Co je náhrada výdajů na pracovišti?

Náhrada nákladů je způsob, jak vrátit zaměstnance zpátky, když tráví vlastní peníze na výdaje spojené s podnikáním. Tyto výdaje se obvykle vyskytují, když zaměstnanec cestuje pro podnikání, ale může se vyskytnout iv jiných situacích souvisejících s prací.

Cestovní výdaje mohou zahrnovat ubytování, lety, pozemní dopravu, tipy na zvonky, jídlo a další vedlejší výdaje, které by zaměstnanec mohl mít během jízdy.

Ostatní výdaje na podnikání mohou zahrnovat např. Převzetí klientů nebo budoucích zaměstnanců na oběd, nákup knih nebo jiných vzdělávacích materiálů, které zaměstnavatel pokrývá, nebo náklady na řízení recyklace majetku společnosti.

Typy výdajů, které organizace uhradí, se nacházejí v příručce zaměstnanecké cesty, zábavy a obecné náhrady výdajů v příručce pro zaměstnance. Poznejte zásady společnosti, protože váš zaměstnavatel může pokrývat výdaje, které jsou různé, jako je čištění a posilování při delších cestách.

Zábava klientů na služebních cestách je dalším návratným výdajem, ale znáte zásady společnosti, abyste nepřekročili limity výdajů. Chcete prokázat pohostinnost a zdvořilost, aniž byste překročil rozpočet zaměstnavatele na tyto výdaje.

Populární jsou nyní firemní kreditní karty, které jsou svěřeny lidem, kteří jsou zaměstnanci vyšší úrovně a dalším zaměstnancům, kteří často cestují za účelem podnikání.

Místo placení výdajů s vlastními penězi si zaměstnanci účtují kreditní kartu společnosti s výjimkou vedlejších účtů a tipů.

Jedná se o pohodlný přístup k úhradě nákladů pro zaměstnance, protože faktury kreditní kartou dokládají přesné výdaje bez toho, aby zaměstnanec musel ukládat příjmy a vyplňovat výkazy cestovních výdajů.

Vyplácení výkazu o úhradě výdajů

Jak v případě použití kreditní karty, tak i v hotovosti, zaměstnanci budou muset při návratu z cesty pravděpodobně vyplnit zprávu o úhradě nákladů. S kreditní kartou společnosti budou muset vysvětlit méně než zjevné poplatky, které se objeví na účtu kreditní karty (mnohem jednodušší než vyplnění výkazu výdajů od začátku). Budou také účtovat společnosti za další vedlejší platby, které zaplatili za vlastní peníze nebo kreditní kartu.

Když zaměstnanec zaplatí hotovost, bude muset uvést, a občas zdůvodnit, všechny náklady, u nichž je požadována náhrada. Ty jsou přezkoumávány účetnictvím, stejně jako výpisy společnosti pro platební karty. Neoprávněné náklady nebo náklady, které jsou vyloučeny firemními zásadami, nejsou hrazeny - tudíž potřeba znát pravidla vaší společnosti týkající se služebních cest.

Většina společností stanovila datum, ve kterém musí být podávány zprávy o úhradě nákladů, aby bylo zajištěno, že zaměstnanci budou hrazeny a za řádné účtování. Zaměstnanci musí tyto zásady pečlivě dodržovat, neboť některé organizace nehradí náklady, které se po uplynutí lhůty uzavřou. Znáte pravidla vaší společnosti.

Další způsob platby cestovních výdajů na zaměstnance je denní.

Otázka neobvyklého čtenáře týkající se úhrady výdajů

Čtenář se zeptal: "Naši externí obchodní zástupci mají velké území (více států) a pravidelně cestují, často vyžadují přenocování. že obchodní zástupce si s sebou vzal na jednom takovém výletu společnou domácnost a účtoval hotelový poplatek za společenskou kreditní kartu, tvrdila, že hotel neoddělí tento poplatek a plánuje proplatit firmě

. jsem ohromen a hledám návrhy, jak tuto situaci zvládnout. Moje instinkty v oblasti lidských zdrojů mi říkají, že mám zapsat tento zaměstnance za zneužití finančních prostředků společnosti, ale dostávám od vedení prodeje odvahu, kteří chtějí, abych učinil konkrétní politiku pro zvířata.

"Naše použití kreditní karty společnosti jasně uvádí:" Tato karta je určena pouze pro výdaje za společnost.

Osobní použití karty může mít za následek ztrátu nebo ukončení karty. být odpovědný za neoprávněné obvinění. "Napsal (a) jste o takovém tématu v minulosti?"

Odpověď na odpovědnost:

Zde je to, co musíte zvážit. Vybral zaměstnanec účetnictví a vysvětlil problém, že hotel nebyl schopen oddělit poplatky za domácí zvířata? Nebo byla chycena pečlivým přehledem svých výdajů v účetnictví? Za prvé, je těžké uvěřit, že hotel nebyl schopen oddělit poplatky za domácí zvíře. Zadruhé, pokud hotel nebyl schopen oddělit poplatek za domácího mazlíčka, jak věděla, co je třeba zaplatit za účetnictví?

Pokud má v úmyslu zaplatit poplatek za zvíře jen tehdy, když byla chycena a dobrovolně nenabídla zaplacení, vzhledem k vaší politice si zaslouží disciplinární opatření. To také závisí na tom, jak jste v minulosti řešili podobné situace. Mají jiní zaměstnanci nahradit firmu za různé výdaje a nepodnikli žádné disciplinární kroky?

Často když se podíváte do situace, zjistíte, že existuje politika na jedné straně a jak byla implementována a použita na druhé straně. Nechcete s touto osobou zacházet jinak než s ostatními zaměstnanci, kteří byli v minulosti zacházeni.

Disciplinární opatření není v pořádku, jestliže jiní zaměstnanci jednoduše proplatili společnost za podobné výdaje v minulosti. Pamatujte, že nejsem právník, takže je to jen názor kolegy z oblasti lidských zdrojů.

Doporučuje se, aby se pravidla týkající se cestování s domácími zvířaty nedoporučovala, protože to je příklad toho, jak společnost zasahuje a překračuje osobní život zaměstnance. Pokud zaměstnanci chtějí platit za to, že jejich mazlíčci cestují s nimi, není to záležitost společnosti.

Pokud domácí zvíře neovlivní náklady na to, kde pobývají, nebo jejich schopnost účastnit se obchodních účelů cesty, není to záležitostí zaměstnavatele. Zaměstnanec by měl, samozřejmě, platit veškeré další poplatky, které cestující domácí zvíře přináší.

Vaše cestovní politika je mírně matoucí a mohla by využít posilování v části o "odpovědnosti za neautorizované platby", když politika již uvedla, že jsou povoleny pouze výdaje společnosti.

Více:

10 tipů ke snížení nákladů na služební cesty Měly by zaměstnanci sdílet pokoje? Upozornění:

Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.