ŘíZení událostí a plánování událostí

" Jakou práci děláte? "je běžná otázka po prvním setkání s někým. Pokud je vaší odpovědí "Jsem v řízení událostí", pravděpodobně obdržíte následné otázky ohledně toho, co přesně to znamená.

Ve skutečnosti se můžete zeptat, jestli jste plánovač strany nebo plánovač schůzek. V případě plánování povolání jsou tituly pracovních míst různorodé a četné jako nabízené služby a často je obtížné popsat a rozlišovat mezi nimi.

Při přípravě portfolia plánování událostí, při hledání práce nebo při práci s klientem, který nemá správné pochopení vaší pracovní funkce a povinností, může být náročné.

Správa událostí vs. plánování událostí

Tak co přesně je řízení událostí a jak se liší od plánování událostí?

Správa událostí vs. plánování událostí

Zatímco velmi úzce související, řízení událostí a plánování událostí jsou dvě velmi odlišné funkce. Hlavní rozdíl spočívá v těchto dvou slovech: řízení a plánování. Ve velmi jednoduchých termínech správci událostí spravují plánovač událostí a událostí plán událost. Za tímto účelem mohou správci událostí také naplánovat aspekty událostí a plánovači událostí mohou řídit určité součásti procesu plánování událostí. Event manažery a plánovače událostí pracují vedle sebe a jejich odpovědnosti se mohou překrývat.

Chcete-li záležitosti ještě více matoucí, plánovači jednotlivých událostí často poskytují služby pro správu událostí a správci událostí mohou také nabídnout služby plánování událostí.

Pokud to všechno vede k poškrábání hlavy, tak začneme tím, že se podíváme pozorně na správu událostí.

Správa událostí zahrnuje řízení projektů

Správa událostí zahrnuje vytváření a vývoj rozsáhlých událostí, které mohou zahrnovat konference, konvence, koncerty, veletrhy, festivaly a ceremonie.

Správa událostí zahrnuje identifikaci cílového publika, formulování konceptu události, plánování celkové logistiky akce a vedení projektového řízení události jako celku - včetně řízení týmů lidí odpovědných za každou funkci, rozpočet a dohled nad prováděním události. Manažeři událostí také dohlížejí na služby všech externích dodavatelů a odborníků, mezi něž patří i plánovači událostí.

Zvláštní odpovědnosti správce událostí mohou zahrnovat:

• Výběr a rezervování místa
• Koordinaci externích prodejců
• Zapojení reproduktorů nebo zábavních zařízení
• Odpovědnost za dodržování standardů ochrany zdraví
• Vypracování nouzových pohotovostních plánů
• Řízení krizí a situace u události
• Navrhování bezpečnostního plánu
• Monitorování události
• Tento seznam není v žádném případě úplný .V závislosti na rozsahu akce a dalších zaměstnancích se mohou pracovní povinnosti lišit.
• Úloha služeb pro správu událostí

Firmy pro správu událostí jsou často najaté na plánování a realizaci rozsáhlých firemních setkání a zvláštních akcí. Zatímco svatby a koncerty jsou společné události pro profesionály v oblasti řízení událostí, sportovní akce, setkání a velké večírky jsou také příležitostmi, které mohou těžit z řízení událostí.

Vládní subjekty, neziskové organizace, sdružení a korporace využívají společnosti pro správu událostí pro koordinaci důležitých událostí a setkání. Funkci správy událostí lze často nalézt v oddělení firemního marketingu nebo styku s veřejností nebo v rámci jejich personálního obsazení.

Schopnosti uspět

Stejně jako u většiny funkcí plánování událostí vyžaduje správa událostí vynikající organizační schopnosti, aby uspěla. Schopnost multitasku a žonglování mnoha pohyblivých částí je zásadní a spolu s touto špičkovou organizací přichází potřeba efektivních dovedností v oblasti řízení času. Schopnost upřednostnit a udržet úkol je tím, co vede k úspěšné události. Správa událostí začíná procesem vytváření vize události a následného přechodu k realizaci, což vyžaduje kreativitu i flexibilitu.

Vzhledem k tomu, že řízení projektů je klíčovým prvkem a zahrnuje řízení nejen funkcí, ale i týmů lidí, jsou také důležité mezilidské dovednosti. Interakce s jednotlivci na všech úrovních organizace je součástí práce a mají hluboké komunikační dovednosti a jsou pohodlné a osobnosti, které zažijí dlouhou cestu při rozvoji těchto vztahů.