Plánování události < < Plánování akce úspěšného fundraisingu

Osobní plánovač událostí - zvláště ti, kteří se účastní neziskového světa - ví, že organizování akce na fundraising venku je skvělý nápad. Tyto typy událostí, stejně jako jiné nápady komunitních fundraisingů, vyžadují, aby plánování příštího ročníku začalo bezprostředně po závěrečném letošním setkání o fundraisingu. Je důležité podat zprávu o událostech a diskutovat o tom, co se dělo dobře a co by mohlo být vylepšeno, zatímco událost je stále čerstvá v mozku týmu.

Diskuse o úspěších a vylepšeních zajistí, že tyto funkce mohou být zahrnuty nebo vylepšeny pro příští rok. Takovéto aktivní plánování také přidává hodnotu sponzorům. A nevyhnutelně všechny úspěšné společenské procházky nadějí růst a rozšíření z roka na rok.

Je však důležité zůstat zaměřené na primární cíl pro takové akce: fundraising. Takže pro ty plánovače událostí, kteří předtím pořádali společenskou procházku, se po skončení cesty jednou z nejdůležitějších časů plánování. Abyste se dozvěděli o mnoha aspektech plánování a realizace společné cesty pro získávání finančních prostředků, uděláme zákulisní pohled na událost Den matek, kterou organizuje Chicagoová organizace Y-ME na podporu rakoviny prsu.

Y-ME Den matek Den rakoviny prsu Fundraiser Procházka

Y-ME byl založen dvěma pacienty, kteří přežili nádor prsu v roce 1979. Nezisková byla nejlépe známá pro své vícejazyčné Národní rakovina prsu Program Hotline pro pacienty s rakovinou prsu.

Program získal slávu jako jediná 24hodinová bezplatná telefonní linka v zemi, která byla zaměstnána výhradně přeživšími pacienty s rakovinou prsu, kteří byli vyškoleni pro pečovatele. Organizace však organizovala každoroční každoroční procházku na Den matek, která podpořila jejich programy a služby. V roce 2007 získal Y-ME více než 7 milionů dolarů s téměř 43 000 procházkami z 12 měst.

Do roku 2008 se zúčastnilo 15 měst. Bohužel, Y-ME zavřela své dveře v roce 2012, ale odkaz jeho každoročního fundraiseru zůstává skvělou případovou studií pro neziskové organizátory.

Většinu úspěchu získávání finančních prostředků Y-ME lze připsat organizovanému přístupu k plánování a sledovat nejdůležitější cíle jako první. Liz Klug, bývalý ředitel zvláštních událostí organizace, to řekl po svém rekordním roce v roce 2007: "Máme plán pro různé body v čase během procesu plánování. Takže podnikneme kroky k tomu, abychom tyto nejkritičtější body včas propagovali, abychom se ujistili, že jsme úspěšní. Například ve městě, kde poprvé pořádáme akci, musíme se zaměřit na to, abychom se ujistili, že máme skvělé místo a místo, kde se lidé budou chtít vrátit. Po silnici se můžeme zaměřit na to, kde kavárny necháme brožury."Podívejme se na to, jak Klug a tým pro plánování událostí Y-ME uspořádali tak úspěšnou akci.

Plánování Krok 1: Analýza čísel

Hosting společné procházky nebo podobná událost vyžaduje spojit několik různých základních cílů, ale nakonec sdružení nebo charita hostitelská událost dělá tak získat peníze na jejich příčinu.

První krok při plánování další události se tedy stává, když skončí aktuální událost, a většina z těchto prací obklopuje "čísla".

"Podívali jsme se na čísla po skončení akce," vysvětluje Liz Klug , "Porovnávali jsme, jak jsme tento rok proti předchozímu roku. Podívali jsme se na zkušenost účastníka. Vyhodnotili jsme naše kategorie sponzoringu. Odpověděli jsme na jakékoli okamžité e-maily o událostech. "Plánovač událostí také učiní okamžité kroky, aby zajistil, že všichni účastníci letošní akce budou pokračovat v příštím roce.

Klug také vykopal detaily. Ve svých hodnoceních se na všechno podívala z počtu dobrovolníků, kteří se podíleli na množství distribuovaných triček. Potom se zeptala, zda potřebuje více nebo méně pro příští rok.

Časová osa plánování

Pro ty, kteří organizují společenskou pěší turistiku, je důležité vědět, jaké kroky je třeba řešit v různých časech.

Většina neziskových organizací nemá luxus rozsáhlého počtu zaměstnanců a členů dobrovolnických komisí, kteří řídí úspěch akce. Ale projektanti si uvědomují, že se musí ujistit, že úzce spolupracují s oddělením primátora města a veřejných prací, aby se událost dostala do veřejného kalendáře.

Klug navrhuje, že prvním krokem po analýze čísel z loňského roku je soustředit se na nábor firem. Pokud událost není nový program, je důležité získat firemní podporu pro příští rok bezprostředně po závěru letošní akce. "Zaměřili jsme se na obnovení sponzoringu, když jsme předali zprávu o uzavření události," říká Klug. Nabízí také následující upozornění pro plánovače, kteří mají zájem organizovat společnou procházku jako akce na fundraising:

• Identifikovat firemní sponzory
• Rozvíjet programy pro běžné týmy
• Stanovit aktivity akce
• Zahájit nábor zaměstnanců
• Podržte událost
• Podržte událost "děkuji"
• Vyhodnoťte a zahajte další akci

Y-ME by také najala externí logistickou firmu, aby zvládla mnoho svých logistických požadavků. Jedním z nejužitečnějších však bylo zavedení online registračního systému.

Úspěch online registračního systému

Y-ME se rychle dozvěděl o významu používání webu pro registraci online a od té doby silně obhajoval používání technologie pro online registraci a fundraising.

Investovali do online systému řízení vztahů, který sloužil jako webová stránka závodů v roce 2003. Tento typ systému slouží jako osobní internetová stránka pro dobrovolníky, aby mohly provádět individuální odvolání za dary a další zapojení. Zachycuje informace do jediné databáze a slouží jako nástroj pro vychování kapitánů týmu, kteří povzbuzují své členy.Výsledky byly skvělé.

Online účastníci se zvýšili ze 4 000 na 11 594. Online dary se zvýšily z 5 000 na 19 650. Tým Y-ME věřil, že přispěl k dosažení 2 USD. 35 milionů cílů a jako bonus technologii snížily administrativní náklady o zhruba 20 dolarů. 000.

Takový systém může také sloužit jako důležitý komunikační nástroj, který umožňuje organizaci pokračovat a pokračovat v zapojení voličů za samotný závodní den.

Dnů závodů Časová osa

Společenské procházky jsou nejčastěji naplánovány ráno. V závislosti na složitosti označování a umístění, nastavení pro událost může obvykle začít již týden před událostí, přičemž většina aktivit se děje několik dní před procházkou.

Kdyby Y-ME plánoval svou každoroční akademickou akci, tým by se obvykle snažil omezit oblast, kde procházeli, takže nevyžadoval značné množství času na to, aby mohl provést určité operační úlohy, jako je například zavírání dolů. Jejich chod byl obecně nekonkurenční, a tak také pomáhá, že nemuseli zvážit požadavky potřebné pro konkurenceschopnější závodní prostředí.

Časový plán pro závodní den obvykle plynul následovně:

• Event Planning Team (2. 5 hodiny před procházkou)
• Dobrovolné odbavení (2 hodiny před procházkou)
• Inicializace a nastavení (2 hodiny před chůzí)
• Registrace začíná (1,5 hodiny před procházkou)
• Nastavení startovní linky (30 minut před procházkou)
• Závod začíná
• Hlavní scéna zábavy začne (1 hodina po procházce)
• Oficiální hlavní scéna Poznámky (po skončení zákroku, za 1. 5 hodinovou značkou)
• Rozpis událostí začíná (po oficiálním ukončení události)
• Klug nabízí několik návrhů, které pomohou zajistit, aby organizace úspěšná událost.

Začněte s teplými vodítky, včetně dobře propojených dobrovolníků, sponzorů nebo velkého týmu. Definujte měřitelné výsledky.

Vyhodnoťte události soutěžících ve vašem městě / místě, abyste zjistili, jaké jsou jejich nejlepší postupy a oblasti pro zlepšení.

• Spolupracujte s kancelářemi městských částí a parky k projednání potřebných povolení a logistiky vaší události: čas, místo, počet účastníků. Ujistěte se, že jste připraveni na tyto schůzky.
• Pochopte svůj rozpočet a ujistěte se, že udržujete provozní náklady na novou událost na 25-30%. Některé charity se budou snažit o 15-20% celkových výdajů.
• Zabezpečení sponzoři, kteří absorbují 100% provozních nákladů vaší události.