Proč Petty Cash je pro vaše podnikání důležitý

Drobná hotovost není taková, jaká bývala. Ve dnech, kdy jsme zaplatili za všechny transakce malého podnikání v hotovosti, bylo nutné úmyslně sledovat tyto transakce. V 21. století máme lepší způsob, jak platit za nákupy malých podniků a sledovat je. Koncept "drobných peněz" je však stále důležitý.

Co je to Petty Cash?

Drobné peníze popisují malé transakce podniku.

Termín "malý" se používá proto, že jde o malé (drobné) částky peněz nebo hotovostních transakcí. "Petty" už není tak malý, tak myslete na to jako malé částky možná nebudete myslet na sledování. V tomto článku budeme používat termín "drobné hotovosti" tak, aby zahrnoval celou řadu obchodních transakcí.

-

Například:

• Nákup kávy pro kancelářský kávovar
• Zaplacení mýtného nebo parkování
• Úprava zaměstnanců na pizzu na oslavu úspěchu
• Nákup malého dárku na cestě na obchodní jednání.

Proč je Petty Cash důležitý?

Drobné peněžní transakce se zvyšují. Nezdokumentování a sledování těchto malých nákupů může znamenat spoustu potenciálních výdajů na podnikání, které nebyly vyhlášeny, jako je odhození.

Podívejme se na pár příkladů:

• Pokud používáte kávu Keurig pro vaši kancelářskou kávu, i když nakupujete levně a hromadně, bude to stát asi 26 centů za šálku. Pro průměrného kávu-pití zaměstnance, to jsou dva šálky denně asi 200 dní v roce, to je přes 100 dolarů pro jednoho zaměstnance. Vynásobte počet zaměstnanců a máte velké množství peněz.
• Pizza pro 10 lidí může stát 50 dolarů. Pokud to děláte jednou za měsíc, je to 600 dolarů ročně. Neuchovávání záznamu znamená 600 dolarů za ztracené náklady.

Jak by měly být zaznamenány drobné hotovostní transakce?

Můžete nahrávat na skluzy nebo na výpis, podle toho, co je jednodušší. Důležitá věc, kterou si musíme pamatovat, je, že KAŽDÁ transakce musí být zaznamenána a musí obsahovat:

• Datum transakce
• Částka transakce
• Obecný popis transakce (například "donuts for office meeting" Nemusíte zaznamenávat číslo účtu v okamžiku transakce.

Když doplňujete drobné peníze, seskupujte transakce podle čísla účtu a zadejte je do svého účetního programu.

Mohu sledovat drobné hotovostní transakce online?

Vlastníci inteligentních firem v těchto dnech platí za obchodní transakce s podnikovými kreditními kartami nebo debetními kartami a aplikacemi. Můžete sledovat parkování s aplikací a můžete použít automatický systém placení mýtného, ​​který eliminuje čas strávený v ulici "pouze na hotovosti" na silnicích, které jsou zpoplatněny. Samozřejmě, platba s vaší obchodní debetní nebo kreditní kartou umožňuje snadné sledování malých nákladů.Nezapomeňte si uvést obchodní účel na potvrzení.

Co když má můj podnik ještě pokladnu?

Mnoho firem má v kanceláři malý peněžní fond, zejména maloobchodní podniky, které mají zákazníky, kteří platí v hotovosti. Peněžní boxy se používají pro provádění změn a v některých případech pro transakce s malými podniky. Krabice obvykle začíná zůstatkem v hotovosti, ve vhodných denominacích. Pak, když se pokladní box dostane nízko, je to doplněno.

Jsou-li fondy v hotovosti použity pro malé nákupy, uchovejte si účet do pole, aby bylo možné tyto nákupy zaznamenat.

Jak se ujistím, že všechny drobné peněžní transakce se zaznamenávají?

Je vaší odpovědností jako vlastník firmy nastavit zásady pro používání drobných peněz, sledovat drobné hotovostní transakce a zajistit, aby zaměstnanci používali drobnou hotovost zodpovědně. Některé možnosti:

Poskytněte důvěryhodným zaměstnancům podnikovou debetní kartu a požádejte je, aby se podrobily obchodním účelům pro všechny své debetní nákupy.

• Vyžadovat, aby zaměstnanci, kteří používají vlastní automobily pro podnikání, měli mýtné sledování. Můžete jej poskytnout a získat podrobnosti. Budete potřebovat zaměstnance k ověření obchodního účelu.
• Pokud mají zaměstnanci smartphony pro obchodní účely, vyžadují, aby do nich zahrnuly aplikace, které zachycují potvrzení o fotkách nebo je odešlou do účetního oddělení.
• Bottom Line on Petty Cash:

Nastavení a sledování drobných peněz by mělo být součástí celkového systému vedení záznamů pro vaši společnost.

Nezapomeňte, že pokud ji nezaznamenáte, nemůžete jej odečíst jako výdaje na podnikání. Ujistěte se, že využíváte všechny drobné hotovostní transakce, abyste mohli požadovat více legitimní obchodní výdaje a snížit vaše podnikatelské daně.