Co když ztratíte obchodní záznamy v katastrofě?

Pokud vaše firma byla zasažena katastrofou, jako hurikán, tornádo nebo vánice, musíte se okamžitě vrátit do podnikání. Jednou z důležitých věcí, které je třeba zvážit při plánování obchodních katastrof, je ukládat a obnovovat vaše obchodní záznamy.

Co se stane, když ztratíte obchodní záznamy v případě katastrofy? Je to dvojitý whammy. Máte zde dva problémy:

Nejprve nemáte záznamy k podpoře daňových odpočtů obecně a

Za druhé, nemáte záznamy na podporu ztrát způsobených katastrofou.

Podpora daňových úlev, kdy dokumenty nejsou k dispozici

IRS vyžaduje, aby podniky (a jednotlivci) poskytovaly záznamy na podporu svých daňových odpočtů pro podnikání nebo osobní daň. Pokud nemáte obchodní záznamy k podpoře odpočtů a jste auditováni, máte dilema. Daňové předpisy uvádějí, že "nedostupnost záznamů daňových poplatníků nezbavuje daňového poplatníka zátěže prokázat nárok na odpočitatelné nároky."

Budete se muset pokusit o rekonstrukci ztracených obchodních záznamů. Pokud by však záznamy byly ztraceny nebo zničeny při obchodní katastrofě, co děláte?

Podpora poškození po katastrofě, pokud dokumenty nejsou k dispozici

V případě katastrofy, která poškozuje vaše obchodní záznamy, postupujte podle dvoufázového procesu.

Nejprve dokumentujte, že došlo k katastrofě. V nedávném (2014) daňovém soudním sporu se Soud dopustil daňových poplatníků, protože nikdy neohlásil tuto katastrofu.

V tomto případě daňový poplatník prohlásil, že poškození povodně způsobilo, že jeho obchodní záznamy nebyly zpětně získatelné, ale nepodložil škodu způsobenou povodněmi pojistnou událostí nebo jiným důkazem. Pokud nemůžete dokázat, že záznamy byly ztraceny nebo zničeny, IRS může předpokládat, že je nemáte v první řadě.

Nejlepší způsob, jak dokumentovat katastrofu, je podat žádost o pojistné plnění. Dokonce i když žijete v zóně katastrofy, IRS nemá žádnou možnost vědět, zda vaše podnikání utrpělo ztrátu, pokud ztratíte písemně.

Jak dokumentovat podnikové ztráty

Pro zaznamenání ztrát do podnikatelských aktiv, včetně vozidel, vybavení, nábytku a příslušenství, budete potřebovat své záznamy o majetku. Nahlásit ztráty na vašem podnikání nebo osobní daňové přiznání. Publikace IRS 547 popisuje proces určování odpočtů ztrát, včetně snížení tržní hodnoty.

Můžete také požádat o pomoc s federální agenturou pro pomoc při haváriích (FEMA) nebo o podání žádosti o pomoc při katastrofě s Small Business Administration.

Podle výše uvedeného případu daňového dvora, pokud jsou vaše obchodní záznamy ztraceny nebo zničeny, musíte provést "vážné a přesvědčivé úsilí" o rekonstrukci svých obchodních záznamů.

Rekonstrukce záznamů po katastrofě

IRS má vynikající publikaci, která se zabývá jak obnovit vaše záznamy v případě ztráty z katastrofy.

Na těchto formulářích musíte uvést "nákladovou základnu" a "upravený základ" pro jakýkoli majetek, který vlastní vaše podnikání.

Můžete to udělat? Máte záznamy, které ukazují, co jste za tyto věci zaplatili?

Ochrana obchodních záznamů před katastrofou

Samozřejmě, nejlepší způsob, jak zajistit, aby vaše obchodní záznamy přežily katastrofu, je chránit před katastrofou.

Zálohujte záznamy a odeberte je na bezpečné místo, mimo vaši firmu. Zálohujte je také online.

Přečtěte si více o tom, jak chránit obchodní záznamy před ztrátou katastrof.

Co dělat, než katastrofa udeří vaše podnikání

1. Nastavte si systém pro vedení firemních záznamů, abyste měli k dispozici všechny záznamy, které potřebujete pro daňové účely.

2. Zajistěte, aby vaše obchodní záznamy byly co nejvíce chráněny před katastrofou.

3. Zálohujte své záznamy.

Další informace

Zdroj: T. C. Summ. Op.

IRS publikace 584-B: Ztráta pracovních úrazů, katastrofy a krádeže

IRS reference