Jak udržovat dobré obchodní záznamy - Snadná cesta

25. května 2015

Začali jste podnikat a někdo (pravděpodobně váš bankéř) řekl: "Zachováváte dobré obchodní záznamy?" Pokud máte na obličeji prázdný vzhled, možná budete potřebovat trochu pomoci při zjišťování procesu vedení obchodních záznamů. Máte-li otázky, odpovězte zde:

Proč potřebuji udržovat dobré obchodní záznamy?

Uchovávání záznamů pro obchodní účely je odpovědností, nikoliv jen něco, co děláte, když máte čas navíc.

Jako vlastník firmy musíte mít dobré záznamy o své podnikatelské činnosti:

• V případě soudního sporu pro zálohování vaší pozice
• Za zdaňovací období > připravit přesné podnikové daňové přiznání V případě, že dostanete audit
• vládní agenturou Takže
• víte, kolik peněz máte (takže nejste přečerpaný u banky ) Odpovědi na otázky
• od zákazníků a dodavatelů.

A to jsou jen hlavní účely. Chcete mít dobré záznamy, abyste věděli, zda vaše firma vydělává peníze.

Jaké záznamy musím mít k dispozici?

Jednoduchá odpověď na to je "všechno". Musíte mít záznamy o:

Zákazníci nebo klienti.

• Vše, co se týká transakcí, které jste měli se zákazníky nebo klienty, by měl být v případě otázek veden. Dali vám peníze a máte povinnost ukázat, kde to šlo. Uchovávejte podrobnosti o účtech, pohledávkách a platbách. Prodejci.
• Vedení záznamů je důležité také ve vašem jednání s dodavateli (ti lidé, které platíte za služby a produkty.) Uchovávejte své objednávky a doklad o zaplacení.

Zaměstnanci.

• Vaše firma je podle zákona povinna udržovat vynikající záznamy zaměstnanců. Finanční.
• Fortax a v případě auditu potřebujete záznamy všech obchodních transakcí, půjček, nákupů aktiv a dalších. Zachovejte zejména záznamy o podnikových výdajích, včetně služebních cest, kilometrů, jídel a zábavy. Zakázky a právní dokumenty,
• včetně těch, které souvisejí s vytvořením vašeho podniku, jakoukoli smlouvu, kterou jste uzavřeli. To zahrnuje povolení a licence, registraci ochranných známek, patentů nebo autorských práv a jakékoli půjčky nebo úvěrové linky. E-maily a další obchodní komunikace.
• Existují klady a zápory; viz článek společnosti Susan Heathfield o internetových a e-mailových zásadách.

Jak a kde mám uchovávat tyto záznamy? Všechny vaše záznamy můžete uchovávat ve fyzické poloze, v knihách nebo ve filtrování. Můžete také chtít mít záznamy o vašem počítači nebo "v cloudu", s příslušnou zálohou, samozřejmě. Nezáleží na tom, kde tyto záznamy uchováváte, pokud jsou přístupné rychle a úplně, když jsou potřebné.

Jak dlouho potřebuji uchovat tyto obchodní záznamy?

Jak dlouho musíte uchovávat záznamy závisí na typu záznamů. Je vždy bezpečné udržet vše navždy, ale to je trochu ohromující.

Uchovávejte daňové záznamy, dokud nebudete ujištěni, že tyto záznamy nebudou kontrolovány. William Perez v daňovém plánování má podrobnosti o vedení daňové evidence. Všechny záznamy, které jste použili při přípravě vašeho daňového přiznání k obchodování, kromě výnosu uchovávejte také.

Zaměstnanecké záznamy by měly být uchovávány tak dlouho, dokud existuje šance, že byste je mohli potřebovat.

To závisí na typu záznamu a druhu akce, která by mohla být podnikána proti vaší firmě. Některé informace o uchovávání záznamů o zaměstnancích musí být v souladu se zákonem. (Ano, je to složité.) Měli byste také uchovávat žádosti o zaměstnání alespoň po dobu jednoho roku.

IRS obsahuje článek o tom, jak dlouho se uchovávají obchodní záznamy pro daňové účely a další obchodní účely.

Jak mohu jednodušší učinit tento záznam?

1.

Najděte dobrý účetní účetní software a použijte jej. Najděte software, který vám umožní automatizovat platbu účtů a který vám poskytne 2. Vytvořte systém pro shromažďování informací, pak se ujistěte, že jsou přesné, zaznamenávejte je na příslušném místě, pravidelně je přečtěte a v případě potřeby postupujte podle nich.

3. Udělej to zvykem.

Nejdůležitější věc, kterou můžete udělat pro to, aby se obchodní záznamy udržovaly snadné, je vytvoření zvyku zaznamenávat to, co děláte ve svém podnikání, jako to děláte. To se týká finančních záznamů, ale jakéhokoli obchodního jednání nebo jednání s jinými stranami. Dejte je písemně a dodržujte to, co jste napsali.