Proč majitelé malých firem potřebují účetní software

Jako vlastník malého podniku je dobré být aktualizován a dobře obeznámen s aktuálními trendy v obchodním světě. Použití účetního softwaru ušetří hodiny času v porovnání s manipulací s knihami ručně a je obvykle efektivnější než použití tabulkového procesoru. Je to proto, že účetní software snižuje nebo eliminuje redundantní zadávání dat, například zadáním adresy zákazníka na cenovou nabídku, pracovní objednávku a poté fakturu.

Jste-li jediným vlastníkem bez zaměstnanců, s nízkým nebo žádným inventářem a hrstkou zákazníků, nemusíte ani potřebovat účetní software, nebo jsou k dispozici volné nebo levnější účetní možnosti softwaru. Majitelé malých podniků, kteří provádějí inventář, mají více zákazníků nebo zaměstnanců, ušetří čas a mají přesnější záznamy, pokud se používá účetní software.

Většina účetních software je mnohem jednodušší než dříve, a některé malé obchodní účetnictví software byl navržen pro snadné použití osobou bez účetního zázemí vůbec.

Jednou z nově vznikajících problémů je cloud computing, který se jinak označuje jako webové účetnictví nebo cloudové účetnictví. Jedná se o jednu z revolučních věcí, která svět potopila bouřkou, protože snížila zátěž používání tradičních účetních systémů, které byly únavné a nudné.

Děláme malé účetnictví online je problém, který by měl každý majitel malého podniku přijmout.

Je to proto, že mnoho podnikatelů těží z následujících výhod.

1. Poskytuje skutečný přístup k vašim finančním a účetním informacím

Jednoduchý přístup k účetním informacím vašeho podnikání je to, co znamená, že cloud computing musí mít pro vaši firmu. Vše, co potřebujete k přístupu k aktuálním finančním informacím vaší společnosti, je pouze připojení k internetu.

Když máte spojení, budete kdykoli moci vidět finanční situaci vašeho podniku odkudkoliv na světě. Jako správce tedy cloud computing umožňuje pohybovat se z jednoho místa do druhého, ale přesto je informován o tom, jak vaše podnikání dělá na rozdíl od minulosti, kde byly tyto informace dostupné pouze v kanceláři.

2. Snižuje režijní náklady

Účetnictví za nejdelší dobu vždy přidávalo další výdaje na podnikání. Důvodem je, že vlastník firmy musel najmout služebního účetního. Nicméně, s cloud computing, co musíte udělat, je zaplatit poplatky za předplatné a jste připraveni jít. To vám ušetří značné množství peněz v dlouhodobém horizontu.

Nezapomeňte uvést náklady na podporu do rozpočtu vašeho účetního softwaru. Některý účetní software poskytuje podporu na základě poplatků e-mailem nebo telefonem od chvíle, kdy začnete používat software.Je však běžné, že náklady na účetní software pro malé firmy poskytují bezplatnou podporu po stanovenou dobu, abyste mohli klást otázky při prvním použití softwaru, aniž by vznikly další náklady. Po uplynutí této doby budete platit za podporu každoročně, čtvrtletně nebo v závislosti na použití.

Účtovací software může mít bezplatné uživatelské fórum, kde můžete klást otázky také. Často je dobrá volba k podpoře založené na poplatcích, když se jedná o použití funkce.

3. Snadné a bezpečné sdílení

Otázka zasílání e-mailových informací patří minulosti. V současné době téměř každý majitel malé firmy využívá cloudového účetnictví, aby sdílel informace o finanční situaci podniku s různými zúčastněnými stranami. Kromě toho nepotřebujete zálohovat všechny soubory pomocí USB klíče.

4. Zálohování a zabezpečení dat

Vybraný poskytovatel cloud computingu zajišťuje, že zabezpečení vašich dat nemůže být nikdy ohroženo. V případě selhání systému jsou účetní informace pro vaši firmu vždy zálohovány a nikdy byste se neměli starat o ztrátu dat.

Aby to bylo ještě lepší, nemusíte platit další poplatky za online zálohování.

5. Nákladově efektivní

Bylo zjištěno, že účtování malých podniků na internetu je levnější než jiné dostupné možnosti účtování. Za prvé, nemusíte platit předem poplatky tak, jak se to děje, když si zakoupíte balík účtů pro počítače. Za druhé, má aktualizace v reálném čase a nemusíte nic aktualizovat tak, jak to bylo děláno dříve, protože aktualizace jsou zahrnuty v ceně.

6. Automatické aktualizace

Použití cloud computing pro vaši firmu nikdy nebude vyžadovat aktualizaci. Důvodem je, že poskytovatel automaticky aktualizuje server. Není to skvělý nápad? Jsem si jist, že je to proto, že jiný účetní software bude potřebovat, abyste je čas od času aktualizovali, kdykoli je k dispozici nová verze. Automatické aktualizace šetří čas a umožňují vám provádět konstruktivní práci nebo se zapojit do dalších činností, které by zlepšily podnikání.

7. Zvyšuje efektivitu podnikání

Jakmile se vezmou v úvahu všechny výše uvedené výhody, můžete se rozhodně shodnout, že efektivita podnikání se zlepší. Když se režijní náklady sníží, určitě bude podnik mít lepší úspory za předpokladu, že generovaný příjem zůstane konstantní. Na druhé straně budete trávit méně času sběrem a kontrolou účetních knih.

Je důležité si uvědomit, že některý účetní software je navržen speciálně pro průmyslové odvětví, jako je stavební průmysl, výrobní a velkoobchodní distributoři. Pokud se vaše malá firma nachází v odvětví se specifickými účetními požadavky, může existovat účetní software s funkcemi, které splňují tyto požadavky.

Než si koupíte účetní software, promluvte s nejméně třemi dalšími, kteří používají účetní software v podnicích podobných vašim. Diskutujte, co se jim líbí o svém účetním softwaru a co potřebuje zlepšení.Možná zjistíte, že tam není žádný dokonalý účetní software, ale nemějte odvahu. Cílem je najít účetní software, který nejlépe splňuje vaše potřeby malého podnikání.

Závěrem lze konstatovat, že cloudové účetnictví je efektivní způsob, jakým mohou vlastníci podniků získat potřebné finanční informace. Na rozdíl od tradičního účetního systému je tato metoda mnohem lepší než jakákoli jiná běžně dostupná účetní metoda na trhu. Je to jednodušší, bezpečnější, rychlý a spolehlivý způsob, jak spravovat vaše obchodní finance. Bude to dlouhá cesta, která vám ušetří čas a peníze a usnadní vám přístup k informacím v reálném čase kdekoli a kdykoli.