, aby se zvýšil speciální efekt. Vytvořte dárkové karty s oceněním.

12. Ať už je to příjezdový dárek nebo dárek na polštář, každý dárek na ocenění by měl mít svou dárkovou kartu. Je to příležitost posílit zprávy "děkuji" a učinit vaši hosty zvláštní. Je užitečné zahrnout znění a zprávy, které odrážejí téma události samotné. Vytvořte individuální oznámení o odjezdu.

13. V den před odjezdem doručte do pokojů hostům oznámení, které jim připomínají, kdy odjíždějí, včetně čísla letu a času odjezdu. Poskytuje příležitost opravit chyby v poslední chvíli, které by mohly být při plánování logistiky přehlédnuty.

    Tipy:

Ujistěte se, že máte skvělý grafický návrhář a online registrační proces. Výzvou, která je ještě dnes, je, že existuje mnoho různých systémů pro registraci událostí, které ale vyžadují spoustu přizpůsobení, nebo že používání systémů třetích stran je stále považováno za poměrně drahé na základě pozvání. To je důvod, proč se mnoho projektantů stále spoléhá na své domácí nástroje a zdroje.

1. Najděte si skvělý kancelářský obchod. Ačkoli organizace se stále více pohybují k používání elektronických forem komunikace, které stále nenahrazují dopad, který tisknuté pozvánky a materiály událostí přinášejí. Podívejte se na papírenské zboží, které doplní téma vaší události a změní styly papíru a velikostí, čímž vytvoří větší zájem a drama. Vaši hosté si všimnou úsilí.
2. Vytvořte šablonu a replikujte ji odtud. Navrhovatelé by měli vytvářet doporučení šablony a materiály a jednoduše aktualizovat nové události z šablon předchozích programů a událostí. Samozřejmě by měly být vybrány a používány nové kancelářské potřeby, grafika, text atd., Takže je vždy potřeba nějaké přizpůsobení.