Zaměstnanci Záznamy Zaměstnavatelé by si měli udržovat

Chcete vědět, jaké záznamy zaměstnanců uchovávají jako zaměstnavatele? Zaměstnavatel uchovává čtyři evidenční záznamy zaměstnanců pro každého zaměstnance. Kromě toho zaměstnavatel uchovává další záznamy o zaměstnancích pro všechny zaměstnance.

Zde je více informací o zaměstnaneckých záznamech, které bude zaměstnavatel chtít uchovávat a zpřístupnit zaměstnancům a někdy i jejich nadřízeným a manažerům.

• U každého zaměstnance je udržován osobní soubor . Tyto osobní záznamy obsahují důvěrné dokumenty a jsou řízeny a udržovány zaměstnanci lidských zdrojů. Personální soubory jsou záznamy o hlavních zaměstnancích, které zaměstnává zaměstnavatel, zaměstnanec a manažer zaměstnance v některých společnostech. V ostatních případech - a tento přístup doporučuji - přístup k personálnímu spisu zaměstnanců je omezen na HR a zaměstnance pod dohledem.
  Typické dokumenty v osobním spisu zahrnují žádost o zaměstnání, kontaktní formulář pro rodinné záchranné služby, dokumentaci o disciplinárních činnostech, životopis, potvrzení zaměstnance o přijetí zaměstnance, písemné přihlášky zaměstnavatele, pravidelné hodnocení, hodnocení pracovních míst , plán rozvoje výkonu, osvědčení o školení a doklady o přítomnosti a aktuální osobní kontaktní informace o každém zaměstnance.
  Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý osobní soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné. Dokumentace o výkonnosti zaměstnance nepatří do osobního spisu, pokud neodůvodňuje disciplinární opatření, odměnu nebo jiné známky vynikajícího úspěchu. Takové každodenní poznámky o výkonnosti patří do souboru, který vedoucí pracovníci vedou ke sledování výkonu, cílů a příspěvků svých zaměstnanců.

• Mzdové soubory také udržují evidenci zaměstnanců. Mzdové soubory obsahují historii pracovních míst, oddělení, odměny, obětování, půjčky a další informace nezbytné pro zaplacení zaměstnance a vedení kopie historie odměňování zaměstnance.
  Mzdový soubor bude také obsahovat historii vládních formulářů, jako jsou W-2, W-4 a sociální zabezpečení zadržující dokumenty vyplněné zaměstnancem. Soubor bude obsahovat také informace o zaměstnaneckých výhodách a povolení ke zrušení plateb z výplaty zaměstnance.
• Také je zachován lékařský soubor pro zaměstnance . Záznamy zaměstnanců ve zdravotnické zprávě nejsou k dispozici nikomu kromě zaměstnanců určených pro lidské zdroje a zaměstnance, jehož záznamy jsou uchovávány ve spisu. Lékařské soubory obsahují doklady lékaře, aplikační dokumenty FMLA, informace o testování léků, požadované fyzické informace a další takovou dokumentaci, která se týká lékařského zdraví zaměstnance nebo jeho rodinného příslušníka.
  Lékařské soubory, kvůli důvěrnosti záznamů o zaměstnancích, dostávají nejvyšší stupeň bezpečného ukládání a důvěrnosti.Doporučuje se, aby lékařské soubory byly uchovávány v zásuvkách se zamčenými soubory, které jsou uzamčeny v místnosti, která není přístupná jiným zaměstnancům než zaměstnancům určeným pro oblast lidských zdrojů.

• I-9 soubory záznamy zaměstnanců domů, které jsou uchovávány pro všechny zaměstnance v jednom souboru, který je oddělen od ostatních záznamů zaměstnanců. Zaměstnavatelé uchovávají tento záznam o zaměstnance odděleně od ostatních záznamů zaměstnanců, aby zachovali důvěrnost zaměstnanců od vládních úředníků a dalších subjektů, které jsou oprávněny kontrolovat pracovníky I-9.
  Uchovávání I-9 na samostatném místě zajistí, že pokud jste vybráni k přezkoumání souborů Federal I-9, státní zaměstnanci nebudou mít přístup k žádným jiným záznamům o zaměstnanci nebo o zaměstnání ve vaší organizaci.
  Tato vyšetřování se každoročně zvyšují, aby se ujistili, že vaši zaměstnanci řádně vyplnili formuláře I-9, nebo můžete podstoupit pokuty a případně i vězení.

Zaměstnanci si mohou prohlédnout záznamy zaměstnanců tím, že se během běžných pracovních hodin obrátí na personál personálního oddělení. Žádný zaměstnanec nemůže ve svém nebo jejích záznamů změnit ani odstranit žádný dokument, který je třeba prohlížet za přítomnosti pracovníka personálního oddělení.

Musíte mít ve své příručce pro zaměstnance politiku pro sledování záznamů o zaměstnancích zaměstnanců a sledovat je bez rozdílu, pokud jde o požadavky zaměstnanců na prohlížení souborů.

Pokud zaměstnanec zašle písemnou žádost o kopii svých osobních záznamů poté, co opustili vaše zaměstnání, budete muset poslat kopii. Bývalý zaměstnanec si můžete vyúčtovat za čas a kopírovat, pokud si přejete, ale nevěřím, že to dělá mnoho zaměstnavatelů.