O tom, o čem mluvit v projektech týmových setkání

Jako projektový manažer byste měli schůzky na projektech organizovat nejméně jednou za měsíc, často častěji. Můžete je mít jednou za týden nebo dokonce i na rychle se rozvíjejících projektech denně.

Často si však přivážete všechny - a to, zda to děláte prakticky nebo osobně - pravidelně se bude týkat stejných témat vaše setkání týmových týmů.

Zde je, o čem mluvit, když se na schůzi setkáte s týmem projektu.

Stav projektu

Většina projektových týmů bude diskutovat o stavu práce. To může mít několik podob, ale nejčastější je každý jednotlivý člověk a požádat je, aby vysvětlili svůj pokrok. Tato přehledu stavu vám umožňuje sledovat celkový stav projektu.

Je také dobré se těšit: stejně jako stavová zpráva od každého o tom, co dokončili, měli byste se jich zeptat, co mají dělat dál. To vede k: "A potřebujete na to nějakou pomoc? "Konverzace tak, aby měl tým možnost požádat si a navzájem si pomáhat.

Projektové záležitosti

Projektové problémy jsou věci, které se staly a způsobují problém ve vašem projektu. To by mohlo být všechno, od toho, že nemáte dostatek lidí, aby pomalý projektový sponzor neměl obchodní případ. (Nemáte obchodní případ? Zjistěte, jak napsat jednu tu.)

Rizika projektu

Promluvte si o rizicích projektu, která máte v současné době na registru rizik.

Pak dávejte lidem příležitost upozornit na všechna nová rizika, která mohla od posledního setkání identifikovat.

Pokud vznikne nové riziko, diskutujte o něm jako o týmu a vyřešte další kroky.

Pracovní zátěž

Schůzka týmu je skvělým místem k diskusi o pracovní zátěži lidí v týmu. Kdo má příliš mnoho práce?

Kdo může mít více? Chce někdo naučit se nové dovednosti a je to dovednost, kterou někdo jiný prokáže v nedlouvě vzdálené budoucnosti? Mohly by fungovat stíny?

Pokud nic jiného, ​​tato diskuse vám sdělí, že pracovní zátěž, kterou přidělíte týmu, je v pořádku. Pokud tomu tak není, dává vám včasné varování, že s tím budete muset něco udělat, jako například přesunutí alokace úkolů mezi jednotlivci, aby lépe zplošili režii týmu jako celku.

Připravované nepřítomnosti

Je užitečné mít přehled o tom, kdo je pryč na dovolené a jakékoliv dovolené, které by mohly ovlivnit schopnost členů týmu vykonávat úkoly nebo dokončit svou stávající práci. Často zjistíte, že týmoví manažeři tyto informace neposkytnou a vy jste závislí na tom, že vás samy jednotlivci oznámí, když jsou vypnuty.

Mohlo by to být všechno, co bylo v případě plánované nepřítomnosti na dovolenou, otcovské dovolené nebo státní svátky ve své zemi, o kterých jste nevěděli - jak můžete říct, tento druh diskuse je zvláště důležitý pro mezinárodní a virtuální týmy.

Jakýkoli jiný podnik

Vždy po skončení schůzky máte čas na to, aby všichni přinesli další body, které nebyly zahrnuty v hlavní diskuzi.

Tentokrát nebudete potřebovat, v takovém případě můžete shromáždění ukončit dříve. Může se však stát, že existují předměty, které jste přehlédli, že ostatní jsou důležití a chtějí diskutovat s týmem - to je to, co AOB (Any Other Business) je pro.

Dejte člověku do AOB, aby diskutoval o svém bodu. Podívejte se na čas a máte-li pocit, že se jedná o diskusi, která vám zaručuje více času, než mu můžete dát právě teď, navrhněte, aby byla položka řádně pokryta na příštím zasedání, nebo abyste se s ní setkali samostatně, abyste o ní podrobně mluvili.