5 Rozdílů mezi projekty a obchodem jako obvyklé

Opravdu pracujete na projektu? Nebo děláte část denních operací vašeho podnikání?

Když mluvím s lidmi v týmu, často mi říkají, že si nejsou jisti, zda pracují na projektu, nebo jen "dělají" práci jako obvykle. Obě role jsou požadovány v organizaci a jsou stejně platné, ale mohou pomoci pochopit, na čem pracujete, abyste lépe viděli, kde se ve společnosti celkově hodí.

Zjistěte rozdíl, abyste byli přesvědčeni o tom, co je projekt a co je součástí podnikání jako obvykle. Existuje pět hlavních rozdílů mezi projektovou prací a běžnou prací. Budete často vidět "podnikání jako obvykle" zkráceně jako BAU.

1. Projekty Změna podnikání; BAU identifikuje změnu

Nejprve existuje rozdíl v tom, jak je s manipulací změněna.

Obchodní činnost probíhá jako obvykle. Zachovávají světla. Slouží zákazníkům a zasahují cíle. Týmy BAU jsou také první, kdo vědí, kdy existující obchodní procesy nefungují a již nejsou vhodné pro daný účel. Když se tak stane, týmy BAU jsou ti, kteří identifikují potřebu změny.

Správce může v rámci strategického přehledu navrhnout, jaké změny je třeba udělat pro tuto divizi nebo obchodní jednotku, aby dosáhla svých cílů. Nebo jasná jiskra v oddělení může navrhnout změnu prostřednictvím schématu návrhů zaměstnanců.

Na druhém konci spektra byste mohli mít úplný obchodní případ od vedoucího manažera, který vám poskytne změny potřebné k tomu, aby pomohla jejich rozdělení dosáhnout cílů pro daný rok.

Nejde jen o zjednodušení obchodních procesů. Ti, kteří pracují v rolích BAU, si mohou také uvědomit, že změna je nezbytná kvůli změnám v regulačním rámci nebo v rámci konkurenční situace organizace.

Zaměstnanci frontline pracují na poskytování strategie a vědí, co chtějí být jiní, aby se tam dostali.

Projekty jsou mechanismem pro provedení této změny. Projekty přinášejí změnu funkcí BAU a prostřednictvím projektového řízení. Ujistíme se, jaký je další projektový management. Organizace projektu pracuje na změně, kterou identifikovaly týmy BAU. K tomu dojde poté, co prošel procesem schvalování projektu, který je obvykle obchodním případem a schválením vrcholového vedení.

To neznamená, že lidé v projektové roli nemohou někdy naznačovat zlepšení podnikové praxe, ale budou to dělat spíše jako zaměstnanci než jako součást své projektové role.

Toto rozdělení, které také slyšíte shrnuto jako "změna podnikání, provozujte firmu", je patrné také na konci projektů.Změnou, kterou implementuje projekt, je dodávat výstup. Může to být nový software, budova, nová služba nebo něco jiného. Tým BAU je zodpovědný za to, že je využívá a využívá k tomu, aby přinášel obchodní výhody. Jinými slovy, projekt poskytuje schopnost získat výhody a operace BAU využívají tuto schopnost skutečně získat výhody.

2. Projekty řídí riziko; BAU snižuje riziko

Aby fungování fungovalo jako obvykle, zjistíte, že týmy BAU usilují o zmírnění všech rizik pro operace. Zlepšení podnikatelské jistoty pro lepší organizační stabilitu a opakovatelné procesy je dobrá věc.

Projekty, které svou povahou jsou jedinečné a nejisté, vyžadují prvek rizika. Společnost dělá trochu skok do neznáma jen tím, že dělá projekt, protože zavádí změnu a přináší něco, co tam nebylo dříve.

Projektové týmy proto přistupují k riziku odlišným způsobem než na straně organizace BAU. Projektoví manažeři usilují o zvládnutí rizik, pozitivních i negativních, s cílem dosáhnout nejlepších výsledků. To by mohlo zahrnovat zmírnění rizika s cílem omezit pravděpodobnost, že se to stane, ale zahrnuje i další strategie řízení rizik.

Je nepravděpodobné, že někdy uhasíte riziko na projektu, ale můžete to udělat z dobrých provozních důvodů pro svou práci BAU.

3. Projekty jsou časově závislé; BAU probíhá

Projekty mají start, střední a konec. Jedná se o životní cyklus projektu. Ve skutečnosti je nejdůležitější charakteristika projektu, že končí. Projektový manažer a projektový tým pracují na projektu během této doby. Poté je tým rozpuštěn během předávací a závěrečné fáze na konci.

BAU se nezastaví. Můžete samozřejmě ukončit funkci nebo zastavit proces, pokud již není pro podnik vyžadován - i když by to bylo řízeno jako projekt! . Funkce BAU vytváří probíhající práci bez předvídatelného koncového data.

4. Projekty mohou být kapitalizovány; BAU často nesmí být

Projekty mohou být kapitalizovány a často BAU nemůže být - spoléháte se na provozní náklady na vaše průběžné podnikání jako obvykle. Jinými slovy, účetní postupy pro projekty a "jiné" úkoly jsou různé.

Financování projektů se často týká uvedení majetku do provozu, což znamená, že náklady lze kapitalizovat. V některých případech, v závislosti na tom, kde jste ve světě a na místních účetních předpisech, můžete dokonce uhradit náklady na projekt pod čárou.

Náklady BAU jsou obvykle považovány za provozní výdaje a jsou sledovány ve výkazu zisku a ztráty společnosti.

Financování projektů a financování podnikání jsou obecně velmi specializovaná oblast, takže je vždy nejlepší poradit se s finančními odborníky předtím, než uděláte nějaké úsudky o tom, co by ve vaší organizaci mělo a nemělo by být využito. Účetní pravidla se v jednotlivých zemích liší a dokonce od organizace až po organizaci, kde jednotlivé podniky mají konkrétní procesy a způsoby, jak dělat věci.

Pokud máte pochybnosti, vždy zkontrolujte!

5. Projekty se účastní vzájemně funkčních týmů; BAU zahrnuje funkční týmy

Nakonec existuje velký rozdíl v sestavení projektových týmů. Projekty mají tendenci zahrnovat multidisciplinární týmy odborníků, kteří se sdružují, aby poskytli konkrétní výstup. Vědět, jak motivovat projektový tým, je důležité, protože někdy projekty začínají bez toho, aby byl cíl sdělován všem. Pokud lidé nemají jasnou představu o tom, na čem pracují, nemají tendenci dělat svou nejlepší práci.

Projektové týmy se skládají z lidí, kteří plní konkrétní role. Nejsou to tituly práce, ale pozice v rámci projektu s odlišnými odpovědnostmi. Hlavní role v projektovém týmu jsou:

• Sponzor projektu
• Vedoucí projektu
• Senior Supplier (organizace odpovědná za provedení práce, která může být interním týmem, jako je IT nebo externí dodavatel nebo prodejce) > Zákazník (může to být interní zákazník, např. Jiný manažer oddělení nebo v organizaci klientských služeb zákazník, pro kterého projekt předkládáte)
• Odborníci na předměty (lidé přicházeli do týmu buď na dobu trvání projektu nebo jeho části, kteří využívají své odborné znalosti k tomu, aby přispěli k úspěchu projektu).
• Zjistěte více o rolích v projektovém týmu.

Na druhé straně jsou BAU práce řízeny funkčními týmy. Jedná se o experty, které jsou sami o sobě, ale jsou seskupeny společně jako divize a normálně s méně vzájemně se překrývajícími funkcemi než jiné projektové týmy.

Obvykle je velmi jasné, na čem se mají pracovat a cíle pro tým. Budou mít jasné cíle a představu o úloze, kterou oddělení hraje ve společnosti. Příkladem by mohl být tým služeb zákazníkům, kteří pracují jako součást větší divize zákaznických služeb, která zpracovává hovory a e-maily od zákazníků o vašem produktu.

To je komplikované: překrývá se. Například vedoucí týmu v tomto zákaznickém call centru je specialistou v oboru. Mohou být přidělena do projektového týmu pro správu pracovního balíčku a prostředků souvisejících s dodáním části projektu, který se týká kontaktu se zákazníkem. Ve své práci na projektech však hrají roli odborného přednášejícího, nikoliv vedoucího týmu pro zákaznické služby. Jako člen projektového týmu budou zodpovědní za svou část rozpočtu projektu a budou mít vysoký stupeň diskreční pravomoci ohledně toho, jak je práce vykonávána, aby byly splněny konečné cíle. Možná to nemají v roli BAU.

Konflikt mezi BAU a projekty

Projektová práce a práce BAU mohou dobře sedět vedle sebe, ale častěji než tam je napětí. K tomu dochází, protože se projekty snaží změnit status quo. Status quo funguje celkem dobře a lidé většinou nejsou jako změna, takže tam bude vždy trochu napětí.

Zadruhé, když žádáte lidi, aby se připojili k vašemu projektovému týmu, mohou trpět konfliktem loajality.Je jejich první zodpovědností za jejich denní práci nebo projekt? Jasné cíle a silný závazek k projektu od vedení mohou pomoci zde, stejně jako vedení linek komunikace otevřené, aby věděli, co společnost a týmové priority by měly být.

Za třetí, udržování běžící činnosti je vždy prioritou. To má důsledky pro projektové týmy, které by mohly vidět, jak se jejich financování snížilo, klíčové zdroje se vrátily do rolí BAU a časové lhůty byly zpožděny, protože práce související s udržováním každodenních operací organizace probíhají.

Projektoví manažeři mohou být frustrovaní tímto, ale vždy to bude takhle, a mělo by to být. Nemá smysl poskytnout fantastický projekt, pokud společnost mezitím zmizla a není tam žádný, kdo by nechal používat to, co jste postavili!

S ohledem na tyto pokyny by mělo být snadné zjistit, zda pracujete na projektech nebo BAU, nebo obojí.